＜p＞文書管理はOAシステムのベテラン機(jī)能であり、20年前にOAシステムの元祖である初代Notesシステムでは、文書管理が主な機(jī)能であった。

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＜p＞20年後、文書管理の応用理念と機(jī)能は著しい発展を遂げ、より全面的、細(xì)密、スマートである。

華天動(dòng)力などの優(yōu)秀なOAシステムには、知識(shí)管理の応用思想も現(xiàn)れています。

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＜p＞しかし、このような知識(shí)管理の応用は知識(shí)管理體系の中のほんの一部にすぎず、主に文書をキャリヤーとする優(yōu)性知識(shí)の管理に體現(xiàn)されており、各種知識(shí)文書の集中保存、共有、検索、更新を?qū)g現(xiàn)している。

話を戻して、この點(diǎn)をしっかりと行うことができる企業(yè)はすでにとても悪くなくて、とても悪くありませんでした。

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＜p＞華天動(dòng)力OAシステムにおいて、文書管理は総合的なモジュールであり、＜a＞ダウンロードセンター、電子ジャーナル、規(guī)則制度、ネットハードディスク、レポートセンターなどいくつかの機(jī)能が含まれています。それらの使い方は全體的に似ています。

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＜p＞これらのモジュールの文書には2つのソースがあります。1つは電子文書とスキャン、各種畫像やビデオなどの資料を含みます。もう1つはOAシステムの重要なフォーム、通知、公告などの情報(bào)を直接ここに保存して、後で使いやすいようにします。

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＜p＞安全性については、優(yōu)れたOAシステムは文書の管理と使用権限を厳しく、細(xì)かい制御を行うことができます。例えば、華天動(dòng)力OAシステムでは、各フォルダとファイルの修正、削除、更新、アクセス、ダウンロードなどの権限を設(shè)定できます。権限がないユーザは関連操作ができない、または関連文書にアクセスすることができません。

また、このシステムは、ログクエリ機(jī)能を提供しており、各ドキュメントのアクセスと記録の変更を追跡することができます。

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＜p＞＜a href=“//m.pmae.cn/news/indexuc.asp”文書＜a＞をどのように有効に利用するかについて、華天動(dòng)力OAシステムは技術(shù)的な観點(diǎn)からサポートを提供しています。

これは、ユーザが様々な種類の細(xì)分ディレクトリを自由に設(shè)定することを可能にし、関係者が素早く役に立つ文書を見つけることができます。

また、全文検索機(jī)能も提供されており、ファイルのタイトルだけでなく、ドキュメントの內(nèi)容を直接検索したり、キーワードに従って內(nèi)容を比較したりして、必要な文書を見つけることができます。

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＜p＞また、華天動(dòng)力＜a href=「http:/m.pmae.cn/news/indexuc.asp」＞OAシステム＜a＞は、ドキュメントが新規(guī)または修正された場合、自動(dòng)的に関係者にメッセージを送ることができます。

ユーザーは文書管理のモジュールをOAシステムのトップページに置くことができます。このように各種文書を使うのはとても便利です。

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＜p＞例えば企業(yè)の変わりやすい文書情報(bào)について、複數(shù)の人が同じ文書を操作する場合、修正記録を制御し管理するのは難しいです。

華天動(dòng)力はOAシステムにおいてバージョン制御の機(jī)能を提供しており、全てのドキュメントの修正時(shí)間、修正者及び各歴史バージョンの情報(bào)を自動(dòng)的に記録することができ、後続の問題処理を便利にし、企業(yè)のISO文書化を?qū)g現(xiàn)するために強(qiáng)力なツールを提供しています。

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＜p＞最後に説明したいのは、文書管理にしても、知識(shí)管理にしても、応用実踐における最大の障害は有効な管理ツールの欠如ではなく、有効な管理制度の欠如と強(qiáng)力な実行である。

OAシステムでは、簡潔で実用的な文書管理ツールを提供しています。うまく使えるかどうかは、企業(yè)が制度及び実行においての要素にもなります。

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