一、手紙の概念

手紙は公文書(shū)の中で唯一の平行文種として、その適用範(fàn)囲はかなり広いです。

行文の方向については、平行機(jī)関の間で文を書(shū)くだけでなく、所屬していない機(jī)関の間で文を書(shū)くことができます。

適用される內(nèi)容については、主に所屬機(jī)関との面談、質(zhì)問(wèn)、回答を行わないほか、関係主管部門(mén)に承認(rèn)事項(xiàng)を要求し、上級(jí)機(jī)関に具體的な事項(xiàng)を?qū)い亭郡?、上?jí)機(jī)関に対して下級(jí)機(jī)関の問(wèn)い合わせや承認(rèn)事項(xiàng)を要求したりすることができます。

また、手紙は、上級(jí)機(jī)関によって、ある原付文書(shū)に対して、より小さい補(bǔ)足または訂正を行うためにも使われます。

でも、このような狀況は多くないです。

二、手紙の特徴

（一）コミュニケーション性。

手紙は、所屬機(jī)関との間で相互に仕事を相談したり、質(zhì)問(wèn)したり、答えたりすることに対して、コミュニケーションの役割を果たしています。平行文種の機(jī)能を十分に示しています。これは他の公文書(shū)にはない特徴です。

（二）

。

二つの面に表れています。一つは文章の関係が柔軟です。

手紙は平行公文書(shū)ですが、平行行文のほかに、上り文や下の行文もあります。他の種類(lèi)のように厳格な特殊行文関係の制限はありません。

第二に、形式が柔軟で、國(guó)家高級(jí)機(jī)関の主要な手紙を除いて、公文書(shū)の書(shū)式、行文の要求に従って文を書(shū)かなければならない以外、その他の普通の手紙は比較的に自由で、公文書(shū)の書(shū)式と行文の要求によってもできます。

文頭版があってもいいし、文頭版がなくてもいいし、文字番號(hào)を書(shū)かなくてもいいし、タイトルを作らなくてもいいです。

（三）単一性。

手紙の主な內(nèi)容は単一性の特徴を備えていなければならない。一つの手紙は一つの事項(xiàng)を書(shū)かなければならない。

（一）性質(zhì)によって、公便と便箋の2種類(lèi)に分けられます。

公文書(shū)は役所の正式な公務(wù)活動(dòng)の付き合いに使います。便箋は日常の事務(wù)的な仕事の処理に使います。

公文書(shū)は正式の公文書(shū)ではなく、公文書(shū)の書(shū)式要求がなく、問(wèn)題がなくてもいいです。文字番號(hào)はなくてもいいです。尾部署の機(jī)関名、成文時(shí)間と公印を押すだけでいいです。

（二）本文の目的によって分ける。

手紙は手紙と返信の2種類(lèi)に分けられます。

手紙を出すと、自分から公務(wù)事項(xiàng)の手紙を出しました。

返信は相手からの手紙です。

（三）また、內(nèi)容と用途から、打ち合わせの件狀、通知の件狀、催事?tīng)?、招待狀、返事の依頼狀、転送狀、催事?tīng)?、?shū)類(lèi)送付などに分けられます。

四、手紙の構(gòu)造、內(nèi)容と書(shū)き方

手紙の種類(lèi)が多いので、制作フォーマットから內(nèi)容表現(xiàn)まで柔軟性があります。

主に規(guī)範(fàn)性公書(shū)の構(gòu)造、內(nèi)容と書(shū)き方を紹介します。