提案書(shū)、宣伝原稿、講演原稿、提案、手紙などのように、これらの伝統(tǒng)的な文種は問(wèn)題の中で異なっている回答要求を持っていますが、すべての公文書(shū)と応用文はすべてその宗派から離れません。その本文の部分は全體として三つの部分に分けられています。それぞれは、文を発すること、発文すること、終了することです。

一般的には、公文書(shū)、応用文は別段の結(jié)末をつけずに直接終了すればいいです。しかし、いくつかの文種が特殊で、終わりの言葉が必要です。例えば、提案書(shū)の終わりには希望の呼びかけがあります。また、通知があります。その終わりには通?！袱长长扦椁护筏蓼埂工趣胜辘蓼?。手紙は招待狀の場(chǎng)合、「ご光臨をお願(yuàn)いします」となります。返書(shū)結(jié)びの言葉は「ここでご返事します」で、質(zhì)問(wèn)狀ならば、結(jié)びの言葉は「特にここでお聞きします」です。

公文書(shū)を書(shū)く目的、背景、根拠。一般的には、文章を書(shū)く理由は二つの場(chǎng)合に書(shū)くことができます。一つは上級(jí)精神であり、一つは現(xiàn)狀分析である。例えば、問(wèn)題干は私達(dá)に「養(yǎng)老活動(dòng)の推進(jìn)に関する提案」を書(shū)くように要求しています。材料の中に政策文書(shū)が出たら、上級(jí)精神が養(yǎng)老活動(dòng)を推進(jìn)するように要求しています。この時(shí)、私達(dá)の文書(shū)の発行事由はこの政策書(shū)類(lèi)を書(shū)き出すことができます。資料の中に上司の精神がなければ、現(xiàn)狀を述べています。

そしてこれを上役精神あるいは現(xiàn)狀を繋げて、式の冒頭または目的式の冒頭によって書(shū)くことができます。式の冒頭には「経」、「根拠」、または「根拠」などの語(yǔ)句で接続すること、目的式の冒頭には「為」または「為」の語(yǔ)句で接続すること。もちろん、上級(jí)者の精神と現(xiàn)狀の分析は同時(shí)に存在することができます。

文章を書(shū)くことは主に文の種類(lèi)によって決められます。提案書(shū)があれば文書(shū)を送る事項(xiàng)提案事項(xiàng)、つまり対策措置です。改善通知書(shū)の場(chǎng)合、文の內(nèi)容は改善事項(xiàng)であり、例えば、ある「高汚染、高エネルギー」企業(yè)に改善をさせる場(chǎng)合、事項(xiàng)の中で企業(yè)にどのように整頓させ、改善させるかを書(shū)く。もし會(huì)議でその発注事項(xiàng)を通知するなら、通知事項(xiàng)、つまり會(huì)議の時(shí)間、場(chǎng)所、內(nèi)容、および注意事項(xiàng)などである。

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各部門(mén)、部門(mén)との間でファイルを転送する時(shí)、パソコンの使い方によってオフィスソフトがインストールされています。重要な書(shū)類(lèi)、材料がスムーズに読み取れなくなり、仕事に支障が出て、貴重な時(shí)間がかかりました?，F(xiàn)在、アップグレードを通じて、これらの異なる保存形式、異なるソフトウェアバージョンの電子公文書(shū)を異なるIEブラウザで統(tǒng)一的に読み取り、効率的に伝送し、高効率のペーパーレスオフィスに大きな役割を果たしているシステムがあります。

このシステムは燕山大學(xué)コンピュータソフトウェアセンター有限公司が開(kāi)発した「電子公文交換システム」です。このシステムは文書(shū)の回覧、公文書(shū)の受信、電子公文書(shū)のインターネット回覧、文書(shū)の保存などの機(jī)能を一體化しています。今年、同社はこのシステムをJAVA版にアップグレードし、システム內(nèi)にアップロードされたファイルを統(tǒng)合して互換性が強(qiáng)く、ソフト依存性がより弱いSWF形式に変更しました。

システムがアップグレードされた後、IEブラウザに対する互換性が非常に強(qiáng)いので、ユーザがどのブラウザを使っても、私たちのシステムで電子公文書(shū)を確認(rèn)できます。燕山大學(xué)コンピュータソフトウェアセンター有限會(huì)社の技術(shù)監(jiān)督の高冬雪さんは記者に言いました。システムがアップグレードされた後、行政事務(wù)員が公文書(shū)を受け取るのに非常に便利になっただけでなく、電子公文書(shū)の機(jī)密性も大幅に改善されました。アップグレードされた「電子公文インタラクティブシステム」は、駆動(dòng)不要のドライブフリーキーを裝著し、USBに秘密鍵を設(shè)置し、秘密鍵を持っているU(xiǎn)SBの人だけがシステムに入ってファイルを確認(rèn)することができます。また、閲覧後はローカルコンピュータに何の痕跡も殘さず、一部のファイルの機(jī)密保持を保証します。また、電子印鑑の普及に向けて、燕山大學(xué)コンピュータソフトウェアセンター有限公司は電子印鑑を秘密鍵に置いています。秘密鍵を通じて、システムで電子印鑑を使うことができます。電子印鑑管理の規(guī)範(fàn)性を高めました。

電子公文書(shū)のページで、記者はまた棒狀の二次元コードが印刷されていることを発見(jiàn)しました。これはシステムがアップグレードされた後、特に公文書(shū)の二次元コード機(jī)能が加わりました。文書(shū)を受け取ったスタッフはスキャン裝置を利用して、二次元コードをスキャンすると、この電子公文書(shū)のファイルタイトル、文號(hào)、発文日付及び文書(shū)単位、文書(shū)収集日付が得られます?，F(xiàn)在、アップグレードされた「電子公文交換システム」はすでに秦皇島市港區(qū)區(qū)委員會(huì)、海港區(qū)教育局など多くの機(jī)関で使用されています。