會(huì)場(chǎng)のサービスマナーは會(huì)議が順調(diào)に進(jìn)み、円満に成功することを保証する重要な一環(huán)であり、會(huì)場(chǎng)のサービス內(nèi)容は多く、通常は以下の點(diǎn)を含みます。

ほとんどの會(huì)議では、參加者の席は事前に用意されています。出席者は指定席に座るべきです。あるいは會(huì)場(chǎng)をいくつかの部分に分けて、部門(mén)単位で集まって著席します。

會(huì)議に參加する人はあらかじめ會(huì)場(chǎng)に慣れていないかもしれませんので、會(huì)議のスタッフが席を案內(nèi)します。

このように、參加者に便宜を図りながら、會(huì)場(chǎng)の秩序を維持し、會(huì)議の効果を確保しました。

大きな會(huì)議や會(huì)場(chǎng)が広く、會(huì)議に參加する人も多く、席を案內(nèi)する必要があります。

會(huì)議スタッフの負(fù)擔(dān)を軽減するために、席次表を印刷して、會(huì)場(chǎng)に指示標(biāo)識(shí)を設(shè)けたり、サインや出席証に席次番號(hào)を書(shū)いたりして、出席者をスムーズに席次を探すように導(dǎo)いてくれます。

會(huì)議に必要な書(shū)類(lèi)は、會(huì)議スタッフが適時(shí)に、正確に各參加者に配布します。

會(huì)議の書(shū)類(lèi)と資料を配るには二つの形式があります。

會(huì)議の前に書(shū)類(lèi)と資料を配付して、參加者が會(huì)場(chǎng)に入る時(shí)、會(huì)議スタッフが會(huì)場(chǎng)の入り口で各參加者に処分します。會(huì)議の前に要求通りに各參加者の席に書(shū)類(lèi)を並べてもいいです。

會(huì)議の中で書(shū)類(lèi)を配って、會(huì)議のスタッフを各グループに分けて、それぞれのグループの書(shū)類(lèi)の配布と回収を擔(dān)當(dāng)します。

回収する書(shū)類(lèi)の材料が必要で、普通は書(shū)類(lèi)の右上に文人と文を受け取る時(shí)間を明記して、文を受け取る時(shí)登録して、抜かして収めないようにします。

3.內(nèi)外連絡(luò)、情報(bào)伝達(dá)

會(huì)議の進(jìn)行中は、外部と隔絶しているのではなく、會(huì)議スタッフが內(nèi)外の連絡(luò)を取り、情報(bào)を伝える必要があります。

関係部門(mén)の緊急狀況があれば、參加者に手紙、電報(bào)、電話(huà)などを伝えます。

國(guó)內(nèi)外の連絡(luò)、情報(bào)伝達(dá)の中で、會(huì)議員は會(huì)議內(nèi)容の秘密を注意しなければならない。

會(huì)議に関係のない人が會(huì)場(chǎng)に入るのを制止すれば、會(huì)議の場(chǎng)所は安全です。

會(huì)議の進(jìn)行中に混亂が発生した場(chǎng)合、會(huì)議スタッフは適時(shí)に作成と調(diào)停を行います。

特に重要な機(jī)密レベルの高い會(huì)議は、混亂の中で意外なことが起こらないようにする。

5.臨時(shí)提出の処理

會(huì)議の過(guò)程で、思いがけない臨時(shí)変動(dòng)が発生する可能性があります。會(huì)議スタッフは適時(shí)に指導(dǎo)者に指示を求め、指導(dǎo)者の指示に対して応急措置をとり、適切に処理します。

6.その他のサービス業(yè)務(wù)

會(huì)議の間に必要なものを用意してください。ペン、墨、紙などです。

會(huì)場(chǎng)の光を確保し、會(huì)場(chǎng)を清潔にし、會(huì)場(chǎng)で記念撮影などを行う。

時(shí)間が長(zhǎng)い會(huì)議はお茶を用意します。