第1節(jié)の公文書(shū)
　　

一、文書(shū)の概念
　　

文書(shū)は人類社會(huì)活動(dòng)の中で事務(wù)を取り扱う直接的に形成され、使用され、體式と法定効用を規(guī)範(fàn)化した情報(bào)記録が必要である。
　　

二、公文書(shū)の特徴
　　

公文書(shū)は國(guó)家機(jī)構(gòu)その他の社會(huì)組織が公務(wù)活動(dòng)において職権を行使し、管理を?qū)g施するために作成した法定効用及び様式を規(guī)範(fàn)化した文書(shū)。公文書(shū)の特徴は、法定の作者によって発行され、法定の現(xiàn)行執(zhí)行効果があり、規(guī)範(fàn)的な文體、構(gòu)造、様式があり、法定の手続きを履行する必要があることです。
　　

　　第二節(jié)公文書(shū)の分類

汎用公文書(shū)専用公文書(shū)、対外公開(kāi)の公文書(shū)、國(guó)內(nèi)公開(kāi)の公文書(shū)、內(nèi)部使用の公文書(shū)、秘密公文書(shū)、機(jī)密公文書(shū)、極秘公文書(shū)、上り文、下り文、平行文、規(guī)範(fàn)性公文書(shū)、指導(dǎo)性公文書(shū)、公布性公文書(shū)、陳述申請(qǐng)性公文書(shū)、交渉性公文書(shū)、証明公文書(shū)、平件、急便、特急文書(shū)、収文、発文。
　　

　　第三節(jié)公文書(shū)の機(jī)能と効用

一、公文書(shū)の機(jī)能
　　

公文書(shū)の機(jī)能は、時(shí)空の制限を超えて、公務(wù)活動(dòng)に必要な情報(bào)を効果的に伝達(dá)することにある。公文書(shū)は方針政策と関連命令の徹底、上下機(jī)関の疎通、法規(guī)と規(guī)則の公布、意思疎通機(jī)関との間の橫のつながり、教育幹部と大衆(zhòng)の間の関連事実の検証に用いることができる。
　　

二、公文書(shū)の効用

公文書(shū)の効用とは公文書(shū)の実際の効力と効用をいう。公文書(shū)には二つの方面の効用があります。一つ目は現(xiàn)行の執(zhí)行効用です。つまり公文は受文者及びその他の機(jī)構(gòu)、組織と個(gè)人の関連行為に対して強(qiáng)制的に影響します。
　　

　第四節(jié)公文書(shū)処理業(yè)務(wù)の基本內(nèi)容

（一）公文書(shū)の作成は、公務(wù)活動(dòng)に従事する機(jī)関とその他の社會(huì)組織（以下、機(jī)関という）が、関連する情報(bào)資料を體系的に収集し、加工し、整理し、適用可能な情報(bào)を作成し、それを記録して原稿に作成し、改善して正式な効用を確認(rèn)した後、印刷などの作業(yè)を経て最終的に正式な公文書(shū)を形成する。
　　

（二）公文書(shū)を転送し、間もなく作成される公文書(shū)は、一定の規(guī)則に基づいて、複數(shù)の通信方式で受取機(jī)関に渡す。
　　

（三）公文書(shū)を取り扱うということは、法定の職責(zé)権に基づき、各関係方面からの文書(shū)を受け取り、分弁、批準(zhǔn)、決裁、引受、回覧などの業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)を経て、文書(shū)に対して読み、加工を行い、その中から有用な情報(bào)を抽出し、関連する事物の様子を把握し、公文書(shū)に対する業(yè)務(wù)問(wèn)題を解決する（新しい公文書(shū)を作成する方式を含む）。
　　

（四）公文書(shū)を処理し終わったら、一定の基準(zhǔn)に基づいて、それぞれすでに処理済みの異なる公文書(shū)の落ち著き先に手配します。
　　

（五）公文書(shū)を管理するということは、上述の四つの任務(wù)を効果的に完成させるために、公文書(shū)に対して実施された科學(xué)?システムの保管料理措置である。公文書(shū)の送受信、転送、登録、整理分類、捺印、署名、検索システムを構(gòu)築し、調(diào)査を提供する。公文書(shū)の機(jī)密安全なメンテナンスなどを行います。
　　

　第五節(jié)公文書(shū)処理の仕事の性質(zhì)
　　

公文書(shū)の処理の基本的な性質(zhì)は機(jī)密性、分布性、技術(shù)性である。
　　

機(jī)密性とは公文書(shū)処理が國(guó)家、民族と団體の根本的な利害得失に関わる機(jī)密、要?jiǎng)?wù)を指し、機(jī)密と安全の特徴と要求を重視しなければならない。分布性とは公文書(shū)処理が各級(jí)の各級(jí)の従業(yè)員によって共同參畫(huà)され、分散して任務(wù)を擔(dān)う特徴である。
　　

　第六節(jié)公文書(shū)処理の仕事の地位
　　

公文書(shū)処理活動(dòng)を役所と社會(huì)文化事業(yè)の大きな環(huán)境に分けて考察した結(jié)果、役所の內(nèi)部で、公文書(shū)処理は機(jī)関が管理機(jī)能を?qū)g現(xiàn)するために必要な條件であるという結(jié)論が出た。