設(shè)置安全性

　　文檔的安全性問題，可以通過橫向和縱向的權(quán)限體系來解決。如前述每一個知識庫目錄都對應(yīng)著相應(yīng)的部門，找到知識庫目錄和公司部門對應(yīng)的映射關(guān)系，就可以通過橫向的權(quán)限設(shè)置來控制文檔。如財務(wù)相關(guān)的目錄主要是在財務(wù)部門來應(yīng)用;營銷相關(guān)的目錄下文檔由營銷和市場部門來應(yīng)用;業(yè)務(wù)部門發(fā)生的文檔主要在業(yè)務(wù)部門應(yīng)用。這樣可以避免部門之間交叉泄露的可能性。

　　其次縱向文檔權(quán)限的設(shè)置。知識管理系統(tǒng)可針對每一篇文檔設(shè)置相應(yīng)的安全級別。有些普通的文檔如企業(yè)文化、常用的規(guī)章制度等的安全級別是比較低的，是可以在企業(yè)內(nèi)部最充分共享的。而有些文檔如合同、財務(wù)相關(guān)的機密報表信息等只能在小范圍內(nèi)容共享，這樣就將其的安全級別設(shè)置得比較高。同樣還可以對系統(tǒng)中的每個用戶設(shè)置安全級別，將用戶的安全級別與文檔的安全級別對應(yīng)起來，這樣就把縱向的安全體系定義清楚了。

　　橫向的安全體系與縱向的安全體系結(jié)合起來就構(gòu)成了一個比較嚴(yán)密、規(guī)范、完善的文檔權(quán)限體系框架。在這個框架下，能夠保證企業(yè)里應(yīng)該看到某些文檔的員工都能看到這些文檔;不能看到某些文檔的員工也不會有將文檔泄露出去的機會。

　　知識管理文檔安全體系落實到每一篇文檔還有一些技巧，比如企業(yè)可以通過系統(tǒng)把一篇文檔的標(biāo)題、目錄、摘要和關(guān)鍵詞共享，讓所有的員工都能看到，但是這篇文檔的正文或全文是可以通過系統(tǒng)控制，而不是共享給所有員工的。這樣可以保證看到文檔信息的員工在必要的情況下能夠通過文檔的授權(quán)獲取到文檔的全文。