1、重要な第一聲私たちはある會(huì)社に電話したら、相手の親切で優(yōu)美な挨拶が聞けます。心の中はきっと楽しくて、雙方の會(huì)話が順調(diào)に展開できます。電話では自分の行動(dòng)を少し注意するだけで、相手に全く違った印象を與えます。同じように言います。「こんにちは、ここはXX會(huì)社です。」しかし、聲がはっきりしていて、耳に快い、歯切れがいいので、相手に好印象を與えます。電話に出る時(shí)は、「私が會(huì)社のイメージを代表する」という意識(shí)が必要です。

2、喜びの気持ちを持ちましょう。電話をかける時(shí)はいい気持ちを持ちましょう。たとえ相手があなたに見えなくても、明るい口調(diào)からあなたに感染され、素晴らしい印象を與えます。顔の表情は音の変化に影響しますので、電話の中でも「相手が私を見てくれる」という気持ちで対応します。

3、明るい聲：電話をかける途中では絶対にタバコを吸ったり、お茶を飲んだり、おやつを食べたりしてはいけません。だらだらした姿勢(shì)でも相手は「聞く」ことができます。電話をかける時(shí)、腰を曲げて椅子に橫になったら、相手があなたの聲を聞くのはだらしなくて、しょんぼりしています。姿勢(shì)が整っていれば、出す音も親切で、元?dú)荬い盲绚い扦?。だから電話するときは、相手が見えなくても、相手が目の前にいるつもりで、できるだけ自分の姿?shì)に気をつけましょう。

4、迅速かつ正確な接聴：現(xiàn)代スタッフ仕事が忙しいので、機(jī)の上に二、三臺(tái)の電話があります。電話のベルが聞こえます。正確に迅速に受話器を取って、三回以內(nèi)に受話器を取ったほうがいいです。電話のベルが鳴ったら3秒ぐらいです。もし長時(shí)間電話に出ないなら、相手を長く待たせるのは失禮です。相手は待つ時(shí)にいらいらします。あなたの職場は彼に悪い印象を與えます。電話が遠(yuǎn)くても、電話のベルが鳴ったら、近くに誰もいません。一番早いスピードで受話器を持ち上げるべきです。このような態(tài)度はすべての人が持つべきです。電話のベルが五回鳴ったら受話器を取って、まず相手に謝るべきです。電話が鳴ったら、「もしもし」というだけで、相手は非常に不満で、悪い印象を與えます。

5、よく知っている記録：いつでも5 WIHの技術(shù)を覚えています。5 W 1 Hとは①Whenいつ②Who何人③Where④どこでWhat何事⑤Whyどうして⑥HOWはどうやって行いますか？仕事の中でこれらの資料はすべてとても重要です。電話に対しても、電話に出ることは同じ重要性を持っています。電話記録は簡潔で完璧であり、5 WIHの技術(shù)によるものである。

6、電話の目的を理解する：出勤時(shí)間にかけてくる電話はほとんど仕事と関係があります。會(huì)社の電話はどれも重要です。適當(dāng)にしてはいけません。相手が探している人がいなくても、「不在」とだけ言って電話を切るのは禁物です。電話に出る時(shí)も、できるだけ用件を聞いて、事故を起こさないようにします。私たちはまず相手の著信の目的を知るべきです。自分で処理できないなら、ちゃんと記録して、相手の著信の目的をやんわりと探します。

7、電話を切る前のマナー：電話での會(huì)話を終わらせる時(shí)は、電話をかける側(cè)から提出するのが一般的で、それからお互いに遠(yuǎn)慮して別れを告げ、「さようなら」と言って、また電話を切ってはいけません。自分で話し終わったら電話を切ってはいけません。