各級(jí)の各級(jí)の各機(jī)関は、內(nèi)政、外交、軍事、公安、司法、経済、科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生、スポーツなどの部門と部門に関係なく、交流狀況を離れられず、研究を調(diào)査し、経験を総括し、報(bào)告を求め、職権範(fàn)囲內(nèi)の関連事項(xiàng)について決定し、指示を下す。これらの仕事の意図、構(gòu)想、過程、結(jié)果などを様々な書類に形成し、指導(dǎo)と推進(jìn)に用いるのが、機(jī)関応用文の基本的な機(jī)能である。國家の機(jī)械全體が中央機(jī)関に上り、下部機(jī)関に下りてきたのは、情狀上の知識(shí)、上意下達(dá)、協(xié)調(diào)一致、自由自在に計(jì)畫されており、いずれも機(jī)関の応用文から離れられないからである。機(jī)関の応用文の機(jī)能を分解すれば、大體以下の四つの面があります。

一つは情報(bào)を交流する役割です。部下の希望、仕事の狀況及び所屬部門、部門の各種動(dòng)態(tài)、特に新しい狀況、新しい問題、新しい経験は適時(shí)に上司に反映しなければなりません。上司が制定した方針、政策と指示、意見などは早く部下に伝えなければなりません。

二番目は宣伝教育の役割を果たす。機(jī)関の大多數(shù)ファイルすべて宣伝教育の機(jī)能がある。特に「決議」、「決定」、「報(bào)告」、「指示」などの高級(jí)指導(dǎo)機(jī)関の文書は、その內(nèi)容は主に指導(dǎo)思想、理論と実踐の根拠、方針政策及び実施案などを含む。これらの文書を下に伝えることは、思想を統(tǒng)一し、認(rèn)識(shí)を高め、仕事を推進(jìn)するためです。公開や改編が新聞?dòng)浭陇趣筏瓢k表されるものもあれば、教育の幅は広がり、影響はさらに大きい。部下が上司に報(bào)告する報(bào)告書や報(bào)告書などは、実質(zhì)的には上級(jí)機(jī)関や指導(dǎo)者同志に宣伝する役割もあります。

三は規(guī)範(fàn)的行為の役割を果たす。機(jī)関応用文の多くの種類は、人々の行動(dòng)基準(zhǔn)と行動(dòng)方向、特に法規(guī)性と政令性文書を規(guī)定しています。人々に対して何をすべきか、何をすべきか、いつ、どの範(fàn)囲、どんな問題でできるか、どの程度までできるかなど、明確な規(guī)定があります。この種の文書は公開されると、斷固として実行しなければならず、誰も違反してはいけない。

第四に、仕事の根拠となる役割です。上級(jí)機(jī)関は方針政策を制定したり、指導(dǎo)したりする時(shí)に、耳で聞いたことのある実際の狀況を除いて、一つの重要な方法は下級(jí)の報(bào)告書、報(bào)告書、計(jì)畫、まとめなどの資料によるものです。下級(jí)機(jī)関が仕事を展開して、問題を処理する時(shí)、上級(jí)の関連文書も是非を判斷する主要な根拠です。會(huì)社間の橫のつながりも、ある書類を紐と証拠として使うことが多いです。仕事の中でよくこのような狀況に遭遇します。いくつかの部門の間で矛盾が発生した時(shí)、「赤い頭の書類を持ってきて！」