常に紙ファイルの簡(jiǎn)素化を行うことは非常に重要である。紙ファイルが増え続けるとオフィスのスペースが多くなり、適切な制御をしないと仕事に大きな不便をもたらすからだ。★ファイルを整然とさせるだけでなく、スペースを有効に使用するために、サスペンションファイルとファイルバッグサスペンションファイルシステムを使用します。キャビネットに金屬棚を付ける。ファイルがサスペンションファイルやファイルバッグに入れられない場(chǎng)合は、ファイルの引き出しに差し込むことができる金屬棚を購(gòu)入することができます。サスペンションフォルダとファイルバッグは非常に便利で、サスペンションフォルダはガイドカードとフォルダとしても、セパレータとしても使用できます。あまり多くのサスペンションフォルダを使用しないでください。引き出しの上にあまりにも多くのハンガーフォルダを使うとスペースが節(jié)約できません。このようなフォルダを打つと3インチの場(chǎng)所を占めなければなりません。これは引き出しを置くスペースをもっと占めなければなりません。そうしないで、ハンガーフォルダのために金屬棚を取り付ければいいのです。懸垂式のファイルバッグを使用します。懸垂式ファイルバッグは1つのフォルダを整然と保管することができ、懸垂式フォルダとは異なり、自由に拡張することができ、資料は他のフォルダの下に押したり、引き出しの下の床に落ちたりすることはありません。フォルダは1つの場(chǎng)所に固定されており、決して落ちたり押したりすることはありません?！飳熡氓榨━毳坤蚴褂弥匾寿Y料を一時(shí)的に別の場(chǎng)所に移す必要がある場(chǎng)合は、中の資料の安全を確保するためにボタンやテープ付きの専用フォルダを使用します?！镆訾肥饲醒b置をファイル引き出しの中に使用すると、重い材料の山の代わりに軽い引き出し仕切裝置を使用することができます。セパレータの堅(jiān)牢な臺(tái)座は、滑り落ちることなくフォルダを立てることができ、必要に応じて幅を広げたり狹くしたりすることもできます?！镫j誌や場(chǎng)所取りの小冊(cè)子を取り除き、古い雑誌、古い冊(cè)子、その他の印刷材料を整理する。定期刊行物は興味のある人に読まれた後、それらの代わりに現(xiàn)刊を使うべきだ。古い印刷物を殘す必要があれば、目立たない場(chǎng)所に置くことができます。また、保存しなければならない資料はできるだけコンパクトにしておきましょう。短冊(cè)型のパンフレットはフォルダの一部を占めるだけなので、フォルダの中に2列か3列を置くべきです。挾んだり裝丁したりした印刷物は均一に置かなければなりません。フォルダ內(nèi)の資料を調(diào)整することができます。端の余分な部分の半分はフォルダの右に、半分はフォルダの左に向いています?！镅}製品を取り除いて複製品を整理する。それらは一般的に備忘録、手紙、毛條校正のコピー、出版手紙と報(bào)告の複製物とパンフレットの同じバージョンである。必要な手紙や報(bào)告書のコピーだけを殘し、ファイルの材料をできるだけ圧縮して集中し、重複現(xiàn)象を避ける。もしあなたのボスが完全なファイルを持っているならば、あなたは彼のために「複製ファイル」と「後続ファイル」を保存して、結(jié)果はあなたの仕事の半分になるかもしれません。余分なパンフレットやレポートを配布する予定がない限り、同じ資料を殘してはいけません。多くの秘書は一般的に事務(wù)室に3部殘し、殘りは會(huì)社の貯蔵室に送る?！锴肖陹iきと寫真の厚い裏地を取り除くために保存しなければならない寫真と切り抜きは、紛失したり引き裂いたりしないように、適切に保管する必要があります。薄い裏地またはセロハンテープを使用することができる?！铯ⅳ蓼晔工铯欷皮い胜?、特殊なサイズの資料を取り除き、モデルやテープなど、特殊で場(chǎng)所を取っている材料を整理し、適切な場(chǎng)所に置いて、正式なファイルに相互參照目録カードを1枚追加すればいい。スペースを節(jié)約するために、破棄できないがあまり使われない手紙、書類、記録を貯蔵室に置いておきます。標(biāo)準(zhǔn)調(diào)査票と通信の返書を殘してはいけませんが、返書が新しい顧客と販売を表す場(chǎng)合は、返書を破棄する前に中の名前と住所を郵送リストに追加します。