預(yù)訂住宿時(shí)，秘書(shū)要提供住宿者姓名、抵達(dá)時(shí)間及大概的離開(kāi)時(shí)間、需要預(yù)訂什么樣的房間，還應(yīng)說(shuō)清楚有什么特殊要求，如健身或運(yùn)動(dòng)設(shè)施，或者計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程通信設(shè)施。

★ 保證預(yù)訂

　　如果預(yù)訂需要有保證或者確定，秘書(shū)應(yīng)事先申明，這樣旅館就會(huì)在第二天結(jié)賬時(shí)間之前一直把房間留著，如果想取消預(yù)訂，也要在結(jié)賬之前打電話。

    
　　★ 結(jié)賬時(shí)間

　　詢問(wèn)旅館的結(jié)賬時(shí)間，在上司旅行之前，要把結(jié)賬時(shí)間放在備忘錄里面。如果秘書(shū)直接與旅館的某個(gè)人聯(lián)系，要問(wèn)清這人的姓名和預(yù)訂號(hào)碼，以便進(jìn)一步做預(yù)訂聯(lián)系。

    
　　★ 房間位置

　　如果上司有要求，預(yù)訂的房間要靠近電梯或者在大廳的中部而不是在最盡頭。盡量不要一樓。要住具有足夠安全保障的旅館，如侍者為顧客停車(chē)、鎖死插銷(xiāo)和電話號(hào)碼保密服務(wù)等等。有時(shí)還要根據(jù)上司的職別及享受的待遇，選擇有會(huì)客室的套房，以便上司開(kāi)展業(yè)務(wù)。

　　★ 確認(rèn)預(yù)訂

　　一定要得到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書(shū)面形式的證明，把確認(rèn)信附在上司隨身攜帶的那份旅行計(jì)劃后面。

　　★ 為大型會(huì)議預(yù)訂房間

　　應(yīng)直接與一家接待會(huì)議安排的旅館銷(xiāo)售經(jīng)理洽談。這種旅館可以為秘書(shū)提供很大的幫助，如安排團(tuán)體預(yù)訂房間、選擇合適的會(huì)議室和其他設(shè)施、處理其他瑣事等等。