第一節(jié)公文書の処理概要

一、公文書で処理する及びその基本任務

公文書の処理は公文書の創(chuàng)造、処理と管理です。その基本任務は適時、正確、効果的に公文書を作成、伝達、処理、管理、処理することである。

二、公文書処理活動の地位

公文書処理は公務活動の構成部分であり、公務活動において重要な地位を占めている。公文書処理は機関が管理機能を実現(xiàn)するために必要な條件であり、公文書処理は國家の公文書事業(yè)の基礎である。

三、公文書処理の基本原則

公文書の処理は特定の機能、特定の方法、特定の內(nèi)容と形式を持っている活動であり、この活動が秩序よく有効であることを保証するために、必ずその內(nèi)在する特殊な規(guī)則に順応して、次の原則に従わなければならない。法律の原則。事実に基づいて原則を求める。

第二節(jié)文書処理の手順と方法

一、文を受け取って処理する一般的な過程

文書処理とは、本庁の外部からの公文書に対する処置と管理活動をいう。

文書を受け取って処理する一般的な手順は、公文書の署名、公文書の登録、審査、分割、公文書の編集、作成、承認、引き受け、取扱、組織の回覧、催事です。上記の部分が完成したら、公文書の処理段階に入ります。

上記の一環(huán)は、辦理と管理の二つの基本的性質(zhì)によって、収支辦理と文收管理の二つの種類の活動に分けられます。前者は以下を含む。

　二、文を受け取って活動の方法の要點を取り扱います。

1.計畫する

部門の責任者または関係者が公文書を読んで分析し、提案的な処置意見を提出し、関係指導者の審査決定に供する。実際に補助的な政策決定活動を行うつもりです。目的は決定活動のために選択可能な方案を提供することです。すべての公文書は全部作成しなければならないというわけではない。

どうやって仕事をするつもりですか？

（1）まじめ公文書を研読する本當に相手の意図、問題の性質(zhì)と実態(tài)を明らかにする。

（2）意見は簡明に、具體的に、適切にし、提案を行うのは指示或いは提案であり、語気はその性質(zhì)と一致しているべきである。

（3）二つ以上の案を同時に提案する場合、傾向的な意見を前に置くべきである。

（4）意見はきちんとして、はっきりと「書類処理書」の該當する欄に記入し、作成者の名前と日付を記入しなければならない。

（5）公文書に関わる問題は比較的に処理しやすく、指導者の採用方案に自信がある時も直接原稿を作成して審査決定に供することができ、処理過程を加速する。

2.引き受けます

公文書を引き受けて注意すべきです。（1）関連法律、法規(guī)、方針政策及び上級機関の関連公文書を熟知し、公文書の內(nèi)容に関する業(yè)務を熟知し、指導者の意図を明確にします。

3.発注

引受人が公文書の引受狀況に即座にサインして、検査を待つことを忘れないようにします。

三、文を受け取って活動の方法の要點を管理します。

1.公文書の受取

規(guī)定の確認、點検、検査、署名の手続きを経て、各種のルートから公文書を受け取ること。

2.公文書登録

登録形式は主に簿式、カード式、連単式の3種類があります。

3.審査

下級機関から報告が必要な公文書を受け取ったら、秘書部門は審査を行うべきです。審査の重點：この機関によって処理すべきかどうか、行文規(guī)則に合致しているかどうか、內(nèi)容は國家の法律、法規(guī)及びその他の関連規(guī)定に合致しているかどうか、その他の部門または地域の職権に関わる事項はすでに協(xié)議し、署名したかどうか、文書の種類の使用、公文書の書式は規(guī)範化されていますか？

4.分割処理

公文書の重要度、各部門の職責分業(yè)及び関連制度によって公文書を関連指導者に発送し、関係部門は周知の上処理する。分辦の本質(zhì)は公文書の運行方向を確定するためで、それは公文書が正確で、迅速で、効果的に実質(zhì)的に処理する重要な仕事を得ることができるかどうかを関係するのです。

5.公文書抜粋

重要公文書に対する投書前の加工を指し、要約や要約の作成、概要の作成、関連データの収集などを含む。目的は公文書の取り扱いに便利を提供し、処理時間を節(jié)約することです。

6.回覧の組織

獨立または少數(shù)の公文書が複數(shù)の部門または複數(shù)の人に読まれて処理される場合に、公文書を彼らの間で効果的に伝達し、読んでもらう活動を指す。回覧に注意すべきです。(1)合理的な回覧ルートの形式を選択し、樹型、輪型、星型の中で公文書の回覧に適したのは樹型です。

7.催促

引受期限と要求に基づいて公文書の引受過程に対して行う督促と検査活動をいう。仕分けと催促の二形式。催促する時に注意しなければなりません。（1）催事の範囲を正確に決めて、重點を保証します。（2）高い時間効果と利益の観念があります。（3）土地によって様々な催事方式を採用しなければなりません。（4）厳格性と権威性を強化します。

　　第三節(jié)文処理プログラムと方法

一、文書処理の一般的なプロセス

文書処理とは、役所の內(nèi)部で公文書を作成するために行われる創(chuàng)制?処分?管理活動のことです。文書処理手順は不可逆性と強い決定性を持つ。全體のプログラムは三つの段階に分けられます。

（1）原稿の形成は、原稿の作成、商談、原書の作成、署名を含む。（2）公文書の作成は、発注、寫字、校正、捺印または署名を含む。上記の手続きが完了したら、公文書の処理段階に入ります。

二、文を出して活動の方法の要點を処理します。

（1）原稿作成（詳細は章を參照）。

（2）商談します。公文書の內(nèi)容が他の関連する同級または所屬機関または部門の職権範囲に及ぶ場合、その同意または協(xié)力を得る必要がある場合に行う協(xié)議活動をいう。主な役割は公文書の合法性を維持することです。有効性、政令の統(tǒng)一性。

（3）原案。発行前に秘書が原稿に対して行った全面的な検査作業(yè)を指す。

（4）サインします。機関の指導者または専門権限を與えられた部門の責任者が原稿の最終審査に承認した後、正式に原稿を作成し意見を出し、氏名、日付を記入する活動を指す。原稿は署名を経て原稿になる。署名はほとんどの公文書の発効に必要な條件です。署名は正札、代理署名、署名（署名）、署名などの數(shù)種類があります。

（5）署名する。公文書を発行する指導者が直接に正式に発行し使用する公文書の正本の落款所で名前をサインする活動を指す。

三、文を出して活動の方法の要點を管理します。

(1)注發(fā)。つまり、定稿が形成された後に、注文書を書いて印刷する活動です。

（2）校正。原稿と様式の設計要求を基準にして、ゲラや転寫済みの書類を全面的にチェックします。公文書の校正に適した方法としては、學校法、折校法、學校法があります。

（3）捺印する。書類に捺印します。

（4）別裝する。規(guī)定により具體的に配付とパッケージの活動を行う。

(5)発行します。包裝済みの公文書を受文者に適切に伝えること。直接送る以外に、普通郵便、機械通信、機要交通、公文交換、電気通信などの間接通路を通して伝えることが多いです。

第四節(jié)公文書の処理を終了する。

一、公文書を処理し終わった主な活動

文書処理と文書処理の過程で公文書を処理する活動があります。主に以下を含みます。

ファイルを作成します。

二、公文書の払戻しの範囲と手続き

退去が必要な公文書には、極秘公文書、重大な誤謬があった公文書、明命撤回された公文書、意見募集や検閲だけの公文書、本人の検閲を経ていない指導者の演説原稿、発文機関が退去を指定する公文書などがあります。

三、公文書の廃棄範囲と方式

廃棄すべき公文書：保存価値のない公文書、必要な重い公文書を殘す必要がない。不即行の消滅によって、機密と重大な損失をもたらす公文書。一般的な公文書の下書き、印刷によって形成されたゲラ、印刷版など。秘密文書の廃棄は指定の場所に行って二人以上で取消し、極秘文書（暗號電報を含む）を廃棄して登録しなければならない。

四、ボリュームファイリング

本機関の活動を反映するものは、利用価値を調(diào)べる既に処理済みの公文書資料は、いずれも立巻の範囲內(nèi)にある。論文を作る時、公文書に対して科學的で効果的な分類、組み合わせ、編目を行います。