企業(yè)に従う情報(bào)化する電子メールの普及は企業(yè)の生産経営活動(dòng)に欠かせなくなりました。
ある統(tǒng)計(jì)社員が毎日メールをやりとりする數(shù)の調(diào)査によると、仕事のためにメールを送受信する人は75.5%に達(dá)し、メールを送受信する頻度では、「基本的に何時(shí)間に一回」を選ぶ人が大多數(shù)を占めています。送受信2－10通は37.4%、送受信10－100通は19.4%と、毎日100通以上を選んだ2人。

　　企業(yè)電子メールを通じて交流するのに比べて、対面の交流には以下のいくつかの利點(diǎn)があります。
地域の制限を受けない。相手がどこにいるかを知る必要はありません。彼とコミュニケーションができます。
時(shí)間の制約を受けない。メールの通信は非同期ですから、相手が今便利かどうかを考えずに彼にメールを送ることができます。受取人は自分で都合のいい時(shí)間を選んで受信したり返事したりします。
交流內(nèi)容をファイルに殘してもいいです。企業(yè)の電子メール通信は一般的に法律的効果があり、言語コミュニケーションよりもメールから得た情報(bào)の信頼性が高いです。
　　電子メール內(nèi)容が多様だ。電子メールは様々な形式の添付ファイルを挾むことができます。言葉がクリアできない場(chǎng)合は、畫像、音聲、ビデオ、その他のファイルデータを添付してください。
面と向かって気まずい思いをするのを避ける。ほとんどの場(chǎng)合は、対面よりも直接的にメールで交流するほうがいいです。
コミュニケーションコストが低い。電話、ファックス、速達(dá)などの情報(bào)配信方式に比べて、電子メールのコストはほとんど無視できます。
その弊害も明らかです。
電子メールは非同期通信であるため、電話や対面のコミュニケーションよりも、送信者がフィードバックを得られない。一つや二つははっきりと聞くことができます。メールの往復(fù)は4、5往復(fù)ぐらいかかります。
使い方を誤ると、かえって効率が低下します。典型的な例は、チャットツールとして電子メールを使用することです。一言か二言でメールを送ります。
情報(bào)量が多すぎて、有効情報(bào)量が少ないです。電子メールは低すぎるので、情報(bào)の伝達(dá)が悪用されやすいです。メールによる寫し取り、群発機(jī)能に加え、受信者の有効な內(nèi)容は情報(bào)の海に埋もれやすい。
メール管理は個(gè)人とクライアントツールに依存します。メールサーバーは電子メールの配信のみを擔(dān)當(dāng)していますので、メール配信が完了すると、殘りの管理は個(gè)人やクライアントツールに完全に依存します。電子メールには企業(yè)経営の重要な情報(bào)が含まれていますので、電子の管理も知識(shí)管理の重要な部分とされています。DocCareが提供するメールの自動(dòng)収集アーカイブ機(jī)能がこの問題を解決しました。ユーザーは彼が価値があると思うメールをDocCareが指定した宛先に送るだけで、DocCareは自動(dòng)的に受信して指定されたディレクトリに保存します。ユーザーは電子メールを文書として管理し、検索することができます。メールの添付ファイルを分離して単獨(dú)ファイルとして管理したり、検索したりすることもできます。