どのように公文書処理中のテーマ語をよくして公文書のテーマ語を引用するかは、機(jī)関事務(wù)の自動化、公文書処理の規(guī)範(fàn)化の需要に適応し、公文書のタイトルから変換され、公文書のテーマ概念を反映できる語やフレーズである。公文書のテーマ語の引用の主な根拠は國務(wù)院弁公庁秘書局が制定した「國務(wù)院公文書のテーマ語表」である。また,各地域と各業(yè)界は,自身の公文書処理の実際と結(jié)びつけて,それぞれの主題語表を作成した.われわれ水利部黃河水利委員會の公文書処理のテーマ語は引用され、「黃河水利委員會公文書テーマ語表」を使用している?！　?/p>

一、主題語引用プログラム三歩　

ステップ1:ファイルをレビューし、トピックを分析します。まず通読する公文書、公文書の主な內(nèi)容と発文意図を理解する。一般的に、ファイルのタイトルを読み、テーマ語の引用を行うことは、秘書がよく使う方法です。文書のタイトルが公文書の主な內(nèi)容を要約できるように、タイトルからテーマを分析します。そうでなければ、公文書の內(nèi)容からテーマ分析を行います。次にテーマを分析する。まず、公文書のタイトルが単一型のテーマなのか、複數(shù)のテーマなのかを見ます。単一トピックインデックスでは同じ概念の主題語を複數(shù)表現(xiàn)し,複數(shù)トピックではグループ化された複數(shù)の主題語でそれぞれの主題概念を表現(xiàn)する.分析テーマの重點(diǎn)はテーマ構(gòu)造分析である。すなわち,主題の主要成分と副次的成分,およびそれらの関係を分析する.「黃河水利委員會公文書テーマ用語表」はテーマ構(gòu)造の順序を主體要素、汎用要素、空間要素、文種要素の5種類に分けた?！　?/p>

第二歩:テーマ概念を精錬し、転換する。テーマのタイプとテーマの構(gòu)造を分析した後、1部のファイルのすべてのテーマの概念を掌握しました。これらのテーマの概念に対して、完全に引用する必要はなく、粗さを除いて精髄を取り、取捨選択しなければならない。最も重要で、専指性が最も強(qiáng)いテーマ概念を抽出し、一般的なテーマ概念を捨てなければならない。抽出した公文書が本當(dāng)に検索意義のあるテーマ概念に対して、公文書のテーマ語表を調(diào)べてそれを正確に、規(guī)範(fàn)的に、科學(xué)的にテーマ語に変換する。表を調(diào)べて語を取る主な方法:(1)直接字順表を調(diào)べて、析出したテーマ概念がテーマの語表の語と一致したり接近したりするのに適している。ピンインを使ってもいいし、部首で調(diào)べてもいいです。(2)カテゴリインデックスを調(diào)べる.主に2つの狀況を適用し、1つは公文書の主な內(nèi)容がある範(fàn)疇に集中し、引用効率を高めるために、まず範(fàn)疇のインデックスを調(diào)べることができる。二つ目はテーマ概念が一時的に適切な語が見つからないが、範(fàn)疇が明確で、範(fàn)疇インデックスも調(diào)べることができる。(3)語族索引を調(diào)べる.比較的複雑なテーマ概念を調(diào)べる場合に適用され,複合テーマのある語素から著手し,複雑なテーマ検索時の語彙形式が確定しにくい困難を克服する.　　

ステップ3:インデックス記録、監(jiān)査検査。主題語の変換に成功した後、「國家機(jī)関公文書フォーマット」の規(guī)定に基づき、主題語を公文書末ページ下部の抄送欄の左上側(cè)に表示する。語目間の空字は,句読點(diǎn)を用いず,主體,汎用,空間,時間,文種などの要素によって順次著録される.トピック語のインデックスを終了する前に、インデックス結(jié)果をレビューする必要があります。審査の主な內(nèi)容は以下の通りである:(1)テーマ概念の精錬が正確で、全面的で、漏れがないか;(2)主題語の変換がスケール規(guī)則とグループ規(guī)則に合致するかどうか。(3)同じタイプの公文書で選択した主題語が一致しているかどうか。(4)インデックス記録の漏れ等の有無。問題を発見したら、直ちに是正して救済する?！　?/p>

二、主題語の引用三要

一つは、テーマ語の引用が公文書の內(nèi)容を正確に明らかにし、二つの方面の內(nèi)容を含む。(1)テーマ分析の過程で公文書の主な內(nèi)容の分析と精錬が正確かどうか、(2)分析したテーマ概念をテーマ語に変換するのが正確である。

二すべて、引用テーマはできるだけ公文書のテーマ內(nèi)容を全面的に反映することができ、表記を漏らすことはできない。黃委員會システムの公文書テーマ語の最大引用深さは7つを超えない。

三つ目は、引用された主題語が公文書の主な內(nèi)容と一致する程度であり、一般的には、一つの公文書の主題概念に対して一つの専指の主題語しかない。これは主題語の主題概念の精度を測定する重要な要素である?！　?/p>

三、主題語の引用三不　

一つは表外語が使えないことです。多くの人がテーマ語を引用する時、往々にしてタイトルの中からいくつかのキーワードを抽出して引用し、テーマ語表の変換を使うため、引用したテーマ語に表外語が現(xiàn)れたのは、テーマ語の引用のタブーである。　　

二つ目は順序を逆さまにしてはいけない。主題語の引用は主體、汎用、空間、時間、文種の5つの要素の順に並べられる。しかし、多くの人が公文書のタイトルに基づいて、前から後ろに順番に引用している?！　?/p>

三つ目は字面の組み合わせができないことです。主題語の引用時によく遭遇する標(biāo)的の主題概念は既成の主題語が直接引用できないので、まずその主題概念を2つ以上の簡単な主題概念に分解してから、それぞれ対応する主題語で変換しなければならない。分解時にテーマ概念を2つ以上の交差関係のあるサブ概念、または限定関係のあるサブ概念に分解し、字面分割を避けることは避けなければならない?！　?/p>

主題語の引用は基礎(chǔ)的な仕事であり、技術(shù)的な仕事でもある。この仕事をしっかりと行うには、従業(yè)員が使用するインデックスツールを熟知し、インデックスのルールと方法を熟練しているだけでなく、相応の専門知識を身につけなければならないだけでなく、従業(yè)員の厳格さ、まじめさ、著実な作風(fēng)も必要である。