長(zhǎng)年職場(chǎng)にいた「老江湖」として、実はずっとこのような文章を楽しみにしています。簡(jiǎn)単に「プロフェッショナルに見(jiàn)えるメール」を書(shū)くことができます。

どの社員にとっても、プロのメールは一種のものです。會(huì)社のマナー。これは自己の教養(yǎng)の程度を體現(xiàn)しているだけではなくて、あなたの會(huì)社のイメージを代表するのです。特に就職活動(dòng)中の若者や、新入社員にとっては、より専門(mén)的な顔でメールのやり取りをすることが重要です。

今日は社會(huì)に出たばかりの「新人」に役立つように、以下のような小さな意見(jiàn)を述べました。

　　テクニック1:メールの送出——Toとは、CC（CC）とは、BCC（密送）とは何ですか？

多くの人が誰(shuí)が「會(huì)話の相手」なのか分からないことを発見(jiàn)しました。彼らのメールはいつも「To」の人が多くて、結(jié)局メールには誰(shuí)も答えられませんでした。

（1）「To」の人

分かりやすいのは「あなたが話している相手」ですが、この「すでに明らかになっている人」以外にも、直接に関わっている人や、このことと密接に関係している人、またはあなたの上下関係の人がいるかもしれません。

（2）CCの人

CCは「彼にこのことを知ってもらいたいが、彼とは直接的な責(zé)任関係がない」という人で、通常相手はあなたの直屬の指導(dǎo)者か、あなたのToの直屬の指導(dǎo)者か、部門(mén)を橫斷する可能性もありますが、この任務(wù)に直接関係しない人は彼に知ってほしい対象です。

（3）BCの人

BCCは特定の彼に知ってもらいたいが、メールの関係者には知らせたくない。これは注意して使います。BCを経験した人がメールをよく見(jiàn)てくれませんでしたから。これは恥ずかしいことですので、特別な理由がない限りForwardを使用することを勧めます。

注意事項(xiàng)：

（1）多くの人がグループを使ってメールを送るのが好きです。個(gè)人的にはグループ內(nèi)のすべての人をよく知っていない限り、グループで送らないほうがいいと思います。これで一部の人がメールに関係ない狀況を受信するのを避けることができます。

（2）できるだけToを望む同僚の直屬の主管者を「To yu List」に置かないようにしてください。これは相手と平等であるという意味であり、またあなたが意図していることは直接に相手の主管者に実行してもらったり、責(zé)任を取ったりします。特別な理由がない限り、CCを入れてください。

　　テクニック2：メールのタイトル

メールのタイトルは一目瞭然です?！钢髦肌?「敘述」のように書(shū)くことをおすすめします。例えば「【ニュース原稿】メールの趣旨を簡(jiǎn)単に把握する」。ここでは、「新聞原稿」は主旨部分で、「気軽に…」より詳細(xì)な敘述である。

（1）タイトルの主旨

メールを見(jiàn)やすい人は、どれのメールなのか一目で分かりますし、関連業(yè)務(wù)を擔(dān)當(dāng)する人はすぐに知ってメールを読みます。

検索に便利です。多くの人がメールボックスに橫になっていますので、特定の內(nèi)容のメールを探したい場(chǎng)合、「主旨」のキーワードを使って関連メールを全部選別してくれることが分かります。これは主管級(jí)の人にとって本當(dāng)に使いやすい機(jī)能です。

（2）タイトルの敘述

タイトルの敘述部分は、10文字以上は使わないようにしましょう。文字?jǐn)?shù)が多いので、逆にアクセントがつかめない人もいません。簡(jiǎn)潔な敘述はメールをとてもよく見(jiàn)えるようにすることです。専門(mén)の一つのコツです。

　　テクニック3：メールの本文

(1)受取人

英語(yǔ)では「Dear」や「Hi」や「ハロー」を始めとしますが、中國(guó)語(yǔ)では「○○長(zhǎng)官」や「○○さんこんにちは」といった敬稱がよく見(jiàn)られます。敬語(yǔ)がないと「命令口調(diào)」や「対等地位」などの誤解が生じやすいからです。だから宛名には注意が必要です。

もしできるなら、必ず受取人を明確にしてください。受取人が明確になってこそ、相手が返信して実行できるようになります。メールの中で一人以上の人が異なる任務(wù)を擔(dān)當(dāng)する場(chǎng)合は、區(qū)切りをつけて書(shū)いてください。

(2)主な內(nèi)容

メールの主な目的は、実行する內(nèi)容を相手に素早く把握させることです。以下の2つを保証する必要があります。

メール本文の內(nèi)容は800字を超えないでください。800字が全部話せないなら、直接に意思疎通して、雙方が共通認(rèn)識(shí)に達(dá)したことを確認(rèn)してからメールしてください。

伝達(dá)が必要な內(nèi)容が複雑であれば、添付ファイルを提供することを提案します。その他の補(bǔ)助説明は、ネットワークリンクを提供します。

メールの內(nèi)容を箇條書(shū)きで説明できれば一番いいです。これはメールを見(jiàn)ている人に早く理解させることができます。

（3）細(xì)かいところに注意する

提供した添付ファイルが大きい場(chǎng)合があります。今は攜帯でメールを見(jiàn)ることに慣れている人が多いので、添付メールが大きすぎると、添付ファイルを単獨(dú)で「必要な人」に提供することを提案します。あるいはメールで「必要ならば、単獨(dú)で請(qǐng)求する」と説明していますが、特にメールTo&CCスタッフが多い場(chǎng)合は特にこの點(diǎn)に注意してください。

時(shí)々、メールの內(nèi)容をフォントの大きさや色によって表記したり、太字の斜體を使ったりする人がいます。個(gè)人的には、メールがめちゃくちゃに見(jiàn)えると思いますので、メールは2つの違った視覚形式の変化を超えないようにしてください。

　　テクニック4：末尾署名

署名は対外連絡(luò)員にとって非常に重要です。名前、職名、部門(mén)、電話、メールアドレス、會(huì)社のURLなどの個(gè)人情報(bào)が含まれています。今は多くの人が個(gè)人のQRコードを追加します。

署名は會(huì)社を代表するものですので、個(gè)人色の內(nèi)容や敘述は多くつけないでください。

以上の四つの點(diǎn)は私がまとめた「専門(mén)のメール」の書(shū)き方についての4つの速成技術(shù)です。個(gè)人的な観點(diǎn)だけなので、まだ手抜かりが多いと信じています。職場(chǎng)の牛人にももっと多く補(bǔ)充してもらいます。