檔案文件傳統(tǒng)的整理方法比較繁雜，也難以掌握。大體有三難：一是分類難。制訂的分類體系往往不很科學(xué)，常常出現(xiàn)分類標(biāo)準(zhǔn)不一、類別互相交叉，違反邏輯和分類體系不穩(wěn)定等等問題;在實際的分類工作中，涉及兩個以上機構(gòu)，涉及兩個以上問題，問題交叉或綜合性的文件，難以歸類。二是組卷難。文件的特征多，有六七個，立卷要按文件之間的共同特征組合，但文件的共同特征，不易尋找，找到了也不好選擇，更難以做到有機結(jié)合和靈活掌握。分類之后，還要分作者、分通訊者，分級別，分地區(qū)，分問題，分載體，分名稱，分人物，分保管期限等等，七分八分，常常顧此失彼，甚至互相矛盾，就是“四分”也不容易做到“四注意”，甚至有時有些文件無類可歸、無卷可入。許多小單位文件數(shù)量少，根本無法照此組卷?，F(xiàn)在，一個磁盤錄入幾十份文件，一個光盤存入幾十甚至數(shù)百份文件，怎能把一個磁盤、一個光盤中的文件按問題等特征拆散開來分別組卷呢!三是擬制案卷題名難。卷內(nèi)一、二十份文件就有一、二十個不同的文件標(biāo)題，有的還有副標(biāo)題，要把這么多的文件標(biāo)題組成一個案卷大標(biāo)題，這就像把許多單眼組成一個準(zhǔn)確而又明亮的復(fù)眼，難度很大，尤其是在類別混雜、立卷特征不明確、問題不專一的情況下，擬制案卷題名的難度更大。許多內(nèi)容不一的文件標(biāo)題難以概括出一個準(zhǔn)確的案卷標(biāo)題，難以達(dá)到有機組合和高度概括，不是許多文件標(biāo)題的羅列和堆砌，就是概括得太空洞、太抽象了。造成分類組卷三難的原因：一是檔案文件本身的復(fù)雜性，特征多，內(nèi)容復(fù)雜，保管期限不一，形式多樣;二是檔案人員的認(rèn)識水平、文化程度與業(yè)務(wù)素質(zhì)不一，相同的檔案文件，會整理出不同的類別和不同的案卷，擬寫出不同的案卷標(biāo)題。當(dāng)然，傳統(tǒng)的整理方法有它的科學(xué)性和實用性，在檔案科學(xué)管理的發(fā)展過程中有其積極的歷史作用，它使檔案分門別類，一事一卷、一會一卷、一案一卷、一個問題一卷，類別清楚，問題突出，保管期限分明，便于管理和利用。但費時、費事，耗費大量人力和精力，整理一年的文件，往往要花一兩個月，甚至更多的時間。

　　電子計算機在檔案管理中的運用，給檔案整理的簡化帶來無限生機。它使檔案目錄的存貯與檢索大為方便、快捷，使機檢逐步替代手檢。同時，電子文件的出現(xiàn)，也給檔案管理提出了新課題。這引起了傳統(tǒng)的檔案管理方式的變革，提出了簡化整理，深化檢索的問題。本文僅就簡化整理提出兩種最簡易的方法。

　　一、整理的理論與原則

　　1、整理的理論。在檔案的實體整理中，有的同志認(rèn)為可破除全宗理論，我們認(rèn)為這不妥，應(yīng)當(dāng)堅持全宗理論。以全宗為單位整理檔案，維護一個全宗檔案的完整性與獨立性，從而最大限度地保持了一個全宗內(nèi)檔案文件之間在總體上的各種歷史聯(lián)系，從而維護立檔單位歷史面貌的真實性和完整性，這就在檔案工作中體現(xiàn)了歷史唯物主義的觀點和方法。因此，在檔案的實體整理中，不論是傳統(tǒng)的方法，還是新的方法，都需堅持全宗理論和來源原則，不能打破全宗界限，以事由或職能為原則，按照《中國檔案分類法》，把各個全宗內(nèi)的有關(guān)的專題的文件材料集中在一起。在改革中，不要把檔案實體分類和檔案信息分類混為一談。

　　2、整理的原則。我們認(rèn)為檔案整理的基本原則有兩個：一是最大限度地保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系，以反映立檔單位的歷史面貌;二是便于保管和利用。特別是利用，這是檔案管理的根本目的。只要能夠迅速、準(zhǔn)確地檢索出所需的檔案文件又能保持一個全宗歷史聯(lián)系的方法，就是好方法。

　　二、分類方法

　　全宗內(nèi)檔案的分類，根據(jù)文件之間的來源、時間、內(nèi)容和形式等幾個方面的歷史聯(lián)系，相應(yīng)地采用組織機構(gòu)、年度、問題和載體等幾種基本的分類方法。在這些分類方法中，組織機構(gòu)分類法看似容易，實也難以掌握，因為有些機構(gòu)職能交叉或職責(zé)不明，加上有些文件的形成和辦理涉及兩個以上的機構(gòu)，歸檔時，文件難分難解，還因為有些機構(gòu)形成和承辦的文件少，構(gòu)不成類，不好硬按組織機構(gòu)設(shè)空類;問題分類法更難操作，因為許多文件的內(nèi)容復(fù)雜，涉及的問題較多，甚至出現(xiàn)交叉的問題，況且，問題的范圍可大可小，伸縮性較大，這就必然造成設(shè)類難和分類難問題;載體分類法，僅適用于特殊載體檔案的分類，沒有普遍采用。

　　到底哪一種分類法最為簡易的呢?我們認(rèn)為年度分類法最為簡易。按照文件的成文日期，歸入所屬的年度。年度分類法，不但保持全宗中一個年度文件之間的歷史聯(lián)系，而且還保持了歷史年來的文件之間的歷史聯(lián)系，反映了一個立檔單位的建立及其工作活動發(fā)展的歷史面貌。這種方法也有一點難度，難在跨年度的文件難歸類。但是，由于年度分類法保持了歷年的文件之間的歷史聯(lián)系，同時，由于采用電腦管理檔案，可用檔案信息分類來彌補檔案實體分類在保持文件歷史聯(lián)系上的不足，通過機檢可以查到有歷史聯(lián)系的檔案。因此，可不必考慮文件的跨年度和文件內(nèi)容的針對年度問題，只按文件成文日期歸入所屬年份。于是，它就成為一種最為簡易的自然的分類法。

　　三、組卷的方法

　　傳統(tǒng)的組卷方法，按文件之間的作者、通訊者、時間、地區(qū)、問題、名稱、人物等六七個共同特征組合。有“一事一卷法”，“四分四注意法”等等。這都有它的合理性和科學(xué)性。但是，也確有它的復(fù)雜性。文件之間的共同特征不好掌握，既不好有機組合，更不好靈活掌握。由于檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和認(rèn)識水平問題，往往割裂了文件之間的歷史聯(lián)系。在電腦管理檔案的時代，我們認(rèn)為以文件的文號或文件在電腦上的錄入號組卷的方法最為簡易，借此特征定位和存取文件。

　　第一種方法，以文號組卷。按文件的發(fā)文順序號組卷，視文件的數(shù)量與厚度，每一二十件組一盒。先編發(fā)文的盒號，后編收文的盒號。盒號好似以往的案卷號。在盒內(nèi)每份文件的天頭左上角蓋上歸檔章，使文件有家可歸，有盒可藏，其項目為：全宗號、年度、盒號、件號和保管期限。盒內(nèi)打印歸檔文件目錄，其項目為：件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和保管期限。盒的封面和盒脊上填寫全宗名稱、年度、發(fā)文機關(guān)名稱及其起止文號、全宗號和盒號，它們一一標(biāo)明了立檔單位、類別、盒名和檔號。盒面上所寫的發(fā)文機關(guān)名稱及其起止文號，實際上就是以往的案卷題名，現(xiàn)在稱之為盒名。如果收文中，各級發(fā)來的文件不多、不全，有的按來文機關(guān)的發(fā)文號不便立卷，則可按收文號統(tǒng)一依序組卷。盒名改為收文機關(guān)名稱加收文起止號。

　　第二種方法，以錄入號組卷。以文件條目在電腦上的錄入號的順序組卷。在電腦管理文檔的時代，一個立檔單位的收文和發(fā)文都會在電腦上登錄文件目錄，這就在電腦上自然生成了文件條目錄入序號。按文件目錄的錄入順序號，結(jié)合文件的數(shù)量與厚度，每一二十件組成一盒，依序編盒號，每件蓋歸檔章，填歸檔文件目錄和盒面。其具體項目與第一種方法相同，只是盒名有所不同。盒名應(yīng)寫立檔單位名稱和文件的起止錄入號。有的同志還提出另一種組卷的方法，就是按文件的時序組卷。把一年的收發(fā)文件，先按成文日期順序重新編件號，后按件號的順序組卷。這種方法也有可取之處，但是重編件號較為麻煩，還不如按文件的文號或錄入號的自然順序組卷。文號和文件登錄號實際上就是件號，且依時序形成，不必重編。

　　四、不按不同保管期限分別立卷的問題

　　在整理中，只以件為單位劃定和標(biāo)注文件的保管期限。因為以文件收發(fā)文號或電腦錄入號的順序組盒，所以，盒內(nèi)各種期限混雜在一起，無法以卷為單位劃定和標(biāo)注保管期限。按照國家《檔案法實施辦法》的規(guī)定，立檔單位在檔案形成一二十年后向檔案館移交。這時，立檔單位組織鑒定，并將鑒定結(jié)果在盒內(nèi)目錄上標(biāo)注清楚，短期的剔除，長期的留存本單位檔案室，永久的移交進館。這就確保了本單位歷史性、職能性的重要文件及其各級針對本單位的針對性文件得到永久保存，減輕檔案館保管龐雜的檔案的重壓，以最好的保管條件保管各個全宗的永久檔案。

　　以上整理的原則和方法，既保持一個全宗內(nèi)每個年度的文件之間的歷史聯(lián)系，又能以全宗、年度、文件標(biāo)題和錄入號或文號等各個角度來查找文件，方法簡單，操作方便，一學(xué)就會。一個立檔單位的收文和發(fā)文的條目如果是分別編制錄入號的話，那么，以上兩種方法就合二為一了。它解決了檔案整理中分類、組卷、寫卷名的三大難題。其實，這是過去按文號立卷的具體運用，由于電子計算機的機檢功能，使這一簡便的方法成為可行而又快速。一般三五天之內(nèi)即可完成一個立檔單位一年中形成的文件的整理任務(wù)。文書檔案人員可從繁重而復(fù)雜的分類立卷中解放出來，投入到日常的公文形成的標(biāo)準(zhǔn)化及其處理的規(guī)范化的管理中去，投入檔案文件的收集、保管、檢索、編研和利用工作。在電子計算機錄入的文件目錄(或盒內(nèi)文件目錄)的基礎(chǔ)上，提出若干主題詞，就可以自動編成各種專題目錄，就可以把一個事件、一次會議、一個問題的有關(guān)文件的目錄集中在一起，就可以在把計劃與總結(jié)、請示與批復(fù)，報告與批轉(zhuǎn)，來文與復(fù)文的目錄分別集中在一起。同時，在每盒文件目錄的基礎(chǔ)，逐一加上檔案信息分類號，就可打破全宗，自動編成分類目錄，就可形成檢索體系和網(wǎng)絡(luò)。從檔案信息分類體系上來彌補檔案實體分類、組卷中保持歷史聯(lián)系方面的不足，使之既可機檢，也可手檢，尤其是通過檔案信息高速公路，全方位多角度快速準(zhǔn)確地查找檔案。