預(yù)訂住宿時(shí)，秘書要提供住宿者姓名、抵達(dá)時(shí)間及大概的離開時(shí)間、需要預(yù)訂什么樣的房間，還應(yīng)說清楚有什么特殊要求，如健身或運(yùn)動(dòng)設(shè)施，或者計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程通信設(shè)施。

★予約保証

予約の保証や確定が必要なら、秘書は事前に申告してください。そうすると、ホテルは翌日の會(huì)計(jì)時(shí)間まで部屋を殘しています。予約をキャンセルしたいなら、會(huì)計(jì)の前に電話します。

ホテルの會(huì)計(jì)時(shí)間を聞きます。上司が旅行する前に、會(huì)計(jì)の時(shí)間をメモに入れます。

秘書が直接ホテルの誰かと連絡(luò)したら、この人の名前と予約番號(hào)を聞いてください。

もし上司の要求があれば、予約した部屋はエレベーターやロビーの中部で一番端ではないです。

一階はなるべくやめてください。

十分な安全保障のあるホテルに泊まります。例えば、サービスマンがお客様のために駐車したり、ロックピンや電話番號(hào)の秘密保持サービスなどです。

上司の職責(zé)や待遇によって、応接室があるスイートルームを選んで、上司の業(yè)務(wù)を行う場(chǎng)合もあります。

★予約確認(rèn)

ホテルの予約を確認(rèn)するファックスや他の書面で証明してもらい、確認(rèn)書を上司の攜帯する旅行計(jì)畫の後ろに添付してください。

ホテルの営業(yè)部長(zhǎng)と直接に相談するべきです。

このようなホテルは秘書のために大きな助けを提供できます。例えば、団體の部屋を予約したり、適切な會(huì)議室や他の施設(shè)を選んだり、他の細(xì)かいことを処理したりします。