約100年前、米國(guó)人ヘンリー?マーティン?ロバート將軍が『ロバート議事規(guī)則』を出版し、それから1世紀(jì)、人々はこの本を民主的議事の圭臬として崇めてきた。『ロバート議事規(guī)則』の偉大な點(diǎn)は、會(huì)議という通常のことのために完全なプロセスを構(gòu)築し、會(huì)議を無秩序に陥らず、矛盾を引き起こし、意思決定の合理性を保障したことにある。

しかし今、私たちの會(huì)はまだ規(guī)則が欠けていて、大會(huì)は煩雑で、小會(huì)は勝手に開かれていて、會(huì)議の前はぼんやりしていて、會(huì)議の後もはっきりしていませんでした。

ロバートの理論を企業(yè)の現(xiàn)実に當(dāng)てはめて、私たちはここで簡(jiǎn)略化された場(chǎng)所で企業(yè)會(huì)議に適した方法を整理して、効率的で素晴らしい會(huì)議のために何をすべきかを見てみましょう。

　　一體なぜ來たのかを明らかにするミーティング

會(huì)議は目的性を持っていなければならない。多くの人の討論を通じて會(huì)社の利益に関する決議をすることを目的としており、なぜか分からない會(huì)議は必ず逃げ道と沈黙を中心として開かれる。各參加者は會(huì)議室に入る前に、自分の考えや今日言うことを考えておくべきだ?！割^脳嵐」は厳密には有効な會(huì)議形式ではありません。即座にアイデアを出すので、最適な選択をするのは難しいからです。會(huì)議での討論を借りて、想像をかき立て、無から新しい案を作成することは、実際にはできないことが多い。會(huì)議は準(zhǔn)備ができていることを求め、一人一人が考えを構(gòu)築する過程は會(huì)議の前に完成しなければならない。會(huì)議の任務(wù)はただ一つである--問題について最善の解決策を見つける。

そのため、會(huì)議前の仕事、議事日程、議論すべき內(nèi)容、各人の関連タスクが必要であり、定例會(huì)であっても従業(yè)員の重視度を高めることができるように、起草とメールの送信を擔(dān)當(dāng)する専任者がいる必要があります。もちろん、社員もメールで新しい質(zhì)問をして、早期にアイデアを形成することができます。また、従業(yè)員が會(huì)議に対してより準(zhǔn)備と期待を持っているようにするためのコツがあります。會(huì)議で決定すべきことや達(dá)成する可能性のある効果を事前に明らかにすることで、會(huì)議を事前に予熱し、宣伝していることになります。

もし會(huì)議が単純に任務(wù)を配置しているだけであれば、役割の大半はあまり積極的ではありません。なぜなら、みんなは自分の表現(xiàn)時(shí)間と発言権を得ていないので、ひたすら座って命を聞いているので、気分が落ち込みやすいからです。メールや私的なコミュニケーションの形で置き換えることができれば、より適切に見えます。

　　個(gè)人的な役割を果たす

日常的に、社內(nèi)の會(huì)議にはブートストラップと參加者の2つの役割が必要です。

會(huì)議は誰が招集したのか、一般的には誰が引導(dǎo)者として、引導(dǎo)者の役割はロバートが言った議長(zhǎng)や司會(huì)者に相當(dāng)し、針を通して糸を引き、雰囲気を調(diào)整し、議論を引き起こす。

會(huì)議の最初に、指導(dǎo)者は會(huì)議の目的は何なのか、解決すべき問題は何なのかを再確認(rèn)し、議論はどこから始まるのかを説明し、自分の考えを一つ一つ話すように誘導(dǎo)したほうがいい。參加者全員が會(huì)議に狀態(tài)を調(diào)整することであり、発言の準(zhǔn)備に時(shí)間を與えることでもあり、「ゼロから始まる」という慌ただしさに一気に陥らないようにすることです。

指導(dǎo)者は、會(huì)議全體で何も言わずにバランスをとるために、誰がずっと言っているのかを観察することに注意しなければならない。內(nèi)部會(huì)議の核心は討論であり、発表や聴講ではない。もし1つの問題が提起された後に冷遇されたら、指導(dǎo)者はそれをいくつかのサブ問題に分解して、現(xiàn)実の文脈に代入してみるか、まず自分の意見を発表して、討論を刺激することができます。會(huì)議の最後に、參加者の會(huì)議精神に対する理解を校正するために、指導(dǎo)者は皆が認(rèn)めた観點(diǎn)をもう一度強(qiáng)調(diào)する必要がある。

會(huì)議の參加者は會(huì)議の前に會(huì)議の重點(diǎn)を合わせて考え方を整理しなければならない。文字で草稿を書いたほうがいい。會(huì)議に出席して発言するときに緊張で一気に頭が真っ白になるのを防ぐことができる。そうすることで、自分の言うことだけを考えて、自分の意見を強(qiáng)調(diào)するのではなく、會(huì)議の中でクリアな狀態(tài)で人の意見を聞くことができます。

人手が十分であれば、會(huì)議に専門の記録員を設(shè)置し、會(huì)議の要點(diǎn)を會(huì)議後に參加者全員に送り、決議を確認(rèn)する一方で、フィードバックをやり直す空間を與えたほうがいい。會(huì)議で自分の考えを十分に伝えられず、決議に異議を持っている人がいれば、メールで再びコミュニケーションをとることができます。しかし、1つの問題について繰り返し會(huì)議を行うのは、一般的には不必要なやり方であり、1つの問題について1つの原則を堅(jiān)持し、會(huì)議のコストを節(jié)約し、2/3を超えた人がこの問題について再検討すべきだと考えていない限り、できるだけ再議せず、時(shí)間と労力を費(fèi)やすことができる。

　　議論の前提は守ることだルール＃ルール＃

會(huì)議では誰かのスピーチが滔々としないようにしなければならず、他の人は受動(dòng)的で話すことができないと感じやすい。誰もが勝手に発言するのは見當(dāng)がつかず、進(jìn)行速度を遅らせがちだ。これには會(huì)場(chǎng)での「ゲームのルール」を作る必要があり、ロバートが特に強(qiáng)調(diào)したのは會(huì)議の「プログラムの正義」だった。

ルールの最も重要な點(diǎn)は、個(gè)人の発言時(shí)間と回?cái)?shù)を制限することであり、參考にできるやり方は、事前に発言者の順番を手配し、一巡してから、検討することである。同じ意見が繰り返し言及される場(chǎng)合、會(huì)議の指導(dǎo)者は適時(shí)に中斷し、異なる意見を聞くことに注意しなければならない。

最後の決定は多數(shù)の支持を得るべきだ。多數(shù)の人がある決議に同意する時(shí)、少數(shù)の人の意見は制約されるべきで、さもなくば會(huì)議はきりがない;しかし、多くの人は少數(shù)者の権利を尊重しなければならず、意思決定関係者一人一人が発言権を獲得しなければならない。問題が非常に大きい場(chǎng)合は、決議が採(cǎi)択された量子化指標(biāo)を1/2から3/4に調(diào)整することができます。

參加者に対して、自分の考えを伝える前提は相手の発言をよく聞いていることです。あなたは自分が人の話の中で伝えたい意味を理解していることを確認(rèn)しなければなりません。多くの場(chǎng)合、見方は矛盾していないが、表現(xiàn)方法が異なると論爭(zhēng)になる。しかし、意見が確かに対立している場(chǎng)合は、できるだけ率直に言うべきである。結(jié)局、會(huì)議は公開されており、問題は公共であり、個(gè)人の好き嫌いには觸れない。しかし、異なる意見の持ち主が面と向かって議論すると、衝突や口論になり、感情が暴走する可能性が高いので、方法に注意して會(huì)議の指導(dǎo)者に意見を述べたほうがいい。

　　時(shí)間場(chǎng)合と場(chǎng)合は重要な問題ではありません

會(huì)議は20分を超えないで、速やかに決議を下すために立って會(huì)議をすることをお?jiǎng)幛幛筏蓼?。ここでは、このようなやり方はお?jiǎng)幛幛筏蓼护?。?huì)議は十分に議論するためのもので、できるだけ早くできるのはもちろんいいが、制限時(shí)間は意味がなく、かえって形式主義に走りやすく、そこそこに終わる。ただ、會(huì)議時(shí)間は長(zhǎng)ければ長(zhǎng)いほどいいというものではなく、合同會(huì)社東京総務(wù)部長(zhǎng)の岡本譲氏は「會(huì)議時(shí)間は2時(shí)間を超えないほうがいい。2時(shí)間は一人の注意力の限界だ」と語っている。この話は筋が通っていて、注意力がなくなって、自然に効果がありません。會(huì)議の間、ストレスを頻度的に緩和し、一定の段階に進(jìn)む必要があります。指導(dǎo)者が冗談を言ったり、ゴシップを話したり、頭の中の引き締まった神経をマッサージしたりすることができます。しかし、必ず遠(yuǎn)回りをしないで、再び會(huì)議に引き戻すことができることが前提です。

會(huì)議の場(chǎng)については、実は重要ではありません。重要なのは、會(huì)場(chǎng)で議論されている問題に集中できるかどうかです。しかし、従業(yè)員が緊張しすぎて言葉が出ないようにする必要があるのは確かで、有名な管理學(xué)者の余世維氏はよく従業(yè)員を組織してビーチで會(huì)議を開き、ビーチの水著を著てリラックスしてくつろいでいる。ほとんどの企業(yè)は會(huì)議の場(chǎng)所を近くのカフェに選ぶことができ、傾斜した角度で相対的に座り、心理學(xué)的にはより自在に話すことができ、耳を傾けることができます。

また、會(huì)議では使えない電子機(jī)器は、オフィスに殘っていれば休ませてあげましょう。

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