OAシステムが普及していない前に、企業(yè)の管理者たちはこのような悩みを持ったことがあります。ある社員が退職して、會(huì)社の情報(bào)と顧客資料を持っていくだけではなく、仕事の経験も企業(yè)に殘していません。新入社員が入社した後、また新たな研修を始めます。このように繰り返して、育成して、絶えず失って、特に今の人員の流動(dòng)性が高い背景の下で、このような循環(huán)は企業(yè)に無(wú)形の損失が多くて、消耗が多いです。どのようにこのような事件が頻繁に発生することを免れて、どのように従業(yè)員の高流動(dòng)率の影響を下げて、企業(yè)の安定と発展を保証しますか？OAシステムは全體の仕事の過(guò)程の中で全局面を左右する役を演じています。華天動(dòng)力OAシステム文書管理システムは、上記の問(wèn)題をどのように解決しますか？

情報(bào)化建設(shè)の発展に伴って、コンピュータの普及によって、企業(yè)の電子文書はますます多くなりました。企業(yè)の中では一般的に一つの集中管理文書のサーバーと知識(shí)センターが不足しています。多くの重要資料と書類が分散しています。企業(yè)の知識(shí)の最も重要な擔(dān)體として、分散した文書は技能と経験の分離を意味して、いったん損失を受けると、直接技術(shù)上と業(yè)務(wù)上の失敗を招きます。情報(bào)化が加速し、企業(yè)の指導(dǎo)者や管理者が文書管理の重要性を認(rèn)識(shí)していくには、日常業(yè)務(wù)に欠かせない。しかし、企業(yè)は文書管理を行う過(guò)程で、例えば、大量文書の保存、管理困難、検索が遅い、効率が低い、文書のバージョンがコントロールしにくい、出張時(shí)や退勤時(shí)に文書を取り出して仕事の効率に影響するなどの問(wèn)題がよくあります。

華天動(dòng)力はOAオフィスシステムの文書センターと連攜して、便利、すばやい、使いやすい操作を通じて、多くの企業(yè)のユーザーに大量の文書を作成し管理する機(jī)能を提供しました。ドキュメントのアップロード、ダウンロード機(jī)能だけでなく、ドキュメントテンプレートの管理、スマート全文検索、ドキュメントの更新の注意喚起、プロジェクトシステムの完璧なサポート、柔軟な権限管理、厳密なバージョン管理、全面的なレポート分析などの機(jī)能をサポートします。企業(yè)が使う過(guò)程の中で操作を簡(jiǎn)単にさせて、探しやすいです。権限があれば、取った文書を使って管理します。

企業(yè)はいずれも獨(dú)自の文書様式を持っています。新しい文書を作成するには、既存の様式を適用する必要があります。この目的を達(dá)成するためには、ファイルを作成する際に、既存のファイルをコピーしてからファイルに修正するのが一般的です。この作業(yè)要求に適応するために、ファイルテンプレート機(jī)能を設(shè)定しました。この設(shè)定はWordとExelタイプのファイルテンプレートをオンラインで作成することができます。テンプレートができたら、フォルダバインディングテンプレートやオンライン新規(guī)ファイルを作成する際にテンプレートを使用することができます。一つのプロジェクトでは通常大量の文書が発生します。例えば、審査時(shí)にはプロジェクト要求書プロジェクト案書は入札段階で入札書があり、施工段階で安全保障書、進(jìn)捗計(jì)畫表などがあり、これらの文書はまとめてファイルツリーを形成する必要があります。この中には、財(cái)務(wù)のチェックだけが許されるフォルダがあります。例えば、決算のように、あるフォルダは全體の人が確認(rèn)する必要があります。例えば、進(jìn)捗計(jì)畫、安全検査など、アクセス権限のあるコントロールが必要です。

入札フォルダに対しては、中には関連書類を置く以外に、必ず入札書があります。入札書にはまたフォーマットがあります。これはファイルテンプレートを使う必要があります。類似のニーズに対して、プロジェクトルールという機(jī)能がシステムに設(shè)定されています。その設(shè)定方式はプロジェクトの規(guī)則の中で、実際の業(yè)務(wù)の要求によって、先にフォルダツリーを規(guī)則によって建てられます。新しいプロジェクトがある時(shí)は、直接プロジェクト規(guī)則に従ってフォルダを作成すればいいです。プロジェクトの規(guī)則によって、業(yè)務(wù)ロジックに合うフォルダツリーを素早く作成できます。作業(yè)手順を大幅に簡(jiǎn)略化し、作業(yè)効率を向上させます。

私たちは全文検索機(jī)能によってファイル検索を?qū)g現(xiàn)できます。システム左側(cè)のメニューの下に全文検索検索機(jī)能を提供します。ここで検索するドキュメントの內(nèi)容キーワードを入力します。システムは自動(dòng)的にすべてのドキュメントを検索し、ドキュメントのタイトルと內(nèi)容を通して関連するすべてのドキュメントを検索できます。見つけたファイルファイルの権限によっても表示されます。権限のないファイルは確認(rèn)できません。標(biāo)準(zhǔn)検索機(jī)能も適用できます。ファイル名、キーワード、作成者、作成日時(shí)、最終修正時(shí)間などの條件で検索できます。全文検索機(jī)能はファイルのタイトルを通じて検索できるだけではなく、最も重要な點(diǎn)は、ドキュメントの內(nèi)容を直接検索し、キーワードに従って內(nèi)容を比較し、必要な文書を見つけ、仕事に大きな便宜を提供することです。

いくつかの機(jī)能をアピールするだけでなく、華天動(dòng)力協(xié)同OA文書管理システムは、メモリアクセスビュー、柔軟な権限制御及びISOバージョンの制御機(jī)能を備えています。自動(dòng)記憶のアクセスビューは、ユーザーがより快適に使用できるようになります。フレキシブルな権限コントロールは秘密文書に対して、見ることができない従業(yè)員に権限を開放しないようにコントロールできます。編集できないユーザーに対しては、彼だけに確認(rèn)します。パーミッション変更可能なユーザーも、ファイルを削除したりダウンロードしたりすることができるかどうかをコントロールできます。文書管理をより規(guī)範(fàn)的、厳密にすることができます。同時(shí)に、華天動(dòng)力はOA文書管理システムと連攜してISOのバージョン制御に適合しています。企業(yè)の変わりやすい文書情報(bào)については、多くの人が同じ文書を操作しています。通常は記録を修正するのは難しいです。修正過(guò)程で問(wèn)題が発生し、検索しにくいです。バージョンがあれば、すべての問(wèn)題をコントロールして、刃を引いて解決します。この機(jī)能は企業(yè)にISO文書化を?qū)g現(xiàn)するための強(qiáng)力なツールです。