20年後、文書管理の応用理念と機能は十分な発展を遂げました。

華天動力などの優(yōu)秀なOAシステムには、知識管理の応用思想も現(xiàn)れています。

しかし、正直に言うと、このような知識管理の応用は知識管理システムのほんの一部にすぎず、主に文書をキャリアとする優(yōu)れた知識の管理に體現(xiàn)されており、各種の知識文書の集中保存、共有、検索、更新を?qū)g現(xiàn)している。

話を戻して、この點をしっかりと行うことができる企業(yè)はすでにとても悪くなくて、とても悪くありませんでした。

華天動力OAシステムでは、文書管理は総合的なモジュールであり、知識管理、ダウンロードセンター、電子ジャーナル、規(guī)則制度、ネットハードディスク、レポートセンターなどいくつかの機能を含み、それらの使い方は全體的に似ています。

これらのモジュールの文書には2つのソースがあり、1つは単獨でアップロードされた各種ドキュメントであり、電子文書とスキャナ、各種の畫像やビデオなどの資料を含む。もう1つはOAシステムの重要なフォーム、通知、公告などの情報を直接ここに保存し、後日使用する。

OAシステムで文書管理を行うには、二つのポイントがあります。一つは安全を保証するかどうか、二つはどのように有効に利用するかです。

セキュリティに関しては、優(yōu)れたOAシステムは、文書の管理と使用権限を厳格にし、細かい制御を行うことができます。例えば、華天動力OAシステムでは、各フォルダとファイルの修正、削除、更新、アクセス、ダウンロードなどの権限を設(shè)定できます。権限がないユーザは関連操作ができないか、または関連文書にアクセスすることができません。

また、このシステムは、ログクエリ機能を提供しており、各ドキュメントのアクセスと記録の変更を追跡することができます。

どのように効果的に文書を利用するかについて、華天動力OAシステムは技術(shù)的な観點からサポートを提供している。

これは、ユーザが様々な種類の細分ディレクトリを自由に設(shè)定することを可能にし、関係者が素早く役に立つ文書を見つけることができます。

また、全文検索機能も提供されており、ファイルのタイトルだけでなく、ドキュメントの內(nèi)容を直接検索したり、キーワードに従って內(nèi)容を比較したりして、必要な文書を見つけることができます。

また、華天動力OAシステムは、ドキュメントが新規(guī)または修正された場合には、自動的に関係者にメッセージリマインダを送信して、適時に理解するようにして、リマインダ機能を提供しています。

ユーザーは文書管理のモジュールをOAシステムのトップページに置くことができます。このように各種文書を使うのはとても便利です。

文書管理というと、多くの人がISOの文書管理標準システムを思い出すかもしれません。

現(xiàn)在は優(yōu)秀OAシステムにおける文書管理機能も體現(xiàn)されています。

ファイル管理の標準體系。

例えば企業(yè)に対してよく変わる

複數(shù)の人が同じ文書を操作する場合、変更記録を制御したり管理したりするのは難しいです。

華天動力はOAシステムにおいてバージョン制御の機能を提供しており、全てのドキュメントの修正時間、修正者及び各歴史バージョンの情報を自動的に記録することができ、後続の問題処理を便利にし、企業(yè)のISO文書化を?qū)g現(xiàn)するために強力なツールを提供しています。

最後に説明したいのは

まだ知識管理であり、応用実踐における最大の障害は有効な管理ツールの欠如ではなく、有効な管理制度の欠如と強力な実行である。

OAシステムでは、簡潔で実用的な文書管理ツールを提供しています。うまく使えるかどうかは、企業(yè)が制度及び実行においての要素にもなります。