事務(wù)室の電話は公共のものです。

実例：電話

第一條當(dāng)社の電話は、外部とのコミュニケーションを円滑にし、業(yè)務(wù)を円滑にするためのものとして、社員が社內(nèi)で私用電話をかけることを提唱していません。

第二條社員は同意なしに國內(nèi)長(zhǎng)距離電話をプライベートでかけたり、公務(wù)のために國內(nèi)人の長(zhǎng)距離電話をかけたりした場(chǎng)合、毎回50元の罰金を科します。香港またはマカオにプライベートで掛ける場(chǎng)合、毎回100元の罰金を科します。

何度も教えて改めようとしない場(chǎng)合は、事情に応じてボーナスを減額し、解雇まで処理する。

第三條會(huì)社は高層指導(dǎo)者のために住宅に電話を設(shè)置し、電話代を報(bào)告することができる。

部門の正職の責(zé)任者は、申請(qǐng)を経て電話代を清算することができます。

他の社員會(huì)社は電話の問題を考慮しない。

第四條社員が電話をする時(shí)、用語はできるだけ簡(jiǎn)潔で明確にして、通話時(shí)間を減らすべきです。

第五條交換臺(tái)が外線電話を內(nèi)線に接続する時(shí)、普通電話のベルが五回鳴っても誰も出ません。つまり電話を切ると、電話を切るということです。

第六條総括的な事務(wù)員が外線電話を受ける標(biāo)準(zhǔn)用語は「こんにちは、××?xí)纭工萎?dāng)事者が內(nèi)線電話を知らせる時(shí)、「少々お待ちください」と言います。內(nèi)線の電話を受ける用語は「こんにちは、フロント」です。他の內(nèi)容は狀況に応じて答えます。全體の要求は規(guī)範(fàn)で、簡(jiǎn)潔で、禮儀正しいです。

第七條會(huì)社は社員が會(huì)社で私用の長(zhǎng)距離電話をかけることを許さない。

外線電話がある貿(mào)易部門は総局から長(zhǎng)距離電話をかけられません。

行政、管理部門は仕事のために長(zhǎng)距離電話をかける必要がある場(chǎng)合、自ら長(zhǎng)距離電話申請(qǐng)書を記入し、部門、通話者、相手の地區(qū)と部門、どういう業(yè)務(wù)で電話をかけるかなどを明記して、その部門の責(zé)任者のサインを経て同意した後、電話をかける予定です。

擔(dān)當(dāng)者が不在の場(chǎng)合、主管指導(dǎo)者が署名し、同意しなければならない。部門責(zé)任者と主管幹部は皆不在で、業(yè)務(wù)のために長(zhǎng)距離電話をかける必要がある場(chǎng)合、総弁の同意で先に電話をかけることができるが、事後通話は必ず三日間以內(nèi)に承認(rèn)手続きを再発行し、期限を過ぎたら再発行しない者は個(gè)人電話と見なし、電話代は本人の二倍の責(zé)任を負(fù)う。

第八條當(dāng)直人員は上記第三條の規(guī)定に従わないで、手続きが全部でなくて他人に長(zhǎng)距離電話をかける場(chǎng)合、電話代を除いてその責(zé)任になります。

何度も教えて改めないのは、事情に応じてボーナスを減額して解雇処分に至るまでです。

例：長(zhǎng)距離電話管理方法（二）

第一條電話の使用を最大限に効果的にし、コストを節(jié)約するために、この方法を特に提案する。

第二條電話の管理は管理部総経理が擔(dān)當(dāng)する。

使用は各部門の主管が監(jiān)督と制御を擔(dān)當(dāng)する。

第三條電話使用の心得：

（一）管轄區(qū)內(nèi)の意見交換。

（二）時(shí)間は三分間を限度とし、自己制御を行う。

（三）禮儀に注意して、短く話して、簡(jiǎn)潔で要を得て、時(shí)間をかけて話をしないようにします。

（四）使用前に討論、打ち合わせに対応し、構(gòu)想や略図を加えて記録する。

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第四條長(zhǎng)距離電話の使用に関する注意事項(xiàng)：

（一）各事務(wù)所は長(zhǎng)距離電話記録表を用意し、使用者、受話者、出発時(shí)間、連絡(luò)事項(xiàng)及び交渉結(jié)果を記録しなければならない。

この表は毎月管理部に回して総経理に確認(rèn)してもらいます。

（二）長(zhǎng)距離電話は所長(zhǎng)以上の人員に限り電話します。

（三）一般人員は長(zhǎng)距離電話をかける必要がある時(shí)は、まず所長(zhǎng)以上の承認(rèn)を経なければならない（長(zhǎng)者はその部門の主管者に承認(rèn)されていない）。

（四）私用長(zhǎng)距離電話の通話は禁止されています。

（五）長(zhǎng)距離電話の使用に違反した場(chǎng)合は、電話番號(hào)を知らなければならない、または制御表に記載されていない、または記載が事実でない場(chǎng)合は、一律に記録処分を行う。

例：電話交換臺(tái)（電話交換手）の管理方法（三）

1）交換機(jī)の交換手は速やかに、正確に回転し、用語の簡(jiǎn)潔、明瞭、辛抱強(qiáng)く、「こんにちは」、「どうぞ」、「すみません」などの丁寧な用語を使うべきです。

2）交換臺(tái)の外線電話の基準(zhǔn)用語は「こんにちは、××?xí)纭工恰⑾嗍证瑑?nèi)線の電話番號(hào)を教えた時(shí)、「販売してください」と言います。內(nèi)線が話し中の場(chǎng)合、「すみません、電話はお話し中です。販売してから電話してください」と言います。

3）交換機(jī)が外線電話を內(nèi)線に接続する時(shí)、普通電話のベルが5回鳴っても誰も出ないとすぐに電話を切る。

4）業(yè)務(wù)員は出勤時(shí)間中に人と電話で雑談してはいけません。公務(wù)の機(jī)密を盜み聞きしたり、漏らしたりしてはいけません。

5）交換臺(tái)で電話をかけてはいけません。関係者以外は交換臺(tái)で操作してはいけません。

6）業(yè)務(wù)時(shí)間內(nèi)に私用電話が來る場(chǎng)合、重要な急用以外に、交換は婉曲に拒否するべきです。

2.2.電話を切る

2.2.1.電話使用

1）時(shí)間は5分以內(nèi)で、最大10分を超えてはいけません。

2）使用前に商談內(nèi)容に対応し、構(gòu)想を少し記録する。

3）各部門の人が電話のベルが鳴ったら、すぐに受話器を取って、相手の話を待たずに、先に會(huì)社、部門名を言わなければなりません。

4）外來の電話は、電話者が外出する時(shí)、交換臺(tái)または部門の人が相手の事情を聞いて、伝言を伝えてください。

2.2.2.長(zhǎng)距離電話の使用

1）會(huì)社はできるだけIP電話などのコスト削減の方法で長(zhǎng)距離電話をかけます。

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2）従業(yè)員が公務(wù)のために長(zhǎng)距離電話を使用する場(chǎng)合は、まず「長(zhǎng)距離電話申請(qǐng)書を使用する」と記入し、部門主管の承認(rèn)を経て、本社に電話番號(hào)を送る。

3）部門主管は公務(wù)のために長(zhǎng)距離電話を使用する必要があります?！干暾?qǐng)書」を記入して、交換臺(tái)に電話番號(hào)を送る必要があります。

フロントスタッフは毎回長(zhǎng)話をかける前に、「長(zhǎng)距離電話使用登録表」に登録して調(diào)べてください。

4）毎月の初頭管理部は先月の「長(zhǎng)距離電話利用登録表」と電信局の「長(zhǎng)距離電話リスト」を照合し、各部門の長(zhǎng)話費(fèi)用を計(jì)算し、必要な場(chǎng)合は個(gè)人として計(jì)算する。

2.3.交換臺(tái)が設(shè)置されていない

1）會(huì)社の人員が少なく、交換臺(tái)の職位が設(shè)定されていない場(chǎng)合、電話のダイヤルはすべて會(huì)社員が自分で操作する。

2）電話使用は本弁法2.2.1を參照する。

3）長(zhǎng)距離電話の使用

1、毎月の底に會(huì)社の人員は業(yè)務(wù)計(jì)畫に基づいて、管理部に來月の電話使用費(fèi)用を申請(qǐng)する（管理部は會(huì)社の狀況に応じてIPダイヤル方式を開通するか、或いはIPカードを買うか、その他の節(jié)約方式を選択する）。

2、毎回長(zhǎng)話をかける前に、「長(zhǎng)距離電話利用登録表」に登録します。

注意してください。緊急事態(tài)ではないので、會(huì)社の電話で私用の仕事を処理するのは厳禁です。

3、毎月底管理部は先月1人ずつ電話をかける前に記入した申請(qǐng)書と電信局の電話料金申請(qǐng)書を調(diào)べて、一人當(dāng)たりの電話金額を計(jì)算して、私務(wù)の通話料については、その給料から差し引きます。

長(zhǎng)距離電話利用登録表

部署：______月：_u_____u_u__u u_u_u u_u u

日付使用者の電話番號(hào)の通話事由の通話時(shí)間確認(rèn)承認(rèn)書、長(zhǎng)距離電話を使って個(gè)人業(yè)務(wù)を処理してはいけない。