1.審査。

機(jī)関文書部門は下級(jí)機(jī)関から報(bào)告された必要な公文書を受け取って、審査を行わなければならない。

審査の重點(diǎn)は、この機(jī)関で行うべきかどうか、行文規(guī)則に合致しているかどうか、內(nèi)容は國家の法律、法規(guī)及びその他の関連規(guī)定に合致しているかどうか、その他の部門または地域の職権範(fàn)囲に関わる事項(xiàng)は協(xié)議、調(diào)印を経ているかどうか、公文書の種類を使って、公文書の格式が規(guī)範(fàn)化されているかどうかなどです。

月経

規(guī)定に適合した公文書に対しては、文書部門は速やかに意見を提出し、機(jī)関の責(zé)任者に指示し、または関係部門に提出して処理し、理解してもらうべきである。

所屬部門に対して

內(nèi)の事項(xiàng)又は上級(jí)機(jī)関の授権を経て、部門に委託して処理する事項(xiàng)は、直接に関係部門に回して申請(qǐng)しなければならない。二つ以上の部門が取り扱う公文書が必要で、主催部門を明確にしなければならない。緊急公文書は、期限を明確に処理しなければならない。

規(guī)定に合わない

本庁の擔(dān)當(dāng)者に承認(rèn)された後、提出先に返送し、理由を説明することができます。

2.配付。

公文書の配付は分譲とも言われています。文書の封を切って登録した後、書類の內(nèi)容、性質(zhì)と処理要求によって、適時(shí)、正確に受け取った書類を関係指導(dǎo)者、関係部門と擔(dān)當(dāng)者に渡して、閲覧して処理します。

配布の原則と具體的な要求は：

これらの方針?政策的なものについては、本庁の業(yè)務(wù)全體に関わる指揮的な書類や、重大な問題の指示?報(bào)告などの書類、また文書擔(dān)當(dāng)者はどの部門が引き受けるべきかを判斷できません。いずれも先に事務(wù)部門の責(zé)任者または機(jī)関の指導(dǎo)者に送るべきです。

機(jī)関の指導(dǎo)者に送ってロットの文書を閲覧し、まず「公文書処理書」を記入して書類と一緒に承認(rèn)書を送り、指導(dǎo)者が具體的な意見を署名するために、文書は指導(dǎo)者の決裁を経てから、ロットの意見に基づいて配分して処理します。

関連リンク:

公文書の督促とは、回答をしなければならない書類は、期限の要求に応じて、書類の引受狀況を速やかに監(jiān)督し、検査することです。

緊急公文書のフォローアップを求めます。重要な公文書は重點(diǎn)的に取り立てます。一般公文書は定期的に取り立てます。

滯貨?遅延を防ぐ。

手続きを促す制度を確立するのは、だらだらとした手続きや書類の滯積を避け、官僚主義を克服し、文書の運(yùn)転を加速させ、機(jī)関の事務(wù)効率を向上させる重要な措置である。

公文書の催事は普通次の2つの狀況があります。

一つは対內(nèi)催事です。

主な內(nèi)容は：上級(jí)機(jī)関から本機(jī)関の文書、特に適時(shí)に返信する書類の督促、平行または不従屬の機(jī)関から本機(jī)関に連絡(luò)して仕事の書類の打ち合わせを行います。部下組織は主に本機(jī)関の指示性文書の督促を送ります。本機(jī)関は所屬機(jī)関に返信書類の督促が必要です。

第二に、対外催事です。

主に本機(jī)関の上りまたは平行に相手方の返事が必要な書類の督促を指します。

仕事の取り立ては以下の點(diǎn)に注意しなければなりません。

（1）催事範(fàn)囲を明確にする。

対內(nèi)督促も対外催促も、催促しなければならない公文書に対してだけで、すべての公文書が催促されるわけではない。

（2）催事の実行が必要です。

催促は公文書処理に必要な制度ですので、文書を受け取って処理する上で重要な一環(huán)です。

特に重要な緊急の公文書に対しては、機(jī)関の指導(dǎo)者は自ら調(diào)査して処理しなければならない。

（3）公文書の督促業(yè)務(wù)を行う組織機(jī)構(gòu)を確立し、強(qiáng)化する。

一般的に小さい機(jī)関では、公文書の數(shù)が少ないため、組織機(jī)構(gòu)が簡単で、事務(wù)室の文書スタッフが催事を行うことができます。いくつかの大きな機(jī)関では、公文書の數(shù)が多いため、機(jī)関の設(shè)置が複雑です。

仕事を催促するには狀況によって、口頭での催促、電話での催促、書面での催促などの形式を活用しなければならない。

（1）役所の內(nèi)部では、できるだけ擔(dān)當(dāng)者が訪問して直接に問い合わせを促し、関係書類の引受狀況を把握し、書類を上司または各部門の関係者に送る機(jī)會(huì)を利用して口頭で催促することができる。

（2）対外機(jī)関は、督促人により、引受人または引受人に電話で催促し、または便箋、催事伝票などの方式で催促することができる。

（3）狀況を把握しやすくするために、社內(nèi)で授受する文書係が公文書を兼務(wù)して取り立てを行う場(chǎng)合、文書の登録簿を利用して催促しなければならない書類を登録し、受付時(shí)間を明記して、回答をした後、すぐに複文番號(hào)を記入し、経常検査登録簿を通じて書類の取り立て作業(yè)の進(jìn)捗狀況を把握することができます。

いくつかの大きな機(jī)関にとって、彼らは仕事の中で形成された書類の數(shù)が多いので、専門家を設(shè)立して書類登録をする時(shí)、督促登録簿または催事伝票（表11-8參照）を使って、催事しなければならない書類を一つ一つ登録して、催事伝票を使う時(shí)、引き受けの期限や引受機(jī)関によって並べられます。