電子ファイルの特性は紙製のギアと違って、保存とメンテナンスの複雑さを決定します。

電子ファイルをどのように保存し、維持し、安全で信頼性が高く、永久に正確に利用できる狀態(tài)にするかは、ファイル作業(yè)者の緊急解決問題である。

第─は、電子アーカイブキャリアの物理的な安全を保証する。

一般的に、電子ファイルはオフラインで磁気、光媒體に保存されています。だから、磁気、光媒體保存に適した環(huán)境を作りたいです。例えば、溫濕度の制御、キャリヤーを保管するキャビネット、ラック及び倉(cāng)庫(kù)が達(dá)成すべき標(biāo)準(zhǔn)的な要求に対して、キャリヤーは直立して排出し、光、防塵、変形防止の要求を満たして、強(qiáng)磁場(chǎng)と有害ガスなどから遠(yuǎn)く離れます。

_第二に、電子ファイルの內(nèi)容の論理的な正確さを保証する。

電子ファイルの內(nèi)容はデジタル形式で各種のキャリヤーに保存されています。今後の利用においては、コンピュータソフトのハードウェアプラットフォームに依存して、電子ファイルの內(nèi)容を人々が直接読める形式に還元して表示しなければなりません。

これは電子ファイルにとって複雑なプロセスです。

電子ファイルは各方面から來ていますから、いつも違った電子コンピュータシステムで形成されています。しかも內(nèi)容のフォーマットの編成にも盡きません。このような技術(shù)と形式の違いは、必然的に後で還元する時(shí)に採(cǎi)用された技術(shù)と方法の違いをもたらします。

電子ファイルは形成する時(shí)依存する技術(shù)で、よくすでに古い技術(shù)で、これは科學(xué)技術(shù)の進(jìn)歩がもたらした必然的な結(jié)果です。

したがって、電子ギア自體を保存する以外に、その依存する技術(shù)やデータ構(gòu)造や関連定義パラメータなどを保存したり、他の方法や技術(shù)力を用いて変換したりしなければならない。

_第三に、電子ファイルの原始性を保証する。

いくつかの特殊な電子ファイルについては、元の形式で再現(xiàn)表示しなければならない。

電子ファイルに関するサポートソフトを保存するとともに、電子ファイルに関するソフトウェア及びアプリケーション全體を保存し、電子ファイルと─緒に保存し、回復(fù)したら、本來の姿で表示させます。2番目はオリジナルファイルを保存する電子畫像です。3番目は電子ファイルを保存するプリント出力またはマイクロ製品を作ることです。これは最も安定した永久保存方法です。

_第四に、電子ファイルの理解性を保証します。

電子ファイルの內(nèi)容については、よく理解されないことがあります。

電子ファイルを完全に理解するためには、ファイルの內(nèi)容に関する情報(bào)を保存する必要があります。

これらの情報(bào)は、メタデータ、物理構(gòu)造と論理構(gòu)造の関係、関連する電子ファイル名、格納位置および相互関係、電子アーカイブコンテンツに関する背景情報(bào)などを含むべきである。

_第五に、電子ファイルのキャリアを有効に検査し、維持します。

電子アーカイブ擔(dān)體、特に磁気擔(dān)體は保存環(huán)境の影響を受けやすいです。

したがって、保存された電子ファイルのキャリアについては、電子アーカイブ情報(bào)の信頼性を確保するために、定期的な検査とコピーが必要である。

定期的に検査して、毎年一回、等間隔のサンプリングあるいはランダムなサンプリングの方式を採(cǎi)用して行って、サンプルの數(shù)量は10%より少なくないほうがいいです。

まず外観検査を行い、キャリヤーの表面に物理的な損傷や変形があるかどうかを確認(rèn)し、外観のコーティングが清潔であるか、カビの発生がないかなどを確認(rèn)します。

その後、論理?xiàng)蕱摔蛐肖ぁ熡盲蓼郡献灾鞯膜藯食謦渐榨趣蜃鞒嗓筏匹悭辚⑸悉吻閳?bào)を読み書き検査する。

エラーが検出されたキャリアは、効果的な修正または更新が必要です。

四年ごとに一回コピーするべきで、しかももとのキャリヤーの引き続き保留する時(shí)間は多くて4年をします。

電子ファイルの検査とメンテナンスについては、厳格に管理しなければならない。何故なら、何度も操作を誤ったため、保存された電子ファイルが人為的な損害を受け、さらには補(bǔ)填困難な損失をもたらす可能性がある。

適切な保守管理ファイルを作成し、電子ファイルの検査、保守、コピーなどの操作過程を記録し、人為的な誤操作や不必要な重複労働を避けるべきである。

電子ファイルの有効保存とメンテナンスは、極めて重要で複雑な仕事である。

したがって、電子ファイルの保存と維持の過程において、環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及び電子ファイルの特徴など総合的な條件を十分に考慮して、技術(shù)案と作業(yè)モードを制定し、電子ファイルの安全と信頼性を確保するために有効な措置を講じるべきであり、永久に正確に利用できる狀態(tài)にあり、社會(huì)生活においてより大きな役割を果たしている。