位置決め検索文書(shū)を素早く検索

　　企業(yè)文書(shū)何百編、千編の時(shí)に、社員はやはり彼の欲しい文章をはっきりと位置づけられます。文章の數(shù)が何十萬(wàn)編まで蓄積され、さらに多くの場(chǎng)合、ユーザーはこれらの文書(shū)を検索する時(shí)に困難に出會(huì)い、欲しいものを見(jiàn)つけられなくなり、或いはテーマ語(yǔ)を入力した後の文書(shū)は需要をはるかに超えて、まるで大海損の針のようです。この問(wèn)題を解決するには、以下のいくつかの方法から入手できます。

第一に、検索の利便性を高めることによって、比較的に完全な命名ルールを確立することによって実現(xiàn)することができる。電子文書(shū)「通知」という文書(shū)のように、このタイトルだけでは通知內(nèi)容が分かりません。ユーザーは文書(shū)の核心內(nèi)容を知ることができません。したがって、ユーザーはドキュメントを作成する際には、ドキュメントのタイトルによって素早く検索できるように、統(tǒng)一されたルールで文書(shū)を作成します。例えば、會(huì)社名＋部門(mén)名＋內(nèi)容＋バージョン番號(hào)など一連の文字がこの文書(shū)の核心內(nèi)容を示しています。

考慮する必要があるのは、どのようにドキュメントの名前を定義するかどうかです。三つの原則があります。一つは文書(shū)を見(jiàn)たことがない人がタイトルを見(jiàn)たら、文書(shū)の內(nèi)容が分かりますか？二つはこのネーミング規(guī)則はこの文書(shū)の核心內(nèi)容を明確に題名によって展示しますか？三つは文書(shū)の名前に含まれている文字が文書(shū)の主要な意味を含んでいますか？すべての従業(yè)員が知識(shí)管理の中の文書(shū)の命名規(guī)則によって文書(shū)に名前を付けることができれば、一人一人が素早く位置決めを検索することができます。

第二に、キーワード、要約、本文中の目次または核心情報(bào)を設(shè)定することにより、ユーザーにキーワード、要約などを通じて該當(dāng)文書(shū)を検索させる。これは多くの企業(yè)にとって非常に精力的な仕事です。特に十年から二十年の間、企業(yè)內(nèi)に蓄積された文書(shū)の數(shù)は非常に多く、文書(shū)ごとのキーワードなどを文から摘出するのは非常に難しい。いくつかの非常に重要なのを選ぶことを提案して、企業(yè)の非常に肝心な文書(shū)に対して選んでキーワード、ダイジェストなどの內(nèi)容の補(bǔ)充をします。多くの一般文書(shū)にはこのような仕事は必要ない。

第三に、「多次元分類検索」によってドキュメントを特定します。企業(yè)はより多くの緯度の分類方式で文書(shū)を複數(shù)の緯度で分類することができます。多次元分類の屬性を設(shè)定する際には多くの分類方法があり、どの企業(yè)に対しても適用されるものがあります。例えば、すべての企業(yè)はこのような文書(shū)を含んでいます。會(huì)社のニュース、企業(yè)規(guī)則、會(huì)議紀(jì)要などです。分類屬性の設(shè)定によって、これらのドキュメントにラベルを付けることができます。例えば、「任命」というラベルを使って、システム內(nèi)の「任命」というラベルを付けた文書(shū)を抽出します。また、いくつかの次元は企業(yè)の業(yè)務(wù)の特徴と関連しています。例えば、不動(dòng)産企業(yè)が最初の土地から最後の全體の不動(dòng)産の販売過(guò)程までの文書(shū)は多次元の分類屬性に割り當(dāng)てられます。不動(dòng)産企業(yè)も不動(dòng)産の屬性によって、すべての不動(dòng)産の情報(bào)に関する文書(shū)を検索することができます。いくつかの製薬型企業(yè)では「病気」の次元によって様々な病気に分類されます。病院の課によって分類されます。したがって、企業(yè)は多次元分類を設(shè)定する際に、一般企業(yè)が文書(shū)を含む內(nèi)容を參考にして分類次元を設(shè)定したり、企業(yè)の業(yè)務(wù)パターン、業(yè)務(wù)特徴に応じて多次元分類屬性の內(nèi)容を設(shè)定したりすることができる。

多次元屬性の分類を設(shè)定すると、よくある問(wèn)題があります。企業(yè)のドキュメントの多次元分類の屬性が特に多いと、ユーザーに迷惑をかけます。例えば、ユーザーがドキュメントを作成、アップロードする時(shí)に、ディレクトリを選択するだけでなく、ドキュメントに関連する屬性を選択します。この関連性はユーザー自身が判斷する必要があります。多次元分類の屬性が非常に多く設(shè)定されていると、ユーザーにとってこの文書(shū)がどのような屬性に屬するかを判斷するのは難しいです。したがって、企業(yè)が多次元分類屬性を設(shè)定する時(shí)はバランスを把握し、次元が少なすぎたり多すぎたりすることはできません。企業(yè)が多次元で文書(shū)を迅速に検索する必要があり、ユーザーに迷惑をかけることもありません。

他のツールや方法もあります。ユーザーがドキュメントの検索や位置決めを迅速にしてくれます。高級(jí)検索、高級(jí)検索など。もう一つの重要な內(nèi)容は知識(shí)地図の管理であり、多種類の知識(shí)地図を設(shè)置することによってユーザーの早い位置付けを助けることができます。例えば財(cái)務(wù)関連の內(nèi)容について知識(shí)地図を設(shè)置したり、人的資源などの管理領(lǐng)域によって知識(shí)地図を設(shè)置したりすることができます。販売者が備える素質(zhì)、仕事の特徴、職位の特徴などの文書(shū)を全部販売者の知識(shí)地図にまとめると、ユーザーが販売に関する文書(shū)を検索する時(shí)に、知識(shí)地図を通じて素早く検索することができます。