（一）公文書のテーマ分析。

1、ファイルを?qū)彇摔筏?、テーマを理解します。書類を?qū)彇摔工毳荪ぅ螗取?/p>

2、テーマタイプを分析し、テーマ概念を確定する。

テーマタイプには、単一テーマと複數(shù)テーマの2種類があります。

単一テーマとは、公文書で研究され、論述されているオブジェクトや問題が1つしかないことを指します。複數(shù)のテーマとは、公文書による研究と論述のテーマ対象が1つではなく、2つ以上であり、並列した獨立したテーマであることを意味します。

3、テーマ構(gòu)造を分析し、テーマ要素を確定する。主題要素は主體要素、汎用要素、位置要素、時間要素と文獻タイプ要素の5つの部分に分けられる。

主體要素とは公文書で論述するテーマの中の肝心な概念を指し、それは公文書のテーマの主要な成分であり、その他のテーマ要素はすべてこの主體要素に付屬している。共通要素はテーマを構(gòu)成するいくつかの共通概念であり、主體要素の動態(tài)と傾向を説明している。共通概念には特定性も獨立検索価値もなく、単獨で使用するべきではない。位置要素は主體要素が位置する位置と範囲を示し、ファイルは適用される地域、位置と対象を規(guī)定している。位置要素には、國の名前、地域の名前、組織の名前が含まれています。時間要素は時間的に主體要素を限定し、テーマオブジェクトを特定の時間範囲內(nèi)に置くことです。時間要素には年代、時代、王朝、期限などが含まれている。文獻タイプの要素には、文獻の種類、公文書の種類、文書名の番號などが含まれています。

　（二）テーブル選択語を調(diào)べ、テーマ概念を変換する。

主題語表を検索して主題概念変換を行う場合は、語表上で正規(guī)化された主題語を採用しなければなりません。変換テーマの概念には主に2つの形式があります。1つは直接変換です。2つ目は間接変換です。

　（三）テーマフレーズに標識を付ける。

グループ化とは、2つ以上の主題語で論理関係の組み合わせを構(gòu)成し、特定の概念を表現(xiàn)する方法です。それは語間の文法関係と論理関係を基礎(chǔ)とし、適合関係の概念語だけがグループ化できる。また、字面上のグループ化ではなく、決定要素は論理関係である。組合せには、概念交差組合せ、概念限定組合せ、上位語または下位フレーズ組合せが表記されています。交差配賦と限定配賦を優(yōu)先しなければならない。

交差配賦とは、2つの配賦の概念の間に交差関係があり、2つの概念のエピタキシャルが一部重なっていることを意味します。

限定グループは概念の限定を基礎(chǔ)として、屬概念から種概念に遷移するグループです。

（四）直接上位語標識と語標識。

上位語標識は2つの概念の間に屬分関係があることを要求している。語標識によって2つの概念が同じ範疇、同じ屬性でなければならない。直接上位語標識でも語標識でも、レベルを超えて標識することはできません。

　（五）自由語標識。

自由語標識は、規(guī)範化されていない自然言語で公文書テーマの概念を表現(xiàn)し、公文書テーマの概念を表現(xiàn)する検索標識として使用されます。

自由語標識範囲：一つはいくつかのテーマ概念が組合せ標識または上位語標識を採用できるが、使用頻度が高いことである。第二に、新しい科學技術(shù)、新しい政策、新しい理論、新しい名詞用語などを含む新しいテーマ概念です。第三に、人物、時間、年代の稱號です。第四に、地域、組織機構(gòu)の名前です。{page_break}

自由語標識は守るべき規(guī)則：一つは真剣に語表を探すべきで、確かに適切な特定の主題語がなくて、自由語標識を行う。2つ目は、他の語表や権威的な參考書、ツールブックの語を選択することができます。第三に、選択された語は強い検索機能とグループ機能を持っていなければならず、実用性があり、検索でき、グループ化できる。第四に、できるだけ語形が簡単で、概念が明確であることを?qū)g現(xiàn)しなければならない。第五に、自由語を表示すると同時に、その上位テーマ語（またはカテゴリ語）を表示します。6つ目は、自由語の後に「△」の記號をつけ、適時に新語を主題語表に登録することです?！刚Z表」以外の地名（組織機構(gòu)名）、時間、人名、文獻名などの専用名詞をフリーワード表記とする場合、「△」表記はしない。

　　インデックス作業(yè)いくつかの具體的な問題：

（一）主題語の配列。

公文書全體（概要）の內(nèi)容を反映する主題語は前に、公文書部分（分割）の內(nèi)容を反映する主題語は後にあります。

単一テーマ公文書において、中心內(nèi)容を反映するテーマ語は前にあり、他の方麺を反映するテーマ語は後にある。多テーマ公文書において、公文書全體（概説）の內(nèi)容を反映する主題語は前に、公文書の他の內(nèi)容を反映する各主題語は出現(xiàn)した順に並んでいる。

自由語として標識される地名（組織機構(gòu)名）、時間、人名などは、公文書の內(nèi)容を表現(xiàn)する主題語の後ろに置き、公文書の形式を表現(xiàn)する主題語の前に置くべきである。同時に同じ公文書に現(xiàn)れると、地名（組織機構(gòu)名）、時間、人名の順に並ぶ。

（二）文種の標識。

文種は正式な主題語として、すべての主題語の最下位に表示されます。転寫（印刷）送信タイプ通知では、転寫（印刷）された公文書の文種は主題語として標識されなくてもよい。しかし、転寫（印刷）された公文書が法規(guī)的な性質(zhì)であり、その名稱が條例、規(guī)定、方法などであれば、主題語として標識しなければならない。

（三）句読點の標識。

公文書の主題語は一般的に句読點が現(xiàn)れるべきではない。

「公文書主題語表」に句読點を付した正式な主題語は、保留しなければならない。これらの句読點には特殊な機能があるため、削除すると曖昧さが起こりやすいからです。

自由語の標識には句読點をつけないのが普通です。