公文書すなわち、公務(wù)文書であり、慣習(xí)的には文書を総稱する。國家機(jī)関とその他の社會(huì)組織が公務(wù)活動(dòng)において職権を行使し、管理を?qū)g施するために作成した法定効力と様式を規(guī)範(fàn)化した文書である。その特徴は以下の通りです

1法定の作者と法定の権威性。公文の法定の作者である公文書は役所の名義又はその法定代表人の名義で作成しなければならない。公文書の法定権威とは公文書が法定の時(shí)間と空間の範(fàn)囲內(nèi)で受文者の物に強(qiáng)制的な影響を與え、拘束力を持つことをいう。

2法定の現(xiàn)実執(zhí)行効用。公文書はその內(nèi)容に対して現(xiàn)行の公務(wù)活動(dòng)に直接に形成され、當(dāng)該活動(dòng)に対して直接的な指揮、制約とコミュニケーションの効果を発揮する。

3規(guī)範(fàn)的なスタイルを持っています。公文書の形式は、公文書の権威性、正確性と有効性を維持するために用いられ、公文書が他の文獻(xiàn)と區(qū)別される際の明らかな標(biāo)識(shí)である。

4法定を履行するプログラム。このプログラム性は主に制毛と発効の二つの面に現(xiàn)れています。

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1.公文書処理は機(jī)関の行政管理の重要な構(gòu)成部分である。

公文書は公務(wù)を処理する基本手段として、機(jī)関の各機(jī)能活動(dòng)の終始を貫いて、公務(wù)活動(dòng)の各領(lǐng)域のために有効な情報(bào)の支持を提供して、公文書の形成は自動(dòng)的に発生するのではありませんて、更に自動(dòng)的に効果を発揮することはできなくて、人の一連の活動(dòng)に依存しなければなりません。このため、公文書処理は、管理機(jī)能を発揮するために必要な公文書が形成され、実用的な効果が得られ、機(jī)関が管理機(jī)能を?qū)g現(xiàn)するために必要な條件となります。公文書の処理の質(zhì)は行政効率の高低に直接関係している。

2.公文書処理は國家文書事業(yè)の基礎(chǔ)である。

書類事業(yè)は國家文化事業(yè)の構(gòu)成部分であるが、書類の重要部分は主に公文書によるものである。今日の書類は昨日の公文書です。公文書の內(nèi)容、書式、筆跡資料及び処理手順は規(guī)範(fàn)、正確であるかどうか、公文書の保存は完備されているかどうか、直接に書類の品質(zhì)と書類事業(yè)の発展に影響します。そのため、公文書の処理を強(qiáng)化することは國家の公文書事業(yè)を促進(jìn)する必要條件である。