簡(jiǎn)単で飾り気のない言葉で、自分の意味を正確に表現(xiàn)し、相手に分かりやすく話したいことを言えばいいです。この點(diǎn)をめぐって、小編はいくつかの方面の內(nèi)容をまとめました。外國(guó)貿(mào)易の手紙を書くことに參考になりたいです。

　　1、口語化

外國(guó)貿(mào)易の通信と電報(bào)のやり取りはいずれも受信者との間の一回の交流です。人はすべて感性的なので、あなたの手紙の中で感性を表現(xiàn)する必要があります。実は私達(dá)は簡(jiǎn)単に理解しています。手紙のやりとりは紙に書くだけです。簡(jiǎn)単明瞭な言葉を使って、私たちを主語にしてください。そうすると、私たちの手紙を情熱的に読んで、友好的になります。二人の友達(dá)の會(huì)話のように簡(jiǎn)単で、自然で、人間的になります。

　2、口調(diào)

この対外貿(mào)易通信は目的がありますので、手紙に採(cǎi)用されている口調(diào)も目的に合うはずです。書く前に、まずよく考えてみてください。この手紙を書くのはどのような目的を達(dá)成したいのですか？受信者にどのような影響を與えたいのですか？謝罪ですか？説得ですか？それとも斷固とした要求ですか？これは手紙の中の口調(diào)で表現(xiàn)できる。

　　3、禮儀正しい

ここで言う禮儀作法は、簡(jiǎn)単にヨールキントinquiryやヨールエステムズロードなどの丁寧語を使ってもいいです。他人のことを考え、相手の気持ちや立場(chǎng)をよく考える態(tài)度を表すのです。このような態(tài)度で他の人と交流すれば、今度は相手の要求を斷っても、この友達(dá)を失いません。今後の協(xié)力の機(jī)會(huì)に影響を與えません。

　4、簡(jiǎn)潔

前に述べたように、簡(jiǎn)潔で質(zhì)素な言葉で手紙を書きます。手紙を読むのが簡(jiǎn)単で、分かりやすくなります。よくある?yún)g語を使って、見慣れない単語やスペルの複雑な単語を避けます。一つの単語が表現(xiàn)できるなら、フレーズを使わないでください。短文を多用するのは、短文のほうが分かりやすいからです。同じ手紙にレターに同じ意味の単語を複數(shù)使わないようにします。

　　5、返信が迅速である

バイヤーへの返信は、くれぐれも迅速に。バイヤーは普通最初に受け取ったいくつかの返信だけを見て、その中から適當(dāng)なサプライヤーを選びます。もし売り手の返事が間に合わなかったら、先のチャンスが取れなくて、商機(jī)を失うかもしれません。

　　6、タイトル

この點(diǎn)は特に電子メールに対するものです。多くの人が気づかないかもしれませんが、実はメールのタイトルはとても重要な部分です。あなたのメールは相手に與える最初の印象はタイトルによって完成されます。もしタイトル內(nèi)容がなく、群発しているように見える迷惑メールは、多くのバイヤーが直接削除します。

　　7、正確

データまたは具體的な情報(bào)に関わる場(chǎng)合、例えば時(shí)間、場(chǎng)所、価格、商品コードなど、できるだけ正確にしてください。このように交流の內(nèi)容を更にはっきりさせることができて、更に事務(wù)の過程を加速することに役立ちます。

　　8、対応性

メールに相手の會(huì)社の名前を書いたり、宛先の名前を直接呼ぶようにしてください。このメールは彼のためのものであって、同報(bào)の手紙ではないことがわかります。これに対して重視します。宛名が確定できない場(chǎng)合は、名前の欄に「Dear Sirs」or「Dear Sir or Madam」と書きます。