公文書の審査とは公文書の下書きが機(jī)関の指導(dǎo)者に送付する前に、公文書の內(nèi)容、様式に対する全面的な審査と検査を行うことです。

公文書の審査も公文書処理の重要な一環(huán)の一つです。

役所の日常の仕事の中で、公文書の審査は普通は機(jī)関の秘書の部門の責(zé)任者あるいは指定して経験があったので、高いレベルの秘書の人員を持って行って、これは公文書の品質(zhì)を確保する“関所を管理します”の仕事です。

同時(shí)に、核を通じて、機(jī)関の指導(dǎo)者が書類を?qū)彇摔筏郡?、修正したりする時(shí)にかかる時(shí)間と労力を節(jié)約することができます。

公文書の審査は、公文書作成の要求に基づいて審査を行うほか、各級機(jī)関のオフィス（室）は公文書を指導(dǎo)者に送る前に、真剣に審査を行うべきです。

審査のポイントは、文書が必要かどうか、公文書の內(nèi)容、文字の表現(xiàn)、文種の使用、書式などが関連規(guī)定に合致しているかどうかです。

具體的には、公文書の審査は「六査」を行う必要があります。

（1）文章が必要かどうかを確認(rèn)し、何の名義で文を書く。

行文は減量の原則に従いますが、発送してもいいですか？

一般的には、口頭で伝えたり、面談したり、電話ではっきりした事項(xiàng)を答えてもらえます。書面で文を書いてはいけません。手紙や電報(bào)で問題を解決できるなら、正式な公文書は送らないです。

いくつかの業(yè)務(wù)部門が起草した原稿は、內(nèi)容が似ていたり、関連していたりする場合、単獨(dú)で文を発布するのではなく、共同で文を発布する形式を取ることができる。

同時(shí)に、公文書の主送、寫し単位と範(fàn)囲も明確にします。

（2）原稿の內(nèi)容は法律、法規(guī)と政策及び上級の関連規(guī)定と一致しているかどうかを調(diào)べ、平行機(jī)関と本部門の既存の規(guī)定と矛盾しているかを確認(rèn)する。

原稿を?qū)彇摔筏粕鲜訾蚊軤顩rを発見したら、確実に解決しなければならない。でないと、文書を発送したら、文書を受け取る機(jī)関を混亂させ、仕事上の混亂を引き起こすかもしれない。

もし狀況と仕事の発展によって、十分な理由があって、新しい書類を作成する場合、當(dāng)機(jī)関の職権範(fàn)囲が決定した場合、文書の中で説明すべきです。

以前の規(guī)定を同時(shí)に廃止し、上級機(jī)関の職権範(fàn)囲で決定された問題については、先に指示や提案を提出し、上級機(jī)関が決定または承認(rèn)しなければならない。

下級機(jī)関は中央の方針政策や上級の文書精神に抵觸する公文書を勝手に自制してはいけない。

送信されたファイルも無効です。

（3）要求と措置が具體的であるかどうかを確認(rèn)し、確実に実行できる。

まず、原稿の政策要求が明確であるかどうかを確認(rèn)します。

例えば、指示、決定、條例、規(guī)定などの指導(dǎo)性、法規(guī)性公文書の內(nèi)容は、問題の許容と提唱に対してどのようにしてはいけないか、どのようにしてはいけないか、どのようにしてはいけないか、はっきりした線引きをしていますか？

このようにして、公文書を収集する機(jī)関が文書の規(guī)定と原則精神を理解し実行する中で困難が発生し、不必要な誤りが発生することを避けることができる。

次に、原稿の提出した措置が確実に実行できるかどうか、提出した根拠が十分かどうか、どのように実行しますか？

（4）他の部門または地域の職権範(fàn)囲にかかわる問題を調(diào)べて協(xié)議し一致し、かつ調(diào)印したかどうかを確認(rèn)する。

他の部門や地域の問題に関わる文書を作成する主催部門は、必ず主導(dǎo)的に関連部門と協(xié)議し、一致意見を得てから実行可能な文を提出しなければならない。もし相違があれば、主催部門の主要責(zé)任者が顔を出して協(xié)調(diào)しなければならない。

現(xiàn)在、確実に関系を把握していないのは主に以下のような表現(xiàn)があります。

①いくつかの部門の問題に関して、主催者は事前に関係部門の意見を聞いていないで、直接上へ

直接多頭分送機(jī)関の主要責(zé)任者でさえあります。

関係機(jī)関の意見が一致しない時(shí)、公文書は往復(fù)して運(yùn)行して、仕事を誤解して、団結(jié)にも影響しました。

②いくつかの部門が協(xié)議を経て解決できる問題について、一部の部門は自発的に関係機(jī)関と連絡(luò)しないで、どう解決するかを相談するのではなく、それぞれの部門の立場から考えて、それぞれ上級機(jī)関に承認(rèn)を求める。

③一部の下り文書は、他の部門や地域の問題について協(xié)議せずに下に発送し、結(jié)果として下級機(jī)関が実際に実行しにくくなり、文を送る機(jī)関に仕事上の受動的な影響を與えた。

これらの問題はすべて厳格な審査を経ていないためです。

したがって、文書の內(nèi)容が他の部門の問題に及ぶ場合、審査時(shí)に必ずもう一度実行し、同意を得たかどうかを確認(rèn)し、署名を経てから、上級指導(dǎo)者に発行してもらう。

（5）文字の表現(xiàn)が正確かどうか、簡潔か、筋道がはっきりしているかどうかを調(diào)べ、句読點(diǎn)の使い方が正しいか、文字の書き方が正しいかを確認(rèn)する。

（6）公文書の書式が規(guī)定に合っているかどうかを調(diào)べる。

公文書の書式の審査は、主に以下を含む。

①書類の種類の使用が適切かどうかを調(diào)べる。現(xiàn)在、公文書の名稱の使用が不適切な現(xiàn)象は注意を喚起しなければならない。

②公文書のタイトルが文書の內(nèi)容を正確に表現(xiàn)できるかどうかを調(diào)べる。

③公文書の書式設(shè)定が適切かどうかを調(diào)べる。

秘密等級、緊急度、送信範(fàn)囲などの表示は合理的かどうか、標(biāo)準(zhǔn)的な様式の原稿用紙などを使うかどうか。

以上の「六査」で発見された問題は、一つ一つ確実に直さなければなりません。

原則的な問題と具體的な業(yè)務(wù)問題に屬しています。原書人は意見を提出して請負(fù)部門に修正したり、引受部門と共同で修正を研究したりできます。文字表現(xiàn)上の具體的な問題に屬しています。

不手際な書きや修正が多い原稿は清書してから機(jī)関のリーダーに発行してもらうべきです。