自分のパソコンのファイルをどう管理しますか？千人には千の管理方式があるかもしれません。

個(gè)人にとっては、できるだけ個(gè)人の習(xí)慣や好みを満足させることができるかもしれませんが、會(huì)社にとっては、統(tǒng)一、規(guī)範(fàn)的な標(biāo)準(zhǔn)化管理がないと、情報(bào)伝達(dá)がうまくいかず、書類の利用効率が高くないという問題が必ず発生します。

本文はファイル保存の方面から、中交二公局の解決案を結(jié)び付けて、企業(yè)のファイル保存の問題を検討します。

中交第二道路工事局有限公司（中交二公局と略稱する）の経営範(fàn)囲は主に路橋工事、工事設(shè)計(jì)を主とし、各種類の管理と技術(shù)の基幹を持って8000人を超える。

工事中の「プロジェクト」をベースとした管理方式は、一つのプロジェクトが數(shù)年にわたり、各部門からの管理と技術(shù)者によって構(gòu)成され、発生した「プロジェクト文書」は數(shù)え切れないほどである。

書類が多く、保管が分散していることなどが原因で、中交二公局の大きな管理が不便になりました。

膨大な量の文書がもたらす保存問題は多様であり、その原因も異なる。

ある企業(yè)は、統(tǒng)一規(guī)格の文書管理制度がないと、さまざまなファイルの保存方法が現(xiàn)れます。

同じプロジェクトグループ內(nèi)では、2つの異なる人の保存方法が異なります。

例えば、ファイルの屬性によって設(shè)計(jì)図面、技術(shù)パラメータ、工事プロセスなどに設(shè)定されます。もう一人は時(shí)間によってフォルダの種類を分けます。

文書の作成者に対しては、個(gè)人の好みで區(qū)分フォルダを作るのが最も一般的です。

しかし、管理者にとっては、プロジェクトファイルの管理が難しくなることは間違いない。

管理者が「設(shè)計(jì)図面」と「205.1」二つのフォルダの間をうろうろしている時(shí)、効率はすでに低下されました。

プロジェクトが完成して、資料をファイル化する時(shí)、管理者はこれらの資料の中からどれらが重要かを見分けることができなくて、どれが臨時(shí)ですか？データの紛失と漏れをもたらしやすいです。

絶えず技術(shù)革新を追求することは中交二公局の発展の基礎(chǔ)であり、もし歴史資料の蓄積と學(xué)習(xí)が欠けたら、革新は無根の萍となる。

さらに、これらの書類は基本的には個(gè)々のパソコンに分散して保存されています。

プロジェクトが完成したら、プロジェクトチームも解散します。

このプロジェクトの設(shè)計(jì)図面、技術(shù)資料、施工記録などの書類は管理者に集められて保存されるかもしれません。パソコンのハードディスクに忘れられてしまうかもしれません。

これらの資料が保存されていても、各支社の獨(dú)立サーバに保管されているだけで、経験資料として會(huì)社全體の人に學(xué)習(xí)されたり共有されたりすることはできません。

中交二會(huì)社という大木にとって、各支社、プロジェクトはこの大木の一段の根莖を構(gòu)成しています。

この會(huì)社の発展にとって、栄養(yǎng)分を上に送り続けないと、かなり不利です。

そのため、中交二公局はネットを始めたことを見つけて、カスを見つけました。

スタートを選ぶのは、カスシステムの安全で使いやすいだけではなく、機(jī)能も全面的で、更に重視するのはネットを始めて文書管理の領(lǐng)域の中で10年間の蓄積と発展です。

中交二公局はこのような経験を積んで、技術(shù)発展の企業(yè)は會(huì)社の信頼と協(xié)力に値すると信じています。

中交二公局はネットを始めて中國(guó)トップレベルの道路橋企業(yè)の深い技術(shù)蓄積と発展を?qū)g感させました。中國(guó)の建築技術(shù)の世界的な成果に感嘆した時(shí)、私達(dá)にもっと自分の使命を固めさせました。

ネットワークを開始し、システムの事前調(diào)査と分析を通じて、中交二公局量のために詳細(xì)、科學(xué)的文書管理ソリューションをカスタマイズしました。

カスで

システムを基礎(chǔ)として、中交二公局のために統(tǒng)一的なファイル記憶プラットフォームを構(gòu)築する。

システムは局本部の統(tǒng)一するサーバーを基礎(chǔ)にして、各支社、部門、プロジェクトの人員はいずれもウェブブラウザを通じて地域の登録システムを制限しません。

ユーザーは重要な、保存が必要な各種行政公文書、設(shè)計(jì)図面、

などのファイルを一括してアップロードするkassシステムは、ファイルの紛失と遺漏を避ける。

Kassシステムは中交二公局のスタッフ一人一人に無差別に拡張できます。一人一人が會(huì)社の養(yǎng)分輸送點(diǎn)となり、知識(shí)を共有する楽しみを享受できます。

また、Kassシステムは中交二公局のプロジェクトサイトの分散、工事場(chǎng)所の固定されていないオフィスニーズを満たしています。

PCページ、クライアント、または攜帯サイト、APP、WeChatは、いつでもどこでも登録システムが完了します。

アップロードやプレビューなどの操作を行います。

調(diào)査を通じて、二公局の文書管理の現(xiàn)狀を通して、ネットで協(xié)力して、全社的に統(tǒng)一された文書管理制度を構(gòu)築しました。

中交二公局の組織構(gòu)造、ユーザーの役割區(qū)分などのニーズに応じて、それぞれのファイルをシステムの指定した場(chǎng)所に置くことができるように、相応のフォルダ格納ディレクトリを作成します。

このように、管理者が秩序よく全會(huì)社の各種文書を管理するだけでなく、ユーザーの検索と利用にも便利になりました。

また、カスシステムはマルチ次元のファイル分類と検索機(jī)能を提供しています。

ユーザーは「中交二公局-XX支社-XXプロジェクト」の中で相応の書類を見つけられるだけでなく、文書分類の「契約」「図面」「勘定」などの屬性によって関連書類を素早く位置付けし、文書管理が整然としていて、一目瞭然です。

8000+のシステムユーザーは、TBで記録したファイルデータを數(shù)えて検索することが重要な一環(huán)となります。

Kassシステムが持つ強(qiáng)力な検索エンジンは、「どこで探しますか？」「どうやって探しますか？」「スピードが遅い」という難題を完璧に解決しました。

ファイルのファイル名、作成者、修正者、作成時(shí)間、修正時(shí)間、ファイルタイプ、あいまいなキーワードなどのいずれかの関連情報(bào)を覚えていれば、必要なファイルに素早く正確に位置決めできます。

ファイルの保存は単に「サーバーを探して、ハードディスクを保存してください」というだけではなく、多くの會(huì)社の管理構(gòu)想、個(gè)人の好みなどの問題に影響を及ぼしています。

規(guī)範(fàn)的な文書管理制度の下で、最も科學(xué)的で使いやすい文書管理方式を創(chuàng)造するのはネットを始めて絶えず中國(guó)企業(yè)のために解決案を提供するのです。

スタートを選択して、すぐに究極の企業(yè)文書管理の新しい方式を體験します。