英文のレターのヘッダは、送信會社の名前、マーク、通信住所、電話番號、ファックス番號、電子メールなどを含みます。手紙の宛先を書く目的は、手紙がどこから來たかを把握し、返信するための連絡先を提供することです。

多くの會社ではヘッダ付きの便箋を印刷しています。一般的に、簡単なヘッダを便箋の上の端に置いて、複雑なヘッダを便箋の右側(cè)か上下の両端に置くのが好きです。このようなレター用紙を使って手紙を印刷する時は、必ずヘッダに十分なスペースを殘してください。

に対するプライベートビジネスレターは、就職活動の手紙など、一般的に手紙の右上に書かれています。

手紙の長さが2ページを超えると、2ページ目からヘッダが不要になります。ページ番號、宛先名、日付を記入するだけです。

英語の住所の書くことと中國語の住所の書くことは大きな違いがあります。特に注意すべきなのは、住所の句読點は正しく使うべきです。現(xiàn)在の習慣では、行末に句読點をつけないのが普通ですが、行間に句読點を入れるべきところは省略してはいけません。番地と町名の間には句読點がないが、都市と國名の間にはコンマで區(qū)切らなければならない。

英文ビジネスレターの中で呼稱の書き方にはこだわりがあります。

英語の手紙では、宛名は宛名に対する敬稱です。一般的には手紙の中の住所の下に行を空けます。Attentionがある時も同じです。Attentionの下に行を空けます。後にはコンマ（英式）を使いますが、コロン（アメリカ式）を使うこともできます。

　　もし手紙は會社に送るもので、直接の連絡先はなく、「Dear＿Sirs」または「Gentlemen:」と呼ぶべきです。受信者の性別が確認できない場合には、To Whom It May ConcernまたはDear＿Madam or Sirを使用することもできます。しかし、この二つの呼稱はできるだけ使わないようにします。人々は十分な友好を示すことができないと思います。特定の組織に手紙を書く時には、Dear Member、Dear ca Customer、Dear Human Resource Managerという呼び方がもっと好きです。

宛名がわかれば、直接名前を呼び方に使うべきです。

1.ビジネスレターは主にDear Miss Brown、Dear Mr.Smithを使います。Dearは公務上の付き合いの禮儀正しい形式です。

2.親戚や親しい友達に送るときは、DearやMydearに親族関係を表す呼稱や直接名前をつけます。例えば、My dear father、Dear〓Tomなどです。

また、名前には肩書、職位、職名、學位などがあります。例えば、Dear Prof.David Schler、Dear Dr.John Smith。

ビジネスレターのテーマは無視できません。

ビジネスレターを書くSubjectは、手紙の主な內(nèi)容をすばやく理解することができます。普通は手紙の中にReference Numberがあれば、Subjectを書くとは限りません。

SubjectはSalutationの次の行にあります。普通は3種類の書き方があります。直接書き、Subject:とRe:目立つためにはアンダーラインも追加できます。太さを加える、全大文字など、例えば：

INVOICE 12345

Re:Invoice 12345

Subject:Invoice 12345

適切な結(jié)びのあいさつを書く

ほとんどのビジネスレターは最後の挨拶を使います。本文の下に書いてあります。最初の文字は大文字で、最後の単語の後ろにコンマがあります。

どのような字句を選択するかは、通常著者自身で決められます。一般的には、結(jié)びの敬辭と冒頭の呼稱は強い関係があります。

1.受取人の名前が分からない場合、最初の呼稱はDear Sirs、（イギリス式）またはGenterlmen:（アメリカ式）で、最後の敬辭はYours_faithfully、（イギリス式）またはYours truly、（アメリカ式）を採用する。

2.受取人の名前を知っていれば、最初の呼稱はDear Mr.Brownで、最後の挨拶はYours_sincerrely、（イギリス式）またはSincerrely、（アメリカ式）を採用する。

もちろん、結(jié)びの敬辭はまだ多くの形式があります。

1.正式（敬意を表す）

Respectfully

Respectfully yours、

Very respectfully yours、

2.正式

Yours truly

Very truly yours、

Yours faithfully、

3.個人的な、最も一般的な方法

Yours sincerrely，

Sincerrely yours，

Very sincerrely yours、

Sincerrely

4.略式（親しさを表す）

Cordially、

Cordially yours，

Best regards

Warmest regards、

英文ビジネスレターのサインを無視しないでください。

サインは発信者の署名した名前です。手書きでも、コンピュータ、タイプライターでも、秘書によって印刷された手紙でも、文書の終わりの辭書の下に殘した4行間のところに名前をサインします。正式な手紙にサインがないと、大変失禮なだけでなく、法的効力もありません。

署名は手紙を書く人を表していますので、形と書き方は固定しています。サインはペンが一番いいです。署名はまねしにくいし、分かりやすくしなければなりません。見分けやすいように、一般的なビジネス文書はサインの下に差出人の名前をタイプで打つものです。

署名のフォーマットと規(guī)則には以下の約束があります。

1.署名者が會社、ある?yún)g位の名義を代表する場合は、結(jié)語の下に大文字の単位名を全部出してから署名します。

2.女性がサインする時は、返信者が正しく呼稱を使うために、タイプライターの名前に注（Miss）または（Mrs.）を付けるべきです。

3.擔當者が不在で擔當者がサインを代行する場合は、by、for、perproまたはP.の文字を追加します。