CRM、ERP、HRM、OAなど、各アプリケーションシステムは企業(yè)の運営をより精密化、規(guī)範化、高効率化するように助けます。

この中で、文書管理システムは極めて基礎(chǔ)的で重要な一環(huán)として、更に企業(yè)が軽視してはいけないのです。

本文はKASS文書管理システムを例にとって、文書管理システムが企業(yè)管理にもたらす不可欠な価値を説明する。

KASS文書管理システムは、従來の共有フォルダ、FTPサーバ、ネットワーククラウドなどに代わるファイル管理の新しい方式である。

現(xiàn)在、企業(yè)情報化システムが増加しており、文書管理システムは企業(yè)が各ITシステムの基礎(chǔ)データを効果的に管理するのを助けることができ、企業(yè)の協(xié)同効率を高める前提として、企業(yè)が不斷に増加している知識資産を根本的に統(tǒng)合し、內(nèi)容の積み重ねと伝承を?qū)g現(xiàn)し、企業(yè)の持続的な発展をサポートしています。

KASS文書管理システムは、企業(yè)の複雑な各種ITアプリケーションシステムに対して、統(tǒng)一した文書知識ライブラリを構(gòu)築することができる。

集中的に全會社の範囲內(nèi)を管理して、各サーバー、パソコン、ITシステムの中の基礎(chǔ)文書は統(tǒng)一的に保存してバックアップします。

一方、KASSシステムは、企業(yè)が分散した各種の知識文書を統(tǒng)合し、便利な観點から、企業(yè)の分散文書に対する管理の難しさを大幅に減らすことができる。

同時に、企業(yè)の移動化オフィスの需要を満たし、地域の制限を打破し、ホームページ、攜帯ブラウザ、WeChatを問わず、企業(yè)員はいつでもどこでもアクセスできるシステムであり、必要書類が一目でわかる。

一方、企業(yè)ファイルの統(tǒng)一的なバックアップと暗號化を行い、自然災害やサイバー攻撃などの突発的な事故があった場合でも、企業(yè)の損失を最大限に低減し、企業(yè)の正常な運営発展を保証することができる。

事務効率の向上は企業(yè)のサービスソフトが企業(yè)にもたらす最も著しい価値である。

企業(yè)のオフィスシステムがどんなに情報化されても、インテリジェント化されても、電子文書は企業(yè)のオフィスの基本、最も重要な知識のキャリアとして、かけがえのない価値を持っています。

KASS文書管理システムはこの企業(yè)の執(zhí)務の最も根本的な基礎(chǔ)點から出発して、企業(yè)の中で各部門、人員、プロジェクト、システムの情報の障壁を打ち破って、高い効率のを形成します。

インタラクティブプラットフォームを共有し、全員の事務効率を向上させる。

例えば、KASSシステムのファイルリリース機能は、システム內(nèi)で部門間、プロジェクト間の安全、制御可能なファイル転送共有を?qū)g現(xiàn)し、受取人の操作権限、権限時間などの情報を設(shè)定することによって、受取人に対して適時に関連ファイルを処理するように注意することができる。

伝統(tǒng)的なメール、QQなどの形式を取って代わり、関連の操作日誌を記録し、部門間の情報の流れがスムーズではなく、狀況の責任転嫁などの問題を解決し、企業(yè)全體の協(xié)力効率を向上させる。

同時に、文書管理システムは文書チェーンなどの機能を持っています。企業(yè)內(nèi)、外部の人のアクセス権限をコントロールすることによって、企業(yè)の外部協(xié)力商、取引先などのグループに対する情報共有を?qū)g現(xiàn)し、企業(yè)間の距離を縮め、共同の事務効率を高めます。

知識の伝承

インターネットの発展の波の下で、毎日數(shù)え切れないほどの企業(yè)が設(shè)立されています。數(shù)え切れないほどの企業(yè)が倒産しています。

しかし、一人一人の抱負のCEOは自分の企業(yè)を百年の優(yōu)良企業(yè)にしたいです。

一票を得て歩くという思想は、必ず企業(yè)の行き詰まりであり、持続的な発展と伝承こそが、本當の立身出世の本である。

このような環(huán)境の下で、知識の蓄積と伝承は特に重要です。

KASS文書管理システムは企業(yè)の協(xié)同効率を向上させることを前提として、企業(yè)に専門的な知識資源庫を作ることを助けます。

すべての文書は企業(yè)の知恵の結(jié)晶であり、毎回の修正は企業(yè)の進歩の発展であり、KASSシステムは企業(yè)の過去、現(xiàn)在の文書內(nèi)容資源を網(wǎng)羅して、いつでも確認と修正ができます。

過去から経験を吸収し、知識を伝承させる。