一、記録中によくある問(wèn)題と対策：

記録は過(guò)程狀態(tài)と過(guò)程結(jié)果を記載する書(shū)類(lèi)で、品質(zhì)管理システムファイルの重要な構(gòu)成部分。プロセス?fàn)顟B(tài)とは主に製品品質(zhì)の形成過(guò)程とシステムの運(yùn)行過(guò)程に対して、プロセス結(jié)果はシステム運(yùn)行効果と製品が品質(zhì)要求を満たす程度を指す。記録した上記特性に基づいて、組織の品質(zhì)管理システムに記録することは重要な役割を果たしています。

　　1、記録中によくある問(wèn)題：

（1）ブラインド：記録の設(shè)定、設(shè)計(jì)目的、機(jī)能が不明であり、管理のためではなく、改善のために用いるのではなく、検査に対応するためである。（例えば、品質(zhì)報(bào)告書(shū)を作成する時(shí)、本來(lái)は真実の記録であるべきです。検査に対処するために変更します。）

（2）亂れ：記録の設(shè)置、設(shè)計(jì)の隨意性が強(qiáng)く、體系的な配慮が不足し、記録の記入、保管、収集が混亂し、責(zé)任がはっきりしない。

（3）散布：保存、管理分散、統(tǒng)一された規(guī)定がない。

（4）松：記録記入、伝達(dá)、保管が厳重ではなく、日常點(diǎn)検を怠り、要求に達(dá)しない場(chǎng)合、無(wú)人審査、紛失と改竄が深刻である。

（5）空：記入しなくてもいいです。スペースが多くて、厳粛性、法定性に欠けています。

（6）間違っています。誤字を書(shū)き間違えて、言葉がよく表現(xiàn)できなくて、間違いを記入します。（例えば、納豆油の「納豆」の字は「鼓」「誤字」と書(shū)いてあります。）

　2、記録の設(shè)計(jì)と作成の意義：

（1）記録の十分性と必要性：基礎(chǔ)性と根拠書(shū)類(lèi)として記録し、製品品質(zhì)形成の過(guò)程と結(jié)果及び品質(zhì)管理體系の運(yùn)行狀態(tài)と結(jié)果をできるだけ全面的に反映しなければならない。このために、組織は全體的に記録の十分性を評(píng)価して、原始記録を完備させることに努めて、同時(shí)にまた各記録の必要性に対して一々審査して取捨選択して、記録が多ければ多いほど良いのではないことに注意して、正しいやり方は必要な原始データだけを記録として選ぶのです。

（2）記録の真実性と正確性：実際に正確に品質(zhì)情報(bào)を記載してこそ、組織の品質(zhì)管理システムを効果的に実行し、持続的な改善のために信頼できる根拠を提供することができます。したがって、記録のフォーマットと內(nèi)容を確定するとともに、利用者が記入する便を考慮し、既存の條件下で必要な品質(zhì)情報(bào)を正確に取得できるように保証します。記録を記入するには事実に基づいて、厳粛でまじめでなければならない。

（3）記録の規(guī)範(fàn)化と標(biāo)準(zhǔn)化：できるだけ國(guó)際、國(guó)內(nèi)または業(yè)界標(biāo)準(zhǔn)を採(cǎi)用し、先進(jìn)組織の成功経験を參考にして記録をより規(guī)範(fàn)化と標(biāo)準(zhǔn)化し、品質(zhì)管理體系を構(gòu)築する過(guò)程で、現(xiàn)行のものを整理し、余分な記録を廃棄し、適用されない記録を修正し、価値のあるものを維持し、必要なものを追加し、適切な表または図表形式を使用して規(guī)定し、要求通りに統(tǒng)一番號(hào)を作成し、活動(dòng)の記録システムをより調(diào)和させ、標(biāo)準(zhǔn)化させる。同じ活動(dòng)に対する記録フォーマットは固定されているべきで、勝手に変更したり、混亂させたりしてはいけません。修正が必要であっても、統(tǒng)一した時(shí)間を決めて新しい表を使い始めるべきです。{pageubreak}
 

　3、記録の記入要求と注意事項(xiàng)：

（1）記録はペンで要求します。記録はペン、ボールペンまたは署名ペンでできます。赤いペンは使わないで、これらのペンは記録がいつまでも色褪せないように確保できます。筆跡の耐久性と信頼性を考慮しなければならない。

（2）記録の原始性：記録は現(xiàn)場(chǎng)を維持し、ありのままに記録すること。これが原始性である。元々は最初の手です。原生性とは、その日の運(yùn)営當(dāng)日記のことで、周のイベントは周記となります。適時(shí)と真実をやり遂げて、點(diǎn)滴の水分を添加することを許さないで、記録に真実で信頼できるようにさせます。記録はその原始性を保持しています。書(shū)き直したりコピーしたりしてはいけません。更にプロセスが終わった後に修飾と飾り付けをしてはいけません。

（3）記録の明確かつ正確：記録は品質(zhì)管理體系が取得した結(jié)果またはシステムが完成した活動(dòng)の証拠を明らかにする書(shū)類(lèi)として設(shè)定したもので、すなわち証拠であり、まず事実であることを確認(rèn)し、事実を達(dá)成するためには、プロセスを正確かつ鮮明にし、言語(yǔ)と用字はすべて規(guī)範(fàn)化しなければならない。自分がよく見(jiàn)えるようにするだけでなく、他人にもよく見(jiàn)えるようにすることができます。

（4）誤記の処理：記録に誤記があったら、誤記箇所に落書(shū)きしないようにし、黒または修正液で覆い隠すようにして、誤記を正しく処理する方法は、誤記の文字やデータに、もとの使用していたインクで橫線(xiàn)を描き、誤記箇所の上下の行間に正しい文字と數(shù)値を記入することです。

（5）空欄の記入：一部の記録が運(yùn)営されている場(chǎng)合、すべての欄に內(nèi)容が記入できないことがあります。どう処理しますか？空白の欄は記入しないでください。その記入方法は空白の適當(dāng)なところに橫の線(xiàn)を引いて、記録者がすでにこの欄に関心を持っていることを表しています。ただ內(nèi)容がないだけで、橫の線(xiàn)を使って代用しています?？kに何行あっても內(nèi)容がないなら、斜めの線(xiàn)で記入してもいいです。

（6）署名要求：記録には各種の種類(lèi)の署名が含まれています。作業(yè)後の署名、承認(rèn)、検定、承認(rèn)などがあります。これらの署名はすべてこの原則、権限と相互関係の具現(xiàn)であり、記録運(yùn)営に不可欠な構(gòu)成部分であり、いかなる署名もフルネームに署名しなければなりません。

4、記録の管理と制御：

（1）記録の表示：持つべき一意の識(shí)別保存と検索を容易にするために、分類(lèi)番號(hào)と流水番號(hào)を記録しなければならない。識(shí)別の內(nèi)容は、記録表の所屬する品質(zhì)管理ファイルの番號(hào)、バージョン番號(hào)、表番號(hào)、ページ番號(hào)、標(biāo)識(shí)がないか、または標(biāo)識(shí)に適合していないかを含むべきです。記録表は無(wú)効なテーブルです。

（2）記録の保存と保管：記録は書(shū)類(lèi)の要求に従って、ボリュームを立てて保管しなければならない。記録の保管は専任者または専門(mén)の主管部門(mén)が擔(dān)當(dāng)し、必要な保管制度を確立し、保管方式は検索とアクセスに便利であるべきで、保管環(huán)境は信頼でき、乾燥、換気に適し、そして必要なラック、箱があり、防濕、防火、防蟲(chóng)、破損、変質(zhì)、紛失を防止するようにしなければならない。管理及び道路の保存期限問(wèn)題について、外部に要求がない場(chǎng)合、組織は異なる製品の特徴に対して法規(guī)の要求に応じて相応の規(guī)定を作ることができます。もし契約書(shū)が記録に対して要求すれば、顧客の要求に従って保存期限を確定します。普通、記録の保存期間は2年で、主な記録は3年保存し、重要な記録は長(zhǎng)期保存します。

（3）記録の検索：一つの品質(zhì)活動(dòng)は多くの項(xiàng)目の記録の內(nèi)容と表に関連しています。項(xiàng)目漏れを避けるために、記録を編集し、ガイドとパスの役割を持っています。記録の閲覧と使用に便利で、その品質(zhì)活動(dòng)の記録を調(diào)べて全體の理解ができます。一つのプロジェクトについて、契約或いは製品が実現(xiàn)された後のプロセスは、一つの総編集項(xiàng)目を作ることを考慮して、製品の実現(xiàn)の進(jìn)捗によって並べられます。記録內(nèi)容が多く、品質(zhì)活動(dòng)が複雑な記録につながり、項(xiàng)目別の編集項(xiàng)目を設(shè)定することもできます。記録はファイリング前に主管部門(mén)の検収を経て合格した後で行うことができます。書(shū)類(lèi)の保存が不十分なら、検収を擔(dān)當(dāng)する部門(mén)は受け取りを拒否する権利があります。記録には多くの有用なシステム運(yùn)行証拠と原始情報(bào)が含まれています。その役割を発揮するには関連部門(mén)と従業(yè)員の検索に便利でなければなりません。記録の調(diào)査はコンピューター管理に組み入れたほうがいいです。電子索引を作成し、検索と閲覧の効率を高めることができます。

（4）記録の処置：規(guī)定の保存期限を超えた記録は、統(tǒng)一的に処理し、重要な秘密保持內(nèi)容を含む記録は廃棄記録を保持しなければならない。記録は製品品質(zhì)の形成過(guò)程と最終狀態(tài)を如実に記載し、品質(zhì)管理體系の過(guò)程、過(guò)程と活動(dòng)の運(yùn)行狀況と結(jié)果を如実に反映し、製品が技術(shù)基準(zhǔn)、契約、法規(guī)要求及び顧客の期待の程度を満足することを確認(rèn)し、組織の品質(zhì)管理體系が効果的に運(yùn)行されているかどうかを反映し、製品、過(guò)程と體系全體の運(yùn)行が予想の要求を達(dá)成しているかを確認(rèn)しなければならない。{pageubreak}
 

　　二、品質(zhì)記録表に注意事項(xiàng)を記入する：

品質(zhì)記録は過(guò)程狀態(tài)と過(guò)程結(jié)果を記載するために用いられ、企業(yè)の品質(zhì)保証の客観的根拠であり、是正と予防措置を取るために根拠を提供し、製品標(biāo)識(shí)と遡及性に有利である。

　　品質(zhì)記録には以下の事項(xiàng)が記載されています。

1.レポートの記入は必ず完全にして、できるだけ詳しく（「6 W 2 H」の表現(xiàn)に従って説明してもいいです）、表示されているすべての內(nèi)容をはっきり記入してください。記入できない內(nèi)容は斜線(xiàn)（/）で消してください。特に署名欄の記入はフルネームで書(shū)きます。

2.記録は正確ではっきりしていて、亂雑にしてはいけません。勝手に記録に落書(shū)きしてはいけません。記録の裏も同じです。特に注意するのは最後に記入した明瞭度を確認(rèn)して、はっきりしない人は書(shū)き直してください。

3.記録は勝手に変更してはいけません。変更が必要な場(chǎng)合、正しいやり方はまず間違ったところを一つの橫線(xiàn)で切ってから、そばに正しい內(nèi)容を書(shū)いて、隣でサインして、日付を書(shū)きます。注意すべきは：

（1）數(shù)字が間違っている場(chǎng)合、數(shù)字全體を切り落として、數(shù)字の中で間違った桁數(shù)だけを消してはいけません。例えば、9002を9001とする場(chǎng)合、9002ではなく、9002とします。

（2）署名する時(shí)はフルネームを書(shū)くことに注意し、一字だけでなく、主任、某経理、某先生、某さんなどを書(shū)いてはいけません。

（3）日付を記入する時(shí)は全年月日を記入し、例えば書(shū)類(lèi)の起草日は2004年2月1日で1/2.04または2004/2/1、2004.2.1などと書(shū)くことができます。

4.塗り直し液を使用してはいけません。修正紙なども使用できません。鉛筆で記入してはいけません。普通は赤い筆跡で記入してはいけません。特にサインします。

5.レポートを記録日付と流水番號(hào)は全部書(shū)いて、追跡と管理に便利です。日付の記入は全年月日を記入し、例えば2004年2月1日とする。流れ番號(hào)の記入は必ず固定の番號(hào)規(guī)則に従って行わなければならず、流れ番號(hào)の記入位置はレポートの右上にある。品質(zhì)証明部が推奨する番號(hào)の書(shū)式は、年/月/流水番號(hào)です。