話題に上せる

費用管理、財務(wù)擔(dān)當(dāng)者の第一反応は會社の費用削減を助け、會社の不必要な支出を減らすことです。

しかし、プラチナのコンサルティングから見ると、出張費用の管理効果は上記のようなケースの単一の削減費用支出よりはるかに大きく、優(yōu)秀な出張費用管理方案と財務(wù)部の審査効率を向上させ、會社の資金使用率を向上させ、従業(yè)員の満足度を向上させるなどの多重優(yōu)位性を備えている。

白金略財務(wù)研修によって主催された數(shù)回の出張費用管理フォーラムの中で、プラチナはいくつかの優(yōu)秀な企業(yè)の出張費用のコントロール方法と流れをまとめました。今回はその中の6つの典型的な出張費用コントロールの妙技を選んで、費用コントロールの構(gòu)想を開拓します。

方法1：承認を減らすことによって効率を高める

多くの企業(yè)では社員の出張に予算オーバーの狀況が発生することがよくありますが、それに伴って合理的なようです。

例えば、営業(yè)部の社員が會社のトップと一緒にお客様を訪問する場合、宿泊基準(zhǔn)は必ず「高くても低くない」です。

また、営業(yè)部の同僚がよくお客様の注文を早く取るために、業(yè)務(wù)接待費が基準(zhǔn)を超えて発生します。

このような狀況に対して、財務(wù)部はホワイトリストまたはブラックリストのリストを作成することができます。

販売従業(yè)員と上級指導(dǎo)者が出張して宿泊基準(zhǔn)を引き上げる場合、自動的にホワイトリストになります。審査が必要でなければ承認できます。

逆に、販売している業(yè)務(wù)招待費が基準(zhǔn)を超えているなら、ブラックリストにすることができます。

対話リストとブラックリストの定期的な調(diào)整により、例外承認の數(shù)を減らすことができます。

方法二：ビッグデータ管理による支出低減

航空券を事前に予約すれば、通常より割引されることはよく知られていますが、企業(yè)は出張証書の數(shù)量が多すぎて、最終的には割引が市場で受けるレベルがよく分かりません。

オンライン旅行予約プラットフォームを通じて、ある路線の一定期間の平均割引率と中位チケットの価格を分析して、社員が予約した航空券の価格水準(zhǔn)を?qū)彇摔筏蓼埂?/p>

同時に、企業(yè)はこの方法によって社內(nèi)部門間の橫方向比較を行うこともできる。

例えば、修理部門の航空券は価格が高いかもしれません。これはお客様が要求したらすぐにお客様の會社に修理に行きます。早めの予約ができないからです。

しかし、市場部と販売部の仕事の職責(zé)は近いかもしれません。もし市場部の平均割引率が10%で販売部が30%割引されたら、対応部門になぜこのような違いがあるのかを聞いて、原因を探してください。

継続的な調(diào)査と分析を通じて、優(yōu)れたやり方を普及させ、足りないところを改善し、會社內(nèi)部の出張政策を継続的に改善することができます。

方法三：合理的な審査を利用して費用を低減する。

本論文の冒頭で述べたように、出張費用の支出をコントロールするのは普通會社の予約ホテルと航空券の差旅標(biāo)準(zhǔn)を下げることによって実現(xiàn)しないです。

代わりに、旅行の合理性を事前に計畫することによって、その効果は半々です。

例えば、財務(wù)部は調(diào)査を通して、販売部の同僚が上海から出張して南京にお客さんを訪問することを発見しました。

予定を前倒ししていない場合は初日の午後出発するかもしれません。その夜に宿泊が発生して、翌日の晝間に取引先が訪問し、三日目に早く上海に帰ります。

しかし、事前に訪問の手配を理解して、日帰りで往復(fù)できるように計畫すれば、會社は二日間近くの家賃を節(jié)約できます。

會社は合理的に計畫して減少した対応宿泊支出の部分を奨勵することもできます。例えば、南京でお客様を訪問する場合、日帰りでの臨時手當(dāng)があれば、手當(dāng)の金額は宿泊費より少なくてもいいです。宿泊費を節(jié)約し、従業(yè)員の積極性を高めただけでなく、平日の出勤時間も追加されました。

ビジネスカードのモデルで代替金を使うと、會社に対する資金の占用が減り、資金の流れに対する圧力が緩和されます。

特に企業(yè)が現(xiàn)地の従業(yè)員を雇用しない場合、當(dāng)該社員は通常より高い限度のクレジットカードを作れません。それに応じて、従業(yè)員は長時間の出張で大幅に旅行代金を立て替えて、その従業(yè)員の正常な生活に影響を與える実際の問題があります。この場合、會社の統(tǒng)一によるビジネスカードの取り扱いによって、高い與信額を獲得し、上記の問題を解決します。

しかし、ビジネスカードで無視できない潛在的な危険は、従業(yè)員が悪意を持って消費を借り越した場合、會社は相応の返済責(zé)任を負うべきです。

プラチナ略財務(wù)研修によると、企業(yè)は銀行と返済責(zé)任の免除を交渉することができます。一般的な操作手順は、できるだけ一ヶ月前に銀行會社の従業(yè)員の退職動向を通知し、実際に退職する時は書面で銀行に通知します。

方法5：簡単で透明な旅費政策によってコントロールする。

いくつかの會社は行政の階層が複雑で、さらに10以上の階層があります。

各行政レベルの需要を満たすためには、各行政レベルに対して個別の出張基準(zhǔn)を制定する必要がある。

全國の各地區(qū)の経済発展のレベルは違っています。各地域に対して基準(zhǔn)を制定すること自體はもう煩雑で、大量の標(biāo)準(zhǔn)制定の仕事は財務(wù)部に重荷に耐えられなくなります。

プラチナは行政の階層が多い企業(yè)に、できるだけ出張の標(biāo)準(zhǔn)を簡略化し、近い行政層を同類の基準(zhǔn)にし、プロセスをできるだけ簡略化するよう提案しています。

方法6：人工審査を減らすことによって効率を高める

會社はオーダー化された出張費用管理ソフトを?qū)毪工毪长趣?、作業(yè)効率を大幅に向上させることができます。

通常の典型的な出張電子清算システムは下記の5つの機能をカバーします。1.オンライン申請機能は出張申請と出張申請を含みます。2.オンライン審査機能；3.出張サプライヤー集中管理機能、すべての購入リスト內(nèi)の航空券、ホテルなどのサプライヤーを含みます。

5.予算管理、管理者は審査時に、対応部門の當(dāng)月全體の出張予算、費用と殘存狀況を見ることができます。

毎回審査する時に確認できる証拠があるようにします。

基準(zhǔn)超過が発生した場合は、財務(wù)部に個別審査を行い、予算を増やす必要があります。

費用審査は凍結(jié)されます。

電子清算システムを通じて、財務(wù)審査のポイントは10近くから3つに減らすことができます。

電子清算を?qū)g施する前に財務(wù)審査が必要です。①審査権限が規(guī)定に合致しているかどうか②審査が完了しているかどうか③審査人のサインが真実かどうか④コストセンターの記入が間違っているかどうか⑤総金額が正確かどうか⑦費用が基準(zhǔn)を超えているかどうかなど10のポイント。

電子を使って清算した後、財務(wù)は特殊な事項の合理性、領(lǐng)収書の真実な情況を?qū)彇摔工毪坤堡?、領(lǐng)収書の金額と清算金額が一致するかどうかなどの內(nèi)容はすぐできます。

出張電子システムの応用により、財務(wù)部は大幅に仕事効率を向上させ、清算の進捗を加速させ、社員の満足度を向上させることができます。

また、小松（中國）、瑞爾盛（中國）、國旅運通、有名なソフトウェア?サービス業(yè)者「Infor」などの有名企業(yè)の財務(wù)擔(dān)當(dāng)者と業(yè)界の出張専門家が2014年9月12日に上海でプラチナ略主催の「2014年企業(yè)旅費管理フォーラム」に參加します。出張費用の精算問題で困惑している多くの財務(wù)関係者に、旅行に関する特別なごちそうをもたらすことを目指しています。

フォーラムでは、「醫(yī)薬品業(yè)界の旅費管理の最適な実踐」、「企業(yè)旅費予算管理の事例共有」、「出張先の選択とサービス品質(zhì)評価システムの構(gòu)築」、「出張管理ツールの活用による管理効率の向上」などの議題を検討します。これは業(yè)界で初めての実務(wù)経験を持つ財務(wù)擔(dān)當(dāng)者と知名な出張サービス専門家が一堂に會し、中國地區(qū)で唯一の企業(yè)財務(wù)擔(dān)當(dāng)者の出張管理に対する管理のピークをもたらします。

1.多業(yè)種Benchmark出張旅費標(biāo)準(zhǔn)：醫(yī)薬、快速消、製造業(yè)財務(wù)総監(jiān)が同じ臺で共有し、所在業(yè)界の旅費基準(zhǔn)を掲示し、企業(yè)內(nèi)部の旅費管理空間を探すことを助けます。

2.ワンストップ式旅費管理解決案：出張費用予算の制定、出張管理及び清算制度、稅務(wù)と反商業(yè)賄賂リスク及び清算システムとビジネス旅行管理サプライヤーの選択から、全方位の多角度からワンストップの出張管理の解決構(gòu)想を提供します。

3.円卓討論の時の一番熱い差旅管理議題：すべての參加者は円卓討論會の形式でホットスポット問題の検討に參加します。參加者でもあるし、共有者でもあります。多元化問題と意見は知恵の火花にぶつかります。

4.數(shù)軒の有名な出張サービスプロバイダを集めて、ワンストップで出張サービス解決案を購入してください。