電子ファイルの検索は利用方式と伝統(tǒng)ファイルが違います。一定の條件に適合しているだけで、利用者は電子ファイルセンターまたは電子ファイル館の會(huì)員として登録できます。會(huì)員は遠(yuǎn)隔登録などの方式で、電子ファイルセンターを通じて身分を確認(rèn)し、閲覧権限を確定して許可を得た後、関連の電子ファイルの情報(bào)を調(diào)べられます。そして、閲覧登録と検索費(fèi)用を納めます。

電子ファイルのアーカイブ時(shí)間は伝統(tǒng)ファイルとは違っています。電子ファイルのファイルはファイルが解決した後に隨時(shí)保存してもいいです。あるいはある時(shí)間の周期でまとめてファイルを保存して、ファイル形成部門がネットを通じてファイル部門に転送して、電子メールで署名して認(rèn)証を封じて、ファイルスタッフが登録を受信して、事由の原則によってファイルの分類番號(hào)を與えて、アクセス制限レベルを設(shè)定して、將來ユーザーが利用を探すためです。このようにいつでもファイルを保存して、一方ではファイルが遺失して帰ることを免れることができて、ファイルの保存率と完備率を保証して、一方では電子のファイルの自身の特徴にも合って、急速に便利で、またファイルの流失とウィルスの破壊を免れることができます。

電子ファイルの保存方法は伝統(tǒng)ファイルと違っています。電子ファイルは採(cǎi)用により電子コード技術(shù)変更を編集して痕跡を殘さないことができます。キャリヤーは固定できません。いくつかの鑑別文書の原始証憑性の肝心な情報(bào)も変更できます。これらは電子ファイルの原始証憑性判別を複雑で困難にします。そのため、電子ファイルは形成過程において隨時(shí)行われます。デジタル署名情報(bào)認(rèn)証、身分証明書の検証と暗號(hào)化保護(hù)は、ファイルの転送、処理中にエラーが発生しないように保証し、ファイル部門が受け取った電子ファイルの原生性、真実性と正確性を確保し、電子ファイルの法律的な証拠地位を保証する。

　　電子ファイル保管方法は伝統(tǒng)書類と違っています。電子ファイルのキャリアは老化しやすく、変質(zhì)しやすく、情報(bào)マルチメディア、新たな保存媒體の発生と発展は、いずれも電子ファイルの長(zhǎng)期的な読み取り可能性に影響します。ファイル部門は電子ファイルを受信した後に紙のアーカイブを印刷してバックアップを行うことができますが、最終的な解決方法はやはりコンピュータ技術(shù)の発展とファイル形成部門の協(xié)力が必要です。ファイル部門は電子ファイルを受信した後、ファイルをフォーマット変換して、受信した電子ファイルを通して保存します。

電子ファイルの分類、目録などの管理方式は伝統(tǒng)のファイルと違っています。電子ファイルの特殊性により、ファイル一級(jí)の管理が可能となりますので、ファイル部門はファイルを受信すると同時(shí)に、ファイルごとに一意のファイル番號(hào)を作成し、該當(dāng)する分類番號(hào)とファイル番號(hào)を提供し、上下関係に基づいて、関連ファイル番號(hào)を提出し、ファイルを作成すると同時(shí)に、テーマワードの引用、記録を行うことができます。技術(shù)條件が許容されている場(chǎng)合は、多角的、全方位的な検索ツールを作成して照會(huì)情報(bào)を検索しやすくなります。ユーザーは文書の分類番號(hào)またはテーマ語を提示するだけで、相応の書類と関連する上下関係の文書と添付ファイルを探し出すことができ、ファイルスタッフの労働強(qiáng)度を大幅に軽減することができる。