宿泊を予約する時、秘書は宿泊者の名前、到著時間と大體の出発時間、どのような部屋を予約しますか？また、フィットネスやスポーツ施設、あるいはコンピュータの遠隔通信施設などの特別な要求がありますか？

★予約保証

予約の保証や確定が必要なら、秘書は事前に申告してください。そうすると、ホテルは翌日の會計時間まで部屋を殘しています。予約をキャンセルしたいなら、會計の前に電話します。

★決済時間

ホテルの會計時間を聞きます。上司が旅行する前に、會計の時間をメモに入れます。

秘書が直接ホテルの誰かと連絡したら、この人の名前と予約番號を聞いてください。

★部屋の位置

もし上司の要求があれば、予約した部屋はエレベーターやロビーの中部で一番端ではないです。

一階はなるべくやめてください。

十分な安全保障のあるホテルに泊まります。例えば、サービスマンがお客様のために駐車したり、ロックピンや電話番號の秘密保持サービスなどです。

上司の職責や待遇によって、応接室があるスイートルームを選んで、上司の業(yè)務を行う場合もあります。

★予約確認

ホテルの予約を確認するファックスや他の書面で証明してもらい、確認書を上司の攜帯する旅行計畫の後ろに添付してください。

★大規(guī)模會議のために部屋を予約する

ホテルの営業(yè)部長と直接に相談するべきです。

このようなホテルは秘書のために大きな助けを提供できます。例えば、団體の部屋を予約したり、適切な會議室や他の施設を選んだり、他の細かいことを処理したりします。