無(wú)駄な紙や雑多な書(shū)物や事務(wù)用品があちこちに散らばっています。これが私たちの機(jī)の上の一般的な狀況です。

コンピュータの內(nèi)部では、コンピュータのデスクトップでは、"リソースマネージャ"にも、同様に無(wú)秩序と混亂に満ちています。

このような仮想の混亂はコンピューターの性能と私達(dá)のオフィスの効率に大きく影響します。多くの人がこの問(wèn)題に直面する時(shí)、ハードディスクの空間が足りないと思います。

実は、私達(dá)が本當(dāng)に必要なのは座って、時(shí)間をかけてパソコンの中のファイルを本當(dāng)に管理して、自分のために後で更に多くの時(shí)間を節(jié)約することです。

ファイル管理の真の意味は保存と迅速な抽出にあります。すべてのファイルはフォルダの分類(lèi)によってよく組織されます。一番見(jiàn)つけやすいところに置いてください。

この問(wèn)題を解決する一番理想的な方法は分類(lèi)管理です。ハードディスクのパーティションから各フォルダの建立まで、私達(dá)は自分の仕事と生活の必要に応じて、大きくて小さくて、複數(shù)の階層のフォルダに分けて、合理的なファイル保存アーキテクチャを構(gòu)築します。

また、すべてのファイル、フォルダは規(guī)範(fàn)化されて命名され、最適なフォルダに入れます。

このように、私達(dá)はどんな書(shū)類(lèi)が必要な時(shí)、どこで探しますか？

このような方法は、かなりの數(shù)の人にとっては、簡(jiǎn)単なことではありません。ファイルの保管と苦労に慣れています。

次は、分類(lèi)管理の原則を作ってあげます。良い文書(shū)管理習(xí)慣を身につけるように促します。

以下は私達(dá)がまとめた基本技術(shù)です。これらの技術(shù)は教條ではなく、あなたに合わないかもしれませんが、どうしても自分のルールが必要です。

私の文書(shū)の役割を発揮する第一の手は、多くの理由があります。私たちが「私の文書(shū)」を活用して、デスクトップ、スタートメニュー、リソースマネージャ、保存／窓の中に見(jiàn)つけられます。

私たちは「私のドキュメント」の既存のディレクトリを利用してもいいし、自分のディレクトリを作成してもいいです。よく訪問(wèn)するファイルをここに保存します。

「マイドキュメント」はCディスクに保存されていますが、システムを再インストールする際に誤って削除される可能性があります。システムディスク以外にディレクトリを作成し、デスクトップ上の「マイドキュメント」を右クリックし、「プロパテ?！工蜻x択してください。

ポップアップされた「私の文書(shū)屬性」畫(huà)面で、ターゲットフォルダの下の「移動(dòng)」ボタンをクリックし、新しいウィンドウで作成したフォルダを指定します。

システムを再インストールしてから、再度以上の操作を?qū)g行して、このフォルダを再び指してもいいです。安全で便利です。

Windows 2000/XPを使用すると、「マイドキュメント」フォルダを移動(dòng)すると、下のすべてのファイルが自動(dòng)的に移行しますが、Windows 9 xを使用すると、C:\My Dcumentsの下のすべてのファイルを新しい指定のフォルダに手動(dòng)で移動(dòng)する必要があります。

一番自分に合うフォルダ構(gòu)造を作るための第二の方法はファイル管理システムの骨格であり、文書(shū)管理にとって重要である。

自分に合ったフォルダ構(gòu)造を作るには、まず自分が觸れた各種情報(bào)、仕事、生活內(nèi)容をまとめて分析する必要があります。

仕事と生活は人によって違います。受け取る情報(bào)も大きく違っています。だから自分の情報(bào)の種類(lèi)を分析するのが構(gòu)造を作る前提です。

例えば、かなり多くのITフリーライターと編集者がソフトウェア、ハードウェアの種類(lèi)でファイルを作成しています。多くの先生は自分の仕事內(nèi)容で例えば、教育作業(yè)、擔(dān)任の仕事にフォルダを作成しています。

同じ文字のプレフィックスのファイル名は同じ文字で命名できます。同じファイルは同じディレクトリで保存したほうがいいです。例えば、イメージディレクトリはイメージ、マルチメディアディレクトリはmedia、ドキュメントはdocなどで簡(jiǎn)潔で分かりやすく、分かりやすく、そしてソフトウェアで開(kāi)けやすいです。

このように、私たちはファイルを見(jiàn)つけたいと思ったら、すぐに保存できるところを思い出します。

コントロールフォルダとファイルの數(shù)は多すぎてはいけません。一つのフォルダの中に50個(gè)以?xún)?nèi)のファイル數(shù)は比較的に閲覧と検索しやすいです。

100のファイルを超えると、ブラウズとオープンのスピードが遅くなりますし、見(jiàn)るのに不便です。

この場(chǎng)合は、アーカイブを考慮したり、ファイルを削除したり、このフォルダをいくつかのファイルに分割したり、サブフォルダを作成したりします。

一方、フォルダがあるファイルの數(shù)が長(zhǎng)い間、わずかしかない場(chǎng)合は、このフォルダを他のフォルダに統(tǒng)合することもオススメです。

_第四招注意構(gòu)造の級(jí)數(shù)_分類(lèi)の細(xì)分化は必ず構(gòu)造レベルの増加をもたらします。級(jí)數(shù)が多ければ多いほど、検索と閲覧の効率が低くなります。全體の構(gòu)造は二、三級(jí)に抑えるべきです。

また、レベルは常に自分が処理している情報(bào)と結(jié)びつくことが望ましい。

一般的なクラスほど、レベルが高くなります。例えば、マルチメディアの編集を擔(dān)當(dāng)しています。マルチメディアというフォルダは一級(jí)のフォルダであるべきです。

フォルダの數(shù)、フォルダ內(nèi)のファイルの數(shù)、およびフォルダの階層は、両方とも補(bǔ)完できない場(chǎng)合が多いです。最適な結(jié)合點(diǎn)を探すしかないです。

第五招集ファイルとフォルダの名前はファイルとフォルダのために良い名前をつけることが大切ですが、良い名前とは何ですか？

コンピュータの中のすべてのファイルとフォルダのために統(tǒng)一された命名規(guī)則を使うには、これらの規(guī)則は自分で作る必要があります。

これらのルールを最初に使うと、いつものように簡(jiǎn)単にいくつかの文字を入力することはできませんが、ルールの名前が分かりやすくなり、調(diào)べやすくなり、検索することができます。

また、並べ替えの観點(diǎn)から、私達(dá)がよく使うフォルダやファイルは名前をつける時(shí)、特殊な標(biāo)識(shí)をつけて、前に並べます。

例えば、あるフォルダやファイルが同じレベルに比べてアクセス數(shù)が多い場(chǎng)合、筆者はこの名前の前に「1」または「★」を付けます。これらのファイルとフォルダを同じディレクトリの下のすべてのファイルの先頭に並べられますが、副次的に頻繁に訪問(wèn)する場(chǎng)合は、「2」または「★」を付けて類(lèi)推します。

また、ファイル名は簡(jiǎn)潔にしてください。Windowsは長(zhǎng)いファイル名をサポートしていますが、長(zhǎng)いファイル名は私たちの識(shí)別、閲覧に混亂をもたらします。

一年前の書(shū)類(lèi)がまだあなたの今処理している書(shū)類(lèi)と一緒に並べば、數(shù)ヶ月前のメールと新しいメールが一緒に置かれていたら、あなたが欲しいものを見(jiàn)つけにくいです。

期限切れのファイルを速やかに処理し、バックアップを取って、不要なものを削除するのが良い習(xí)慣です。

先生を例にとって、前學(xué)期の授業(yè)の教案と資料は、今學(xué)期の使用頻度がとても小さいので、専門(mén)的に保存後のもう一つのレベルの低いファイルに入れて、CD-ROMに記録するべきです。

そして、今學(xué)期の文書(shū)の中には、頻繁に訪問(wèn)するために、「私の文書(shū)」の中に置いて、時(shí)々訪問(wèn)しやすいようにします。

先生にとって、一學(xué)期は周期です。周期を過(guò)ぎると、この周期のファイルを処理します。

他の業(yè)界の人にとっても、違ったサイクルがあります。私達(dá)は自分の実際の仕事と生活の必要に応じてファイル、ファイルを保存します。

_小ヒント_はデータの安全のために、適時(shí)にバックアップが必要です。バックアップについては、本期の「複雑なバックアップを簡(jiǎn)単にする」を參照して、ファイルをバックアップし、再使用しないファイルを削除してください。

ショートカット方式の便利さを発揮します。ファイルやフォルダに常に素早くアクセスしたいなら、右クリックで「ショートカットを作成する」を選択して、作成したショートカットをいつものところに置いてください。

もちろん、ファイルとフォルダが常にアクセスする必要がなくなりました。ショートカットを削除する必要があります。ショートカットは多すぎるスペースを塞ぎ、注意力がかかります。

今から長(zhǎng)期的に堅(jiān)持して完璧な構(gòu)造を創(chuàng)立して、規(guī)範(fàn)化して命名して、周期的にアーカイブして、これは私達(dá)がします。

これは複雑ではない操作ですが、私たちの仕事の効率を大幅に向上させ、時(shí)間を節(jié)約します。

今から始めたら、まず一枚の紙を取り出して、あなたの情報(bào)の種類(lèi)を明らかにしてください。作成するフォルダの個(gè)數(shù)と位置を明確にしてください。そして重要なフォルダのためにファイルの命名規(guī)則とアーカイブ規(guī)則を作成します。

このルールに従って、コンピュータに既に存在している大量の情報(bào)を移動(dòng)、改名、削除などの操作を行い、今後の操作において自分の悪い習(xí)慣を克服します。

最初は難しいかもしれませんが、規(guī)則は煩わしいかもしれません。でも、信じられないほど、きちんとしたファイルとフォルダを見(jiàn)ることに慣れました。そして、効率的な管理がもたらす喜びを楽しみました。