公文書は特定の機(jī)関が特定の公務(wù)を処理するために作られた特定の文字材料で、特殊な文體であり、その文章を書く過程にはいくつかの特殊な規(guī)則性があります。公文書の作成の構(gòu)想、配置、構(gòu)造それとも成文のロジックと內(nèi)容の上で、いくつかの基本的な規(guī)則に従わなければなりません。だから公文書を書くには、文字の通りがよく、観點(diǎn)と材料の統(tǒng)一、段取りがはっきりしていて、構(gòu)造が合理的である以外に、いくつかの「決まり」、つまり公文書の書き方を重んじなければなりません。

まず、公文書の書き方は合法的で正確で確実でなければならない。規(guī)範(fàn)とは公文書の書式、言語表現(xiàn)、記號の使用がすべて関連規(guī)定に適合していることを要求します。文法的規(guī)則論理ルールとは、新奇を標(biāo)榜することは許されない。合法すなわち公文書の內(nèi)容と形式及び公文書の形成を要求するプロセスは、國家の法律、法令、方針政策に適合し、上級の指示と規(guī)定に適合していなければならない。例えば実際の仕事では、機(jī)関の略稱を直接機(jī)関の代字として使っているところがあり、文號が長すぎる。

ある?yún)g位が文字番號を送る年は丸括弧「()」で囲まれています。標(biāo)準(zhǔn)の六角い括弧ではなく、「()」で囲まれています。字號と字體については、小さい3號を使うものもあります。小さい字體を使うものもあれば、楷書を使うものもあれば、黒體を使うものもあります。いくつかの公文書は文字番號番號の番號に違反して虛位を作っています。「××函［2007］001號」などの不正なフォーマットがあります。

正確には、公文書制度に対する意図と根拠を反映した具體的な內(nèi)容ごとの表現(xiàn)から、事実を求めるということは、公文書の內(nèi)容が実際の狀況から出発することができ、確実な客観的な対応性があり、実際の問題を解決するのに役立つ。例えば、一部の末端組織は上級機(jī)関に対して補(bǔ)助金の上り文を要求して、「指示を仰ぐ」の文種を「報告」の文種と誤用して、上級機(jī)関の「返答」が得られない。公文書のタイトルの中で誤って文種を使うと，往々にして公文書のあるべき厳粛さを失わせる.行文の役割や効率に深刻な影響を及ぼすものもある。

次に、公文書で書く簡明明晰、完全合體。簡潔とは、できるだけ簡潔な文字を使って、スムーズで、かつ筋道の通った豊かな內(nèi)容を明確に表現(xiàn)し、簡潔で包括的な內(nèi)容を?qū)g現(xiàn)することを要求するものである。明晰とは各種の原稿の筆跡を明確にし、字體は標(biāo)準(zhǔn)、整頓し、字がはっきりしない、混亂による誤謬を避けることである。公文書の書き方が不明瞭であることは以下の點(diǎn)に表れています。

(1)論理エラー。例えば、「全力を盡くして戦った結(jié)果、×局はすでに2007年度の目標(biāo)任務(wù)をほぼ超過達(dá)成しました」、「食堂は多くの野菜とジャガイモ、キュウリ、唐辛子を買いました?！?/p>

（2）方言の土語を?yàn)E用する「三さん」、「銭爺」、「大腕」、「お嬢さん」、「先生」など

（3）流行語を?yàn)E用して、例えば公文書の中に「追っかけ」、「アルバイト」、「クール」、「かっこいい」、「美女」、「531」、「521」、「584」、「1314」、「5211314」（一生一代一代で愛しています）、「つまみ」、「食事をサポートします。

完全にすなわち公文書の構(gòu)造が完備されていて、必要な內(nèi)容が漏れないようにして、公文書は特定の問題に対する受文者の認(rèn)識の不確実性を完全に効果的に解消し、コミュニケーションの回數(shù)を減らし、コミュニケーションの効率を高めることができるように保証します。合體はまず文體が正しく、公文書の特定の要求に適する表現(xiàn)をすることです。その次に、言語の運(yùn)用は適切で、特定の場所、対象の必要に合います。

再度、公文書の文章は厳格で秩序正しく、長持ちします。厳密とは公文書の要求である。構(gòu)造厳密で秩序があり、言葉遣いが厳密で、曖昧さを生まず、抜け穴がない。耐久性とは公文書の作成材料（主に紙の材料と筆跡の材料を含む）を要求し、公文書の有効物質(zhì)の存在を保証し、現(xiàn)行の執(zhí)行効果を十分に発揮させるとともに、書類に転換した後、歴史記録としてより長い歴史的効果を発揮する。

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