公文書処理事務(wù)室の仕事の重要な內(nèi)容であり、秘書が指導(dǎo)者のために參謀と助手になる重要な面である。新しい情勢、新しい任務(wù)に直面して、どのように公文書処理の仕事をしっかりと行いますか？実踐と思考を通じて、筆者は以下のいくつかの方面を重點(diǎn)的に把握しなければならないと考えている。

一、公文書の時効を重視する

公文書処理の仕事には強(qiáng)い時効性がある。すべての公文書には時効があり、公文書は特定の時間內(nèi)にしか効用がない。昔の人は「言はその時、一字千金、言はその時を背にして、一文の値打ちもない」と言った。秘書官は公文書処理の仕事の中で時間観念を強(qiáng)化し、すべての公文書に対して適時に処理しなければならず、全體の公文書処理の過程は引きずらず、圧迫せず、間違いなく、漏れない。同時に公文書の性質(zhì)と內(nèi)容に基づいて、軽重緩急、緊急件緊急、特別件特別を正しく區(qū)別し、緊急件、要件の優(yōu)先処理を保証しなければならない。公文書処理活動の中で科學(xué)的かつ効果的な管理を?qū)g施し、文書処理プログラムを簡略化し、不必要な繰り返し過程を減少し、閲覧者に対して閲覧時間を規(guī)定し、督促検査を強(qiáng)化し、公文書の運(yùn)行周期を短縮し、適時、適時、効率的にすべての公文書を処理しなければならない。

二、確保公文書の安全

公文書の安全を保証することは公文書処理の政治的な內(nèi)在的な要求である。公文書処理の仕事は常に大量の機(jī)密事項に接觸しており、仕事中に機(jī)密漏洩事故が発生すると、結(jié)果は想像にたえない。特に新しい情勢の下で、ハイテク技術(shù)の急速な発展に伴い、機(jī)密漏洩の方式、ルートはますます多くなり、機(jī)密を盜む手段はますます高くなり、安全秘密保持の情勢はますます厳しくなり、毛沢東同志が言ったように、「機(jī)密を保持し、慎重で慎重である」、「九分半はだめ、九分九もだめ、非常にだめでなければならない」。秘書官は公文書処理の仕事の中で、絶えず安全秘密保持意識を強(qiáng)化し、公文書の管理を強(qiáng)化し、紛失、破損、機(jī)密漏洩がないことを確保しなければならない。一伝達(dá)過程における公文書の安全を保証しなければならない。公文書の伝達(dá)過程では手続きを厳格に履行し、隨時公文書の行方を把握し、盲目的な伝達(dá)を避ける。公文書回覧は秘書部門を中心に縦方向に伝達(dá)しなければならず、回覧品が暴走し、失われないように、閲覧すべき人の間で橫方向に伝達(dá)することは許されない。文書の発行レベルに厳格に基づいて機(jī)密文書の読解範(fàn)囲を限定し、勝手に範(fàn)囲を拡大せず、文書の発行レベルと実際の知覚範(fàn)囲の一致性を保証する。二公文書の保管上の安全を保証しなければならない。公文書は専門の守秘棚に保管し、安全で信頼性を確保しなければならない?！笜O秘」レベルの文書はコピーせず、編集せず、書き寫さない、「機(jī)密」レベル、「秘密」レベルの文書の複製を厳格に制御し、仕事のために複製する必要がある場合は、承認(rèn)手続きを厳格に履行し、機(jī)密レベルの文書の管理方式に従って機(jī)密レベルの文書コピーを管理する。三廃棄過程における公文書の安全を保証する。機(jī)密レベルの文書を廃棄するには、詳細(xì)に臺帳に登録し、承認(rèn)手続きを履行し、2人以上が監(jiān)督し、機(jī)密レベルの文書を廃棄物として処理することは絶対に許されない。

　三、品質(zhì)第一を堅持する

　　秘書の仕事人員は終始品質(zhì)第一の原則を文処理の全過程に貫徹することを堅持し、仕事に精進(jìn)し、サービスレベルの平和を絶えず高めなければならない。1つ目は、公文書処理のすべての段階で正確で信頼性が高く、間違いがないことです。內(nèi)受外発公文書は、細(xì)心の登録、番號、そして登録分類がきちんとしており、項目の記入がそろっており、引継ぎ署名手続きが完備している。公文書の登録後、及び立案意見を提出し、指導(dǎo)者に提出して認(rèn)可し、立案意見は正確で、適切で、実行可能で、提示、事前案、參考の役割を果たすべきである。指導(dǎo)者が認(rèn)可した後、指導(dǎo)者が認(rèn)可した意見を真剣に理解し、文書を正確に回覧し、よく伝え、漏れないようにする。秘書官はまた、本部門が公文書の材料を送受信することを心得ており、本部門の仕事の性質(zhì)と事務(wù)明に基づいてボリュームアーカイブの範(fàn)囲を確立し、いつでも選別し、整理し、分類がはっきりし、保管が上手で、一旦指導(dǎo)者が必要とすれば、すぐに調(diào)べることができ、取り出すことができる。第二に、公的処理の中で催促とフィードバックを強(qiáng)化する。公文書処理は簡単な「送受信」ではなく、それは機(jī)関の仕事の重要な面であり、黨と國家の方針政策の実施と政令の円滑化に直接関係している。公文書処理の仕事をしっかりと行うには、「受信」と「送信」に留まらず、公文書処理の仕事を通じて各決定をよく貫徹し、実行させなければならない。催促は公文書処理の効率を高め、意思決定を推進(jìn)する重要な手段である。そのため、私たちは公文書処理の中で催促の一環(huán)を強(qiáng)化し、規(guī)定の時限に基づいて引受人に督促し、引受事項に対して検査を行い、誤時と誤事を防止しなければならない。催促にしっかりと取り組むと同時に、多くのルートを十分に利を得てフィードバックの仕事をしっかりと行い、何事にも返事があり、一つ一つにめどがあり、確実に仕事がループを形成し、効果的に運(yùn)行するようにしなければならない。第三に、公文書処理の仕事では効果性を重視しなければならない。事務(wù)部門は毎日大量の公文書の資料を受け取って、もしこの公文書をすべて指導(dǎo)者に提出するならば、指導(dǎo)者が見ることができないだけではなくて、またいくつかの公文書の閲覧許可に影響します。秘密工作員は「砂里で金を洗う」、「精を取る」という仕事を上手にし、適時に公文書の選別、分類を行い、重要で価値のある文獻(xiàn)材料を指導(dǎo)者に提供しなければならない。公文書の処理過程では、さまざまな狀況があり、秘書官は規(guī)定の手順に従って処理するだけでなく、実際の狀況に基づいて霊的に把握しなければならず、簡単に寫真を撮って送ることはできない。

四、仕事の規(guī)範(fàn)を厳守する

公文書処理は厳密で一貫性の強(qiáng)い仕事であり、この仕事を整然と効率的に稼働させるには、仕事の規(guī)範(fàn)を厳守し、各環(huán)の仕事を要求に合致させなければならない。章立制を建設(shè)するには、手続きがそろっている。公文書の接點(diǎn)処理、利用管理、回覧借用、催促フィードバック、廃棄物の整理、書類の保存などの面での制度を確立し、健全にしなければならない。また、文書受取登記簿、文書送付登記簿、公文書回覧クリップ、公文書閲覧発行書、廃棄公文書廃棄書などを設(shè)立し、公文書処理の関連制度とセットにしなければならない。二良好な作業(yè)秩序を確立しなければならない。受信、登録、配送、運(yùn)転、立巻、アーカイブの全プロセスにおいて、実行を秩序化する。各作業(yè)の一環(huán)として、例えば、公文書回覧の過程で、回覧品を渡す順番は先に主要指導(dǎo)者を伝えてから主管者を伝えて、それから他の指導(dǎo)者と関係部門を伝えて、回覧品を渡すには先に主管指導(dǎo)者を伝えて、後で主要指導(dǎo)者を伝えなければならない。指導(dǎo)者に文書を送付する際には、文書の內(nèi)容の重要度に応じて順序を決め、急ぎのもの、要件を上に置き、知識を下に置くことで、指導(dǎo)者が重要なこと、重要なことを優(yōu)先的に処理するのに便利である。書類の保管には、來文単位で保管し、同じ単位の來文保管には文號順に保管しなければならない。これにより、照會利用に便利である。三公文書処理において、各仕事の一環(huán)と持ち場の秩序ある連結(jié)をよくしなければならない。公文書処理の全體の流れはいくつかの作業(yè)段階と持ち場を経なければならず、どの段階と持ち場に閉塞が生じても、公文書の効能の発揮に影響を與える。これにより、私たちは持ち場の分業(yè)と責(zé)任を明確にすると同時に、各持ち場間の密接な協(xié)力と協(xié)力を強(qiáng)化し、各段階、各持ち場間を秩序正しく連結(jié)させ、自由に稼働させることが求められている。

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