多くの管理者はこのような感慨を持っています。

実は、時(shí)間を有効に使えば、仕事の効率を高めて、同じ時(shí)間にもっと多くのことをして、もっとよくして、立派な管理者になります。

時(shí)間を有効に使うにはどうすればいいですか？

一、事務(wù)の種類によって時(shí)間を決めます。

大體、事務(wù)は四つのタイプに分けられます。管理者はどれぐらいの時(shí)間をかかりますか？そのタイプによって決めます。

①緊急かつ重要。

取引先との商談、時(shí)間通りに納品していない、設(shè)備の故障、製品の品質(zhì)に問題があるなどを含みます。

管理者はこのような焦眉の急なことに対して普通はすべていい加減にすることはできなくて、解決するまで1日の時(shí)間を使って処理しなければなりません。

②重要だが、緊急ではない。

長期計(jì)畫、製品革新、人材育成、組織協(xié)調(diào)などを含む。

このような事務(wù)は少しも急がないように見えて、落ち著いてすることができて、しかしところが管理者が努力して、精力を使ってする事、管理者の第1要?jiǎng)?wù)です。

このような事務(wù)に一番多く時(shí)間をかけないと、管理者は「まともな仕事に就かない」ということになります。

③緊急ですが、重要ではありません。

日常文書のレビュー、仕事の例會(huì)、電話の応対などが含まれています。

このような事務(wù)も管理者が早く処理しなければなりませんが、多くの時(shí)間を過ごしてはいけません。

④緊急でなくても重要ではない。

いけない付き合い、長々としたテーマのない會(huì)議などが含まれています。

このような事務(wù)に対して、管理者は先に考えてもいいです。

何も起きていません。

すぐにこれらのことをやめるべきです。

二、毎日まず大切な仕事に取りかかります。

普通、管理者は毎日多くの事務(wù)を処理しなければなりません。

多くの管理者は、彼らが最も副次的なことを先に処理して自分を激勵(lì)して、最後にやっと最も重要な仕事に直面しますと誤って思っています。

これは実は経済的ではない時(shí)間の使い方です。

それを最後まで引っ張ってやって、管理者は一日の仕事を通して、ほとんど疲れきっています。十分な精力を持ってそれを考えるのは難しいです。時(shí)間も多くないです。

管理者がこのようにする根本的な原因は、心の底に困難を恐れ、最も重要な仕事を避けるためです。

優(yōu)れた管理者として、このような心理的傾向を克服し、まず最も重要な仕事に著手し、十分な時(shí)間をかけてそれを処理し、それをうまく処理します。

三、毎日「機(jī)動(dòng)時(shí)間」を殘してください。

管理者はこのようなミスを犯しやすいです。一日のスケジュールを各種の活動(dòng)でいっぱいにして、少しも「機(jī)動(dòng)時(shí)間」がなくて、発生可能な各種の突発事件を処理します。

もし意外な狀況が発生したら、管理者は計(jì)畫中の仕事を放棄して、突発的な事件を処理しなければならなくて、今日完成していない仕事は明日のシートの中に入れなければなりません。

仕事はマラソンです。短距離競走ではなく、自分に圧力をかけるので、管理者は長く続かないです。

そのため、管理者は毎日いくらかの“機(jī)動(dòng)時(shí)間”を殘しておくべきで、たとえ突発的な事件が発生していないとしても、管理者は“機(jī)動(dòng)時(shí)間”を利用していくつかのより副次的な問題を処理することができます。あるいは従業(yè)員と感情を連絡(luò)してもいいです。

このようにして、管理者は緊張して、しかも一日の仕事を簡単に完成して、落ち著いて明日に対して。