文書マナーは各業(yè)種の禮儀規(guī)範(fàn)に関連しており、職業(yè)付き合いにおいて不可欠なキーポイントである。

特定の時間內(nèi)に、適時に正確な禮儀文書は個人及び企業(yè)の良好な風(fēng)格を表します。

文書のマナーは普通の手紙のマナーも含まれています。個人にとって、これは基本的な文化素質(zhì)を表しています。

そのため、どんな職業(yè)に従事するのに関わらず、すべて文書の儀禮を理解するべきで、紙の上で禮儀正しいことをやり遂げます。

職業(yè)文書は詳しくて正確である。

文書のマナーは範(fàn)囲がかなり広いです。仕事の過程で、単位と単位、個人と個人、個人と単位は一定の手紙の関係を形成する可能性があります。例えば、招待狀、ファックスなど、書く時は正確、適切に禮儀上の要求を表現(xiàn)するように努めます。

場合によっては、具體的な狀況に応じて、ある程度の內(nèi)容を書いて、マナー文書をより効果的にすることもできます。

文書に関わる時間、場所とその他の関連資料は、全部照合して、確実になるようにします。

マナー文書を単なる「狀況に応じた文章」と見なしてはいけません。簡単にコピーして既成の形式を採用してください。

全稱で禮儀を表す

職業(yè)文書の種類は幅広くて、賀狀、祝電を含みます。感謝狀、感謝電報と感謝の広告、招待狀、招待狀、返事、國書、全権証明書、授権証明書、委任狀など、事項通知も含まれています。

特に指摘したいのは、職業(yè)儀禮文書は文字の中の名前、名稱に注意しなければならず、初めて現(xiàn)れた時には全稱を使うべきです。

例えば、文電の中の外國の國名は、慣習(xí)の略稱のように正式な略稱を使うことができます。

いくつかの特殊な國では、略稱を使ってはいけません。

文の単位名は、最初にフルネームを使うべきです。

相手の肩書、名前はフルネームで。

稱呼表現(xiàn)の尊重

文書の中で相手の社會における職務(wù)、職名、地位に対する呼稱を公職位という。

例えば、主席、総理、部長、局長、校長、主任、経理、取締役、會長、秘書長、理事などです。

受信者が二つ以上の職務(wù)（または肩書）を持っていて、同時に複數(shù)の職を兼任している場合は、適切な呼び方を選ぶ必要があります。

選択の原則は手紙の內(nèi)容と受取人のどのポストとの関係が密接ですか？

手紙を送る人が昔は手紙を送る人の先生だったとしたら、今は局長になりました。手紙を送る人の手紙は先生と學(xué)生の友情を大切にするものです。

文書の禮は尊敬と謙遜を表しています。

科學(xué)技術(shù)の文明は日進月歩して、人間間の交流はいっそう速くなります。

しかし、手紙は現(xiàn)代の生活の中では禮儀正しく、親書は相手への敬意を表しています。

昔の人は手紙に「謙遜して人を敬う」という美徳を表しました。

清華大學(xué)の歴史學(xué)部の彭林教授は手紙の贈り物について、手紙の中の敬稱の呼び方は相手に尊重の意を表していると述べました。一般的には古代の爵稱で、君、公などと呼びます。

奧さんという言葉は、相手や他人の妻を?qū)熡盲撕簸证猡韦?、尊敬の意味も含まれていますが、自分の妻を妻と呼ぶのはちょっと無理です。

昔の人の「謙遜して人を敬う」という人間としての原則は、手紙の中で他人に対する敬稱として表現(xiàn)され、自分はへりくだって表現(xiàn)されていました。

手紙の贈り物はもっと多いのは禮儀の規(guī)範(fàn)ですが、屈折したのは中華民族が數(shù)千年來謙虛な伝統(tǒng)の美徳を尊敬しています。

現(xiàn)代人は手紙を書く機會が少なくなりました。ほとんどの人はEメールを使うことに慣れていますが、基本的な原則は手紙の構(gòu)造の敬語の呼び方などです。伝統(tǒng)的な手紙と同じです。

禮儀要約：

メール作成のマナー

（1）E-mailに書いてある字ごとに、一言ずつ気をつけてください。

今は法律でE-mailが法律の証拠とされています。

だからE-mailを送る時は、會社に不利ならないように気をつけてください。見積もりなどは絶対に書かないでください。

メールを送る時は慎重にしてください。

（2）メールのメッセージはあまり長くしないでください。

このように他の人の注意を引き起こすことはできなくて、他の人も見ていく興味がありません。

（3）メールの端末に相手の住所を記載しないでください。

相手が自分の住所を知っているので、書かなくてもいいです。書いたら、逆に相手に不快感を與えます。

（4）添付ファイルを送信するには、相手がこのファイルを読むかどうかを考慮する必要があります。

丁寧で思いやりのある感じを與え、この書類の重要性を意識させます。

ファックス受信送信マナー

（1）ファックスの送信や受信が必要な場合、人工的な呼び出しが必要であれば、電話を受ける時に「こんにちは」とはっきり言い、自分の會社名と部門名を名乗ります。

交流する時、語気は誠意を持って、なまりがはっきりしています。

電話の言語は正確で、簡潔で、適切でなければなりません。

調(diào)子はほどほどにして、話す態(tài)度は自然にしてください。

（2）ファックスを送る時は関連資料をよく調(diào)べ、ファックスは連絡(luò)情報、日付とページ數(shù)を含むべきで、受取人のフルネームをできるだけ記入してください。