3用語(yǔ)と定義

電子公文書(shū)：電子公文書(shū)とは、企業(yè)管理の過(guò)程で形成された行政効力と規(guī)範(fàn)體を有し、コンピュータ処理、コピー、記憶、現(xiàn)代データ通信技術(shù)によって伝達(dá)される公務(wù)文書(shū)を指す。

秘書(shū)資源網(wǎng)

4職責(zé)

4.1會(huì)社のオフィスは會(huì)社のオフィスオートメーションシステムの管理部門(mén)であり、會(huì)社のオフィスオートメーションシステムの管理に責(zé)任を持ち、定期的に検査、指導(dǎo)、評(píng)価、會(huì)社のオフィスオートメーションシステムの使用、運(yùn)転、秘密保持狀況を?qū)彇摔工搿?/p>

4.2會(huì)社の計(jì)算室は會(huì)社のオフィスオートメーションシステムが正常に運(yùn)行することを保証するシステム保守部門(mén)であり、會(huì)社のオフィスオートメーションシステムが正常に運(yùn)行されるかどうかに責(zé)任を持っています。

4.3人的資源開(kāi)発室の擔(dān)當(dāng)者の流動(dòng)、ユーザの変更情報(bào)の適時(shí)提供。

4.4ネットワークルームはディーラーのオフィス自動(dòng)化システムを解放する管理部門(mén)であり、ディーラーのオフィス自動(dòng)化システムを解放する管理に責(zé)任を持ち、定期的に検査、指導(dǎo)、評(píng)価、ディーラーのオフィス自動(dòng)化システムの使用、運(yùn)転、秘密保持狀況を?qū)彇摔工搿?/p>

4.5サービス管理部は、解放サービスステーションのオフィス自動(dòng)化システムの管理部門(mén)であり、解放サービスステーションのオフィス自動(dòng)化システムの管理に責(zé)任を持ち、定期的な検査、指導(dǎo)、評(píng)価、解放サービスステーションのオフィス自動(dòng)化システムの使用、運(yùn)転、秘密保持狀況を?qū)彇摔工搿?/p>

5管理要求

5.1電子公文書(shū)管理規(guī)定。

5.1.1電子公文書(shū)と紙の公文関係。

5.1.1.1各部門(mén)は専任者を指定して事務(wù)システムの管理を擔(dān)當(dāng)し、紙の公文書(shū)の手続きに従って電子公文書(shū)を処理しなければならない。

5.1.1.2電子公文書(shū)の文書(shū)関係は、紙の公文書(shū)と同じ関係です。

5.1.1.3特殊な明記を除いて、電子公文書(shū)は紙の公文書(shū)と同等の行政効力を持っています。

電子公文書(shū)は印鑑をつけません。

5.1.1.4電子公文書(shū)の公文要素は紙の公文書(shū)と基本的に一致しています。公文書(shū)のヘッダ、秘密等級(jí)、文字番號(hào)、発行人、公文書(shū)のタイトル、主送機(jī)関、本文、添付資料の説明、成文日付、テーマ語(yǔ)、寫(xiě)字?寫(xiě)しの機(jī)関、添付ファイルなどを含みます。

5.1.1.4電子公文書(shū)の取り扱いは文を受け取って文を出すことと分けて、その仕事の流れは紙の公文書(shū)の仕事の流れと大體同じです。

5.1.2乗務(wù)員は必ず本人のユーザーコードとパスワードを暗記し、秘密を保持し、システムの中で仕事と関係のない活動(dòng)に従事してはいけない。

搭乗者が職場(chǎng)から転勤する場(chǎng)合は、速やかに事務(wù)室とコンピューター調(diào)整業(yè)務(wù)の流れを通知し、ユーザーの設(shè)定を変更しなければならない。

オフィスシステムに登録されていない人は、機(jī)內(nèi)で操作したり、閲覧したりしてはいけません。

5.1.3機(jī)密級(jí)以上（機(jī)密級(jí)を含む）の書(shū)類(lèi)と紙面の長(zhǎng)い転送添付ファイルについては、依然として紙の形式で発送しているが、簡(jiǎn)単な説明を形成し、業(yè)務(wù)フローに入り、返答作業(yè)はまだオフィスシステムで行われている。

5.1.4使用者は、平日8:00-8:30と16:00-16:30の間に、「未処理事項(xiàng)」を確認(rèn)し、意見(jiàn)を署名する。

5.1.5國(guó)家機(jī)密級(jí)以上（秘密級(jí)を含む）とグループ會(huì)社機(jī)密級(jí)秘密文書(shū)は電子公文書(shū)形式でネット上で伝達(dá)してはいけません。

5.1.6各部門(mén)は電子公文書(shū)を受け取った後、コピーした紙の公文書(shū)（発行機(jī)関の許可を経て複數(shù)部に複製可能）を作成する必要があります。コピーした紙の公文書(shū)の右上にコピー専用章（電子公文書(shū)複製専用章の図面添付後）を捺印し、コピー単位、日付、部數(shù)を明記してから継続して行う他の手続きが必要です。

受け取った同じ紙の公文書(shū)はバックアップとして保存します。

5.1.7電子公文書(shū)の処理と保管は、専用のコンピュータと記憶裝置を採(cǎi)用し、電子公文書(shū)を受け取った者が管理し、関連設(shè)備の安全を確保しなければならない。

5.1.8電子公文書(shū)媒體[ハードディスク、磁気テープ、光ディスクなど]は、以下の要求に従って管理しなければならない。

5.1.8.1電子公文書(shū)媒體の使用と保存は、紙の公文書(shū)の使用と保存に等しい。

5.1.8.2電子公文書(shū)媒體の維持と修理は、會(huì)社の計(jì)算室が擔(dān)當(dāng)する。

5.1.8.3電子公文書(shū)媒體の廃棄は、紙の公文書(shū)の廃棄と同じで、登録を行い、二人で監(jiān)査し、販売漏れ、紛失しないように確保しなければならない。

5.1.9ユーザ認(rèn)証管理。

5.1.9.1ユーザパスワード方式：ユーザが初めてログインした時(shí)、システムは強(qiáng)制的にパスワードを変更し、日常要求は1ヶ月ごとにユーザーパスワードを修正する。

5.1.3.2システムは電子身分認(rèn)証カードを採(cǎi)用してシステムの安全を確保することを提案する。

5.1.10ユーザ管理。

5.1.10.1ユーザによる再審査：既存のOAユーザを部門(mén)リストに従ってユーザ所在部門(mén)のリーダーにより署名して確認(rèn)する。

5.1.10.2新規(guī)ユーザー申請(qǐng)プログラム：新規(guī)ユーザは本人が新規(guī)（変更）ユーザー表（付後）を記入し、本部のリーダーが署名した後、人力資源開(kāi)発室に捺印して確認(rèn)し、電算室でユーザーを創(chuàng)建する。

5.1.10.3ユーザ権限の変更：ユーザ権限に特別な必要がある場(chǎng)合は、ユーザ権限変更表（付後）を記入してください。

5.1.10.4ユーザの変更：人員が流動(dòng)する時(shí)、人力資源開(kāi)発室によってユーザーの追加（変更）表（付後）を記入してコンピューター室に提供し、これらのユーザーに対して計(jì)算室によって所屬部門(mén)を変更する。

5.1.10.5ユーザーのログアウト：人員の異動(dòng)、定年退職、退職時(shí)に、マンパワー開(kāi)発室からユーザーログアウト表（付後）を記入して電算室に提供し、電算室からユーザーをログアウトする。

5.1.11ユーザグループ管理。

5.1.11.1ユーザグループの再審査：グループ名とグループメンバーをリストした後、各主管部門(mén)が再審査する。

5.1.11.2新規(guī)加入者グループ申請(qǐng)手順：利用部門(mén)がユーザー追加（変更）表（付後）を記入し、電算室と協(xié)議して作成する。

5.1.11.3ユーザグループの日常管理：ユーザグループはコンピューター室によって日常的に維持される。

5.1.11.4ユーザグループ情報(bào)のリリース：各ユーザグループに含まれているメンバーを確認(rèn)しやすくするため、コンピュータ?コンピューティング?ルームは、通知公告の中で、毎月ごとにユーザグループ情報(bào)を発表する。

5.1.12機(jī)能モジュールの管理。

各モジュールの主管単位は、モジュール內(nèi)の文書(shū)を?qū)熑握撙蛑付à筏凭S持します。

5.1.13システムの操作要求。

5.1.13.1毎日朝8時(shí)にOAオフィスシステムを開(kāi)けて、退勤時(shí)にボタンを押して、形成された情報(bào)は各部門(mén)の専任者が管理して、勤務(wù)評(píng)定と勾留することを要求します。

5.1.13.2出勤期間は一時(shí)間ごとに最新情報(bào)を調(diào)べます。

5.1.13.3各モジュールの主管理単位は、適時(shí)に情報(bào)の更新を擔(dān)當(dāng)する。

5.1.14情報(bào)管理要求。

5.1.14.1電子メールシステム：常に整理することを要求し、メールの占有空間が100 M未満であることを保証する。

5.1.14.2通知公告、伝言板：文書(shū)は一ヶ月間保留して、期限を過(guò)ぎた後、電算室で文書(shū)を削除します。

5.1.14.3公文書(shū)の管理、黨委員會(huì)の仕事、食堂の管理：事務(wù)室によって文書(shū)を維持する。

5.1.14.4政策法規(guī)、経済責(zé)任制：企業(yè)が文書(shū)を定期的に維持する。

5.1.14.5情報(bào)の発表、情報(bào)収集：指定部門(mén)の専任者がメンテナンスを擔(dān)當(dāng)する。

5.1.14.6恒久的に保持された情報(bào)は、計(jì)算室がバックアップを擔(dān)當(dāng)する。

5.1.14.7重要情報(bào)の主要管理部門(mén)は自分でバックアップします。

5.2ディーラーの電子公文書(shū)管理規(guī)定。

5.2.1各ディーラーのユーザー名は、専任者が管理し、使用し、ユーザー名とパスワードは2人が知っていて、人員の移動(dòng)を避け、他の人は登録できない。

5.2.2乗務(wù)員は職場(chǎng)を離れ、新しい操作員は適時(shí)にユーザーの設(shè)定を変更しなければならない。

5.2.3搭乗者はユーザー名とパスワードをよく覚えて秘密を守るべきです。

5.2.4乗務(wù)員はシステムの中で仕事と関係のない活動(dòng)に従事してはいけません。システムの使用が終わったら直ちにシステムを終了しなければなりません。

5.2.5 IEブラウザを「フォーム自動(dòng)提示パスワード」に設(shè)定してはいけません。

5.2.6搭乗者はメールシステムの中ですべてのユーザーに一斉にメールを送ってはいけません。

5.2.7使用者は毎日システムに登録して、少なくとも早くて遅くて各一回を保証して、そして適時(shí)に一汽貿(mào)易本社の関連情報(bào)を関係者に通知します。

5.3サービス業(yè)者の電子公文書(shū)管理規(guī)定。

5.3.1外來(lái)の公文書(shū)は登録、処理を行い、文を受け取る流れの中で処理します。例えば、一汽ネット上の公文書(shū)、サービス通報(bào)、月報(bào)の審査通知及びその他の形式の文書(shū)など。

サービスステーションの資料員が管理プロセスを擔(dān)當(dāng)します。

5.3.2サービスステーション內(nèi)部で制定された公文書(shū)は、流れに従って処理し、かつファイル化し、文書(shū)を送る流れの中で処理しなければならない。

サービスステーションの資料員が管理プロセスを擔(dān)當(dāng)します。

5.3.3情報(bào)編集は各種メディアから関連情報(bào)を収集し、選別して編集した後、各種テーマ刊行物を形成し、発表する。

例えば、品質(zhì)情報(bào)フィードバック、重大品質(zhì)問(wèn)題報(bào)告、ユーザー情報(bào)、クレーム申請(qǐng)、市場(chǎng)情報(bào)など。

主に一汽貿(mào)易會(huì)社から授與された研修勤務(wù)証明書(shū)を持っているサービスマネージャー、鑑定員、資料員が擔(dān)當(dāng)します。

5.3.4公共サービスは各サービスステーションに資料とサービスを提供し、資料の內(nèi)容はサービス管理部によって整理して更新した後、照會(huì)、利用する。

5.3.4.1サービスシステムの通信録はサービスステーションの利用に提供しています。主に貿(mào)易會(huì)社の電算室が擔(dān)當(dāng)しています。

5.3.4.2サービス情報(bào)通報(bào)、月報(bào)審査情報(bào)は毎月サービス管理部によって作成され、サービスステーションの確認(rèn)に供される。

5.3.4.3資料管理は日常業(yè)務(wù)の共有に関わる各方面資料であり、例えば、新車(chē)種情報(bào)、製品改善情報(bào)、部品情報(bào)、故障コード、保守基準(zhǔn)など。

主にサービス管理部が擔(dān)當(dāng)します。

5.3.4.4電子掲示板は各種の公共情報(bào)と通知などを発表するために使われています。各サービスステーションはいずれも発表できます。

5.3.5直接電子メールを送るのは主に小規(guī)模な情報(bào)コミュニケーションのためです。

5.3.6ディスクのマシン使用に関する規(guī)定。

5.3.6.1外部から持ち帰ったり、拷問(wèn)したり、買(mǎi)ったりしたディスクは、関連サービスステーションの駅長(zhǎng)が同意してサービスステーションのコンピュータ管理者がウイルスチェックをした後、飛行機(jī)に乗って使用することができます。

5.3.6.2外部の機(jī)関の人がサービスステーションに來(lái)て飛行機(jī)に乗る時(shí)、ディスクを持っているのはサービスステーションの駅長(zhǎng)の同意が必要です。ウイルス検査をしてウイルスがないことを確認(rèn)した後、飛行機(jī)に乗って使用することができます。

5.3.6.3ウイルスが発見(jiàn)された場(chǎng)合、操作者は勝手に処理してはならず、サービスステーションのコンピュータ管理責(zé)任者を通じて原因を究明した後、専任者に処理させる。

6関連ファイル

(なし)

7関連記録と保存期間

7.1ユーザー表の追加（変更）保存期限5年

7.2ユーザー権限変更表の保存期限5年

7.3ユーザー抹消表の保存期限5年