會(huì)議に參加する人數(shù)によって、會(huì)議の受付の準(zhǔn)備の內(nèi)容が違ったり、會(huì)議の受付の仕方が違ったりします。

要求も違います。

まず會(huì)議の準(zhǔn)備です。

會(huì)議の規(guī)模に応じて、受付の仕様を決めます。

會(huì)議の通知と會(huì)議の日程を配ります。

會(huì)議通知は、招集者の名前や組織名、會(huì)議の日時(shí)、場(chǎng)所、會(huì)議のテーマ、會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、持參すべき資料、連絡(luò)先などを明記しなければなりません。

通知後に領(lǐng)収書(shū)を添付するように注意してください。招待された人が會(huì)議に參加するかどうか、會(huì)議に參加する予定の人が他の要求があるかどうかなどを確認(rèn)できます。

地方の會(huì)議參加者には、會(huì)議場(chǎng)所と宿泊ホテルに到著する路線図を添付します。

この路線図は外部の人が道を聞くのを避けました。

會(huì)議の日程は會(huì)議期間內(nèi)の毎日の具體的なスケジュールで、會(huì)議の狀況を知るための重要な根拠です。

その形式は文字でも表でもいいです。

それは會(huì)議の通知と一緒に発行できます。

選択

。

會(huì)場(chǎng)を選ぶには、會(huì)議に參加する人數(shù)と會(huì)議の內(nèi)容を合わせて考えます。

基準(zhǔn)を達(dá)成したほうがいいです。

第一：大きさは適當(dāng)にしてください。

會(huì)場(chǎng)が大きすぎて、人數(shù)が少なすぎて、空いている席が多すぎて、松が散って、參加者に不景気な感じを與えました。會(huì)場(chǎng)が小さすぎて、人數(shù)が多すぎて、集まって、田舎の人のようです。

だから、イギリスのチャーチル首相は「決して大きな部屋は使わない。ちょうどいい大きさの部屋だけが必要だ」と言っています。

第二：場(chǎng)所は合理的であるべきです。

歴史的に召集された會(huì)議は一時(shí)間か二時(shí)間で解散します。會(huì)場(chǎng)は參加者が集中するところに決められます。

一日以上の會(huì)議では、出席者が走り回らないように、できるだけ場(chǎng)所を決めて、參加者の住所に近くしてください。

第三に、付屬施設(shè)が完備されています。

會(huì)議員は必ず會(huì)場(chǎng)の照明、風(fēng)通し、衛(wèi)生、サービス、電話、拡聲、録音などを検査します。前回の會(huì)議はここで開(kāi)かれたので、問(wèn)題はないと思います。今回も同じようにうまくいくと思います。

損失の恐れがあります。

第四に、駐車(chē)場(chǎng)が必要です。

現(xiàn)代社會(huì)では會(huì)議を召集して、草履のペアと傘を持って會(huì)議に來(lái)る人はもう多くないです。

乗用車(chē)、オートバイは駐車(chē)場(chǎng)があってこそ、運(yùn)転できます。

會(huì)場(chǎng)のレイアウト。

會(huì)場(chǎng)の配置は會(huì)場(chǎng)周辺の裝飾と座席の配置を含む。

一般的に大きな會(huì)議は、會(huì)議の內(nèi)容によって、場(chǎng)內(nèi)に橫斷幕を掲げます。

入り口に歓迎と祝賀の標(biāo)語(yǔ)を張り出す。

會(huì)場(chǎng)內(nèi)に適當(dāng)な盆栽や盆栽を置くことができます。會(huì)場(chǎng)をより厳かにするために、議長(zhǎng)臺(tái)に國(guó)旗や黨旗を掲げたり、國(guó)章や會(huì)章を掲げたりします。

テーブルの上にティーカップや飲み物を置くなら、きれいに拭いて、綺麗に並べて、統(tǒng)一してください。

席の配置が會(huì)議のスタイルと雰囲気に合ったら、禮儀正しい順を重んじて、主に以下のような配置方法があります。

①円卓型。

丸いテーブルや楕円形のテーブルを使うなら。

このような配置は參加者が指導(dǎo)者と一緒にテーブルを囲んで座って、不平等な感じを取り除きます。

また、參加者は他の人の顔がはっきり見(jiàn)えるので、意見(jiàn)交換に有利です。

このような形式は1020人ぐらいの會(huì)議に適しています。

席次の手配は來(lái)客或いは上司と企業(yè)の指導(dǎo)及び同伴で面と向かって行うことに注意しなければならない。來(lái)賓の最高指導(dǎo)者は南向き或いは朝門(mén)の真ん中に座って、企業(yè)の最高指導(dǎo)者は上司と向かい合って座るべきである。

レベルの対角線に対して座る。

②口字型。

長(zhǎng)方形のテーブルを使うと。

この形式は円卓型より人數(shù)の多い會(huì)議に適しています。

③教室タイプ。

これは最も多く採(cǎi)用されている形式で、狀況伝達(dá)、指示を目的とした會(huì)議に適用されます。この時(shí)、參加者の人數(shù)が多いです。また、參加者の間で議論、意見(jiàn)交換は必要ありません。

このような形で、議長(zhǎng)席は聴衆(zhòng)席と向かい合って座ります。

議長(zhǎng)臺(tái)の席次は人の職務(wù)、社會(huì)的地位によって並べられています。

主席の席は第一列の真ん中の席を上とし、殘りは左を下と右を上とする原則で順次並べます。

準(zhǔn)備

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會(huì)議グループは會(huì)議の議題に関する必要な資料を用意しなければなりません。これらの資料は整理した後、ファイルに入れて參加者に配布します。參加者の閲読と発言準(zhǔn)備に便利です。

會(huì)議前の応対のマナー。

事前點(diǎn)検

これは準(zhǔn)備段階で考慮が行き屆かないところや不確実なところを補(bǔ)完するものです。

例えば、音像、書(shū)類(lèi)、錦旗などがそろっているかどうかを確認(rèn)します。

受付に早まる。

參加者が來(lái)る前に各自の部署に早めに入って、仕事の狀態(tài)に入るべきです。

普通の受付は以下のいくつかの部署に分けられます。

①サインします。

署名臺(tái)を設(shè)けて、1-2人の従業(yè)員を配して、接待の等級(jí)が比較的に高いと要求されたら、マナー嬢を派遣して負(fù)擔(dān)してもいいです。

臺(tái)北には筆と萬(wàn)年筆とサイン帳があります。

お客さんに萬(wàn)年筆を渡す時(shí)は、筆先を自分に向けて、ペンを両手で渡すべきです。

筆なら墨をつけて渡すべきです。

サインしたらもっと精致にして保存するべきです。

資料を配る必要があれば、丁寧に両手で渡すべきです。

受付は常に會(huì)議の主催者に人數(shù)を報(bào)告します。

②席を引く。

サインしてから。

會(huì)議の接待要員は禮儀正しく出席者を會(huì)場(chǎng)に引き入れて著席しなければならない。

重要な指導(dǎo)者に対してはまず休憩室を?qū)毪?、企業(yè)の指導(dǎo)者が自ら同行し、會(huì)議が始まる數(shù)分前にまた議長(zhǎng)席につきます。

③受付。

參加者が座った後、接待員はお茶を出したり、タオルや果物を渡したりして、參加者にいろいろな問(wèn)題を解いて、各種の要求を満たして、できるだけ行き屆いたサービスを提供します。

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