プロジェクトのプロセスを管理する上で重要な役割

管理が整っているプロジェクト文書(shū)として、管理者は完全にその軌跡に従ってプロジェクト全體の進(jìn)捗狀況を見(jiàn)極めることができます。同時(shí)に段階的文書(shū)の把握によって、プロジェクト全體の品質(zhì)をよくコントロールすることができます。

完全に秩序のあるプロジェクト文書(shū)の管理規(guī)定を制定する必要があります。その役割は以下の6つの面があります。

一つはプロジェクト管理者が開(kāi)発の進(jìn)捗、問(wèn)題、予想目標(biāo)を理解する管理根拠である。

第二に、多くのソフトウェア開(kāi)発プロジェクトはいくつかのタスクに分割され、異なるグループによって完成されます。

文書(shū)管理は異なるグループのタスク間の連絡(luò)の重要な証拠である。

第三に、完全な文書(shū)を提供し、プロジェクト開(kāi)発の品質(zhì)を保証します。

第四に、プロジェクト文書(shū)はシステム管理者、オペレータ、ユーザ、管理者及びその他の関係者がシステムの作業(yè)に関するトレーニングと參考資料を理解しています。第五に、プロジェクト文書(shū)はシステム維持員にメンテナンスサポートを提供します。第六に、プロジェクト文書(shū)は重要な歴史文書(shū)として新たなプロジェクトの開(kāi)発資源になります。

現(xiàn)在、多くの金融?通信企業(yè)は、顧客にサービスを提供し、自身のデータを正確に把握するために、データ倉(cāng)庫(kù)システムの構(gòu)築に余念がない。

企業(yè)データ倉(cāng)庫(kù)（EDW）は建設(shè)準(zhǔn)備プロジェクトグループからソフトウェア開(kāi)発建設(shè)までシステムオンラインメンテナンスまで、基本的にソフトウェアプロジェクト建設(shè)のすべての一環(huán)に関連して、文書(shū)管理に対して比較的全面的な要求を提出しました。

以下はEDWの建設(shè)を例にして、さらに検討します。

まず、VSSソフトウェアを介してプロジェクト文書(shū)管理サーバを作成し、すべてのプロジェクト文書(shū)を保存します。

第二に、プロジェクトの保存文書(shū)はプロジェクト管理、プロジェクト調(diào)査、プロジェクト開(kāi)発、プロジェクト応用、システム管理、システムテストの検収、プロジェクト研修、バージョンコントロール、データ品質(zhì)管理、ユーザーマニュアル、システムオンラインなどの全プロジェクト周期をカバーします。

しかし、プロジェクト管理者の體験から言えば、これらの文書(shū)の保存は混亂無(wú)秩序で、必要な情報(bào)を迅速に得ることができません。

その原因を追求して、プロジェクトグループはシステム開(kāi)発の過(guò)程の中で文書(shū)の保存を重視しますが、しかし文書(shū)の管理を軽視しました。

ドキュメントファイリングには正式な管理要求がありません。ドキュメント提出の根拠とルールがありません。

最後に文書(shū)管理規(guī)定を作成します。

EDWプロジェクトを例にとって、文書(shū)管理が確立されていない場(chǎng)合を図1に示します。

統(tǒng)一された文書(shū)管理規(guī)定がないため、プロジェクトチームは自分の擔(dān)當(dāng)したプロジェクト文書(shū)にのみ精通しています。

また、プロジェクトグループのメンバーでもプロジェクトマネージャーでも、他のドキュメントの保存場(chǎng)所やドキュメント名などの情報(bào)が不足していて、重要な文書(shū)をすぐに入手できませんでした。

このため、プロジェクトマネージャーはプロジェクト文書(shū)からプロジェクトの進(jìn)捗狀況を把握することができません。

文書(shū)管理規(guī)定が制定された後の狀況は図2に示すとおりです。

プロジェクト文書(shū)管理者は規(guī)定に従って文書(shū)を管理するので、プロジェクトマネージャーとグループメンバーは自分の必要な各種文書(shū)を迅速に入手することができます。

同時(shí)に、プロジェクトマネージャーはプロジェクト文書(shū)を通してプロジェクトの進(jìn)捗狀況を把握することもできます。