接待的目標(biāo)顧客群在通常情況下一天是四十到五十人甚至更多，與每個(gè)來訪者的交流時(shí)間很短。而且通常對(duì)來訪者個(gè)人情況并不了解，一切都需要從最初始的交流開始?，F(xiàn)場(chǎng)的噪音和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息誘導(dǎo)也造成了同一個(gè)觀眾接受信息上的障礙，通常下一個(gè)展位上的信息傳播會(huì)導(dǎo)致上一展位信息的流失，從這個(gè)角度上來說，交流只有多形式、高頻率的重復(fù)出現(xiàn)才能保障在觀眾記憶中不會(huì)被放棄。

　　從以上種種表現(xiàn)看來，日常工作中的交流強(qiáng)度與展會(huì)中相差甚遠(yuǎn)，在這樣的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下怎樣圓滿完成參展任務(wù)、保證參展的實(shí)效，達(dá)到參展的預(yù)期目標(biāo)?就需要在交流的流程、分工、管理上制定全面細(xì)致的計(jì)劃。

　　在專業(yè)服裝展覽會(huì)中，參展商的展位設(shè)計(jì)、展品的開發(fā)和陳列、價(jià)格的確定、參展人員的訓(xùn)練和要求、時(shí)裝表演的整體設(shè)計(jì)以及企業(yè)形象介紹的印刷品的設(shè)計(jì)等等都要在3一4天的展覽會(huì)期間以濃縮的方式直觀的傳遞給服裝經(jīng)銷商、新聞媒體以及社會(huì)公眾?！氨鶅鋈叻且蝗罩保罅咳?、精心的前期策劃工作是參展成功的主要因素。

　　首先，成立專業(yè)參展工作小組，分工合作，負(fù)責(zé)組織企業(yè)內(nèi)部的準(zhǔn)備工作。企業(yè)展覽工作團(tuán)隊(duì)一般由籌備組和展出組組成?；I備組中項(xiàng)目經(jīng)理為負(fù)責(zé)人，人員構(gòu)成主要是宣傳、廣告、公關(guān)、財(cái)務(wù)、行政和后勤部門，工作內(nèi)容包括選擇展品、運(yùn)輸、設(shè)計(jì)、施工、宣傳、聯(lián)絡(luò)、后勤、行政等工作。展出組的負(fù)責(zé)人稱展臺(tái)經(jīng)理，人員主要有營銷部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、推銷員、技術(shù)員等，如缺少禮儀人員、翻譯人員，也可以從企業(yè)外部聘請(qǐng)。工作內(nèi)容主要包括接待貿(mào)易群眾、介紹產(chǎn)品、記錄情況、洽談貿(mào)易、簽訂合同等。

　　團(tuán)隊(duì)組織工作中最重要的是選拔適合的展臺(tái)人員。展位特裝設(shè)計(jì)固然可以從視覺上彰顯企業(yè)的品牌內(nèi)涵和文化底蘊(yùn)，但高效交流的關(guān)鍵仍然取決于展臺(tái)人員，他們?cè)谡古_(tái)形象的信息傳達(dá)和提煉中推波助瀾，在推動(dòng)交易成果的實(shí)現(xiàn)過程里更是不可或缺。這一點(diǎn)，在參加注重貿(mào)易實(shí)效的展會(huì)時(shí)應(yīng)該格外引起展覽負(fù)責(zé)人的注意。展前認(rèn)真的篩選、全面的培訓(xùn)，要確保展臺(tái)人員對(duì)本公司、本公司產(chǎn)品、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手產(chǎn)品，和目標(biāo)客戶的業(yè)務(wù)知識(shí)有全面的掌握，在公共關(guān)系建立、團(tuán)隊(duì)配合、時(shí)間管理上能靈活的掌握。

　　其次，與展會(huì)組織者相互交流，研究展會(huì)舉辦地理位置、時(shí)間、專業(yè)細(xì)分是否與本企業(yè)營銷體系相適應(yīng)。通過了解歷屆展會(huì)狀況、觀眾質(zhì)量，確定明確參展目標(biāo)。如果是首次參加某展會(huì)，應(yīng)盡可能以最快速度做出參展決定，第一時(shí)間預(yù)定對(duì)本企業(yè)最為有利的展位。

　　接下來開展的交流工作還包括與裝飾公司設(shè)計(jì)人員交流展位設(shè)計(jì)思想，充分展示企業(yè)文化;參展人員交流培訓(xùn)根據(jù)組展方的價(jià)格報(bào)告，做好參展費(fèi)用預(yù)算，擬訂詳細(xì)參展方案，圍繞方案計(jì)劃有序開展準(zhǔn)備工作。