會議の効率が悪い原因と予防的な管理

     1、會議的通病──效率不高 

王さんは會社の社員です。彼は會社の會議に対して自分の考えを持っています。彼の考えは多くの會社の會議の現(xiàn)狀を反映しています。

    很多公司往往由於以下原因，開會效率低下： 

     公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務繁忙的周一開。 

     許多主管對於何時開會幾乎都不徵詢員工的意見。這使得員工疲於奔命，甚至得延後或放棄叁加其他會議。

一部の従業(yè)員は重要な取引先や政府関係者と約束していますので、出席できません。

その場に來た人は、議題に一番近い人ではないので、準備が足りない、あるいは準備が全然間に合わないです。

2、會議の効率が悪い原因會議の効率が悪いのは、通常以下の7つの原因によるものです。

この7つの原因の中で、3つの原因は會議の「致命傷」で、特に注意が必要です。

この3つの理由は、司會者のスキル、會議の場所、會議の準備です。

     高效會議的八大特徵 

効率の悪い會議とは対照的に、効率のいい會議は、會議の効率を低下させるさまざまな不利な要素を十分に克服しました。

効率的な會議は8つの特徴を持っています。

會議が正式に開催される前に、効率的な會議の特徴8つを一覧表示し、隨時検証し、予防的な管理を十分に行い、これから開催される會議を本當の意味での効率的な會議にすることを提案します。

     會議規(guī)范 

會議規(guī)範には3つの部分が含まれています。會議の時間配分の規(guī)範、固定的な會議の流れ規(guī)範及び會議の規(guī)範そのものです。

     1、會議時間安排的規(guī)范 

     上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業(yè)務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。 

     上午9-10點之間，員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務會談的最佳時機。 

     上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。 

     下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。 

     2、會議規(guī)范本身 

會議規(guī)範とは、みんなが合意した會議のルールです。

會議規(guī)範には主に以下の條項が含まれています。

     所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有叁會人的開會時間。超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料。所有與會者都要準備在會上發(fā)言。 準時開始，準時結束。各業(yè)務單位負責人對決議能否達成負直接責任。所有與會者應知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮\"黑臉\".會議結束2-3天後，所有與會者應拿到會議記錄。所有與會者應承擔起對會議質量進行反饋的職責。必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質量。固定的會議流程規(guī)范 。固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。 

   （1）一個中心一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括： 

會議の開始には、歓迎の挨拶、會議の目的の説明、議事日程の交流、時間の手配、関連規(guī)則制度の紹介、議事録の指定などがあります。

會議を終えます。具體的にはまとめます。次の會議を手配します。

   （2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結束後的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準備工作與會後的跟蹤工作。會前的準備工作與會後的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。 

   「本講總結」 

會議の効率がよくないのは、目下多くの會議の現(xiàn)狀です。

そのため、會議の効率が悪い原因を見つけることが重要です。

通常7つの要因により、會議の効率が低下します。これらの要因に対して、會議前に予防的な管理を十分に行うべきです。

それと同時に、何が効率的な會議なのか、會議のルールが何なのかを知ることが大切です。これらを把握してこそ、會議の効率を向上させるためには、正面から導いてくれます。