會議の規(guī)模は主催側の指導によって決められます。一般的には、企業(yè)內の一般的な仕事會議は効率を重視し、形式にこだわらない。上級機関が主宰する會議については、各企業(yè)の代表を招いて參加するため、接待業(yè)務の要求が規(guī)範化されています。通常は企業(yè)の主要な指導者が直接會議の準備をし、會務グループを設立し、會議の接待を専門に検討しています。仕事をする。

會議通知は、招集者の名前や組織名、會議の日時、場所、會議のテーマ、會議參加者、會務費、持參すべき資料、連絡先などを明記しなければなりません。通知後に領収書を添付するように注意してください。招待された人が會議に參加するかどうか、會議に參加する予定の人が他の要求があるかどうかなどを確認できます。

會議の通知は普通會議の15日から30日前までに郵送します。そうすると、相手に會議の領収書を送る時間が十分あります。

會場を選ぶには、會議に參加する人數と會議の內容を合わせて考えます?；鶞胜蜻_成したほうがいいです。

第一：大きさは適當にしてください。會場が大きすぎて、人數が少なすぎて、空いている席が多すぎて、松が散って、參加者に不景気な感じを與えました。會場が小さすぎて、人數が多すぎて、集まって、田舎の人のようです。だから、イギリスのチャーチル首相は「決して大きな部屋は使わない。ちょうどいい大きさの部屋だけが必要だ」と言っています。

第二：場所は合理的であるべきです。歴史的に召集された會議は一時間か二時間で解散します。會場は參加者が集中するところに決められます。一日以上の會議では、出席者が走り回らないように、できるだけ場所を決めて、參加者の住所に近くしてください。

第三に、付屬施設が完備されています。會務員會場の照明、換気、衛(wèi)生、サービス、電話、拡聲、録音などは必ずチェックしてください。前回の會議はここからだったので、何の問題もなく、今回も同じようにうまくいくと思います。損失の恐れがあります。

第四に、駐車場が必要です。現代社會では會議を召集して、草履のペアと傘を持って會議に來る人はもう多くないです。乗用車、オートバイは駐車場があってこそ、運転できます。

　　會場の配置には會場周辺の裝飾と座席の配置があります。

一般的に大きな會議は、會議の內容によって、場內に橫斷幕を掲げます。入り口に歓迎と祝賀の標語を張り出す。會場內に適當な盆栽や盆栽を置くことができます。會場をより厳かにするために、議長臺に國旗や黨旗を掲げたり、國章や會章を掲げたりします。テーブルの上にティーカップや飲み物を置くなら、きれいに拭いて、綺麗に並べて、統(tǒng)一してください。

席の配置が會議のスタイルと雰囲気に合ったら、禮儀正しい順を重んじて、主に以下のような配置方法があります。

①円卓型。丸いテーブルや楕円形のテーブルを使うなら。このような配置は參加者が指導者と一緒にテーブルを囲んで座って、不平等な感じを取り除きます。また、參加者は他の人の顔がはっきり見えるので、意見交換に有利です。このような形式は1020人ぐらいの會議に適しています。席次の手配は來客或いは上司と企業(yè)の指導及び同伴で面と向かって行うことに注意しなければならない。來賓の最高指導者は南向き或いは朝門の真ん中に座って、企業(yè)の最高指導者は上司と向かい合って座るべきである。レベルの対角線に対して座る。

②口字型。長方形のテーブルを使うと。この形式は円卓型より人數の多い會議に適しています。

③教室タイプ。これは最も多く採用されている形式で、狀況伝達、指示を目的とした會議に適用されます。この時、參加者の人數が多いです。また、參加者の間で議論、意見交換は必要ありません。このような形で、議長席は聴衆(zhòng)席と向かい合って座ります。議長臺の席次は人の職務、社會的地位によって並べられています。主席の席は第一列の真ん中の席を上とし、殘りは左を下と右を上とする原則で順次並べます。

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