文書(shū)を使いやすくするために、いつでも調(diào)べて取ります。文書(shū)の日常管理はできるだけ科學(xué)化、規(guī)範(fàn)化するようにします。

_一、書(shū)類(lèi)の追跡管理法_公文書(shū)は運(yùn)転中に検索と秘密保持のために、その流れを正確に把握しなければなりません。

主な措置は登録をよくして、登録は専門(mén)帳を設(shè)けてもいいし、まめに日記帳を取ってもいいです。

_「日記実」は、事務(wù)室の文書(shū)を回覧、引受する過(guò)程における一つ一つの著地の當(dāng)日記録である。

文書(shū)処理員が書(shū)類(lèi)を調(diào)べたり調(diào)べたりする時(shí)の便利なツールです。

一般的にファイルでトレースします。

_ファイルのトラッキングシートはカード形式であり、各タイプのファイルトラッキングシートは一緒に置いてあります。

県委員會(huì)の事務(wù)室を例にとって、中央文書(shū)、內(nèi)刊、省政府文書(shū)、內(nèi)刊、市委員會(huì)文書(shū)、內(nèi)刊、市政府文書(shū)、內(nèi)刊はそれぞれの箱に入れます。

書(shū)類(lèi)を回収した後、追跡書(shū)は自分で廃棄します。

二、書(shū)類(lèi)の位置付け管理法_は、回覧、送付した書(shū)類(lèi)を回収し、あらかじめ定められた位置に保存しておく、いわゆる位置決め管理です。

具體的な方法は、書(shū)類(lèi)長(zhǎng)、幅によって適當(dāng)な厚さの書(shū)類(lèi)箱（プラスチックケースまたは自作の板紙ケースでも可）を作成し、本庁のすべての書(shū)類(lèi)名を一定の規(guī)則（公文書(shū)登録簿類(lèi)參照）に従ってそれぞれ箱に表示し、書(shū)類(lèi)棚を上半期と下半期の二つまたはいくつかの使用期間に分け、戸棚內(nèi)で橫枠板で階層（中央級(jí)、省級(jí)、市級(jí)など）を分けて表示することです。

その後、ファイルボックスの名前に従って、上から下までの等級(jí)順に箱を戸棚の中に入れます。

書(shū)類(lèi)のカード管理法_三、書(shū)類(lèi)のカード管理法_は文書(shū)管理業(yè)務(wù)において、検索を容易にするために、ファイルは「ファイルカード」を作成して管理することができます。

「ファイルカード」は、自単位のファイルの內(nèi)容と成分をカード形式で掲示する検索ツールです。

膨大なファイル情報(bào)を保存し、科學(xué)的な分類(lèi)を加えて、同じ問(wèn)題と特定のテーマの內(nèi)容情報(bào)を集約し、一緒に並べば、有機(jī)的な全體を構(gòu)成し、主導(dǎo)的に情報(bào)を提供し、利用することができます。

「ファイルカード」は現(xiàn)在の手動(dòng)検索ツールの中で比較的に広く使われているものです。

文書(shū)作成カードは以下のいくつかの狀況に注意しなければならない。文書(shū)のタイトルによって論理的に記入されていない場(chǎng)合、実際の狀況に応じてタイトルを変更しなければならない。

例えば、いくつかの統(tǒng)計(jì)表は、上司組織が直接に印刷したもので、タイトルは「全國(guó)×××統(tǒng)計(jì)表」を使います。これらの表は県単位で使う場(chǎng)合、そのタイトルは××県××統(tǒng)計(jì)表に書(shū)き換えなければなりません。

タイトルやファイル名がないファイルがあったら、その內(nèi)容に基づいて簡(jiǎn)明かつ確実なタイトルを作成します。

ある書(shū)類(lèi)にはタイトルがありますが、副題を加えたほうが確実で、一目でわかるようになります。

テキストに長(zhǎng)すぎるタイトルは、文書(shū)の希望に影響しないように適當(dāng)に簡(jiǎn)略化でき、一目でわかるようにすることができます。

_カードを分類(lèi)した後、クラスごとのカードの前後の順序と配置の位置を一定の方法で固定し、文書(shū)間の歴史的関係を維持し、確認(rèn)できるようにする。

単位ごとに毎年作成されているカードの書(shū)式基準(zhǔn)は一致していなければなりません。そうすると、はぐれなくなります。

ファイルカードの配列は主に屬類(lèi)と小類(lèi)內(nèi)のファイルカードの配列を指しています。クラスによって分類(lèi)できます。

このように並べば、同じ性質(zhì)の書(shū)類(lèi)が集まって、迅速で正確に探しやすいです。

同じ年度では、カードの順序の習(xí)慣は：最初の上級(jí)レベルの後に、下位のレベルでは、最初の黨委員會(huì)の後に行政、最初の指導(dǎo)機(jī)関の後に、ビジネス部門(mén)です。

カードは整列を経て、位置が固定されたらカードケースに入れて、分類(lèi)、小類(lèi)、問(wèn)題あるいは年度、著者等のインデックスカードを設(shè)定して、最後に「調(diào)べるために必要なこと」を書(shū)きます。

このように、書(shū)類(lèi)保管、利用の混亂を克服することができますし、ファイルカードの作成品質(zhì)も保証されます。

書(shū)類(lèi)の制度管理法_四、書(shū)類(lèi)の制度管理法_は書(shū)類(lèi)の閲覧、伝達(dá)、アーカイブ制度を確立して、紛失、破損などの問(wèn)題を発見(jiàn)するために、照合と検索を行います。

文書(shū)の閲覧、転送、アーカイブ制度を作るには、一般的に以下の內(nèi)容が含まれています。

各種の書(shū)類(lèi)を分類(lèi)して、目的があって、閲覧する時(shí)に探しやすいように整理します。

_2.文書(shū)を借りるには以下の點(diǎn)に注意しなければならない。

誰(shuí)であれ、何であれ、いつでも書(shū)類(lèi)や資料を借りて、どんなに急いでいても、どんなに忙しくても、「図書(shū)館」できちんと登録、署名の手続きをしなければなりません。

（2）厳密である。

借りる時(shí)間を決めて、「密級(jí)」文書(shū)の閲覧範(fàn)囲をコントロールします。

特別標(biāo)的には「密級(jí)」の文書(shū)があります。いつでも指導(dǎo)者に指示を仰ぐべきです。貸し出し前には面と向かって注意事項(xiàng)を提出します。

（3）こまめに調(diào)べる。

管理されている書(shū)類(lèi)に対して、月曜日の清、1月の清、1シーズンのチェック、半年のまとめなどがあります。問(wèn)題があれば、自発的に、適時(shí)に報(bào)告し、迅速に解決するよう求めます。

_3.本簿の所屬書(shū)類(lèi)は誰(shuí)がいつまで調(diào)べられるかを明記してください。