正確で、簡(jiǎn)潔で、鮮明で、分かりやすいのは、役所の言語応用の基本的な要求です。

(1)正確です。

機(jī)関の応用文は指導(dǎo)機(jī)関或いは指導(dǎo)集団の聲と意見を表しています。正確ではなく、曖昧で、どっちつかずで、実行の基準(zhǔn)がよく把握できないと、実行しにくいです。

（2）簡(jiǎn)潔である。

短い文章で要を得て、特に指導(dǎo)者の話は必ず短い文章を使うことに注意して、長(zhǎng)い文章を使わないでください。

（3）鮮明です。

機(jī)関の応用文は文學(xué)作品のように、含蓄があって、隠れていて、更にはっきりしないことができなくて、意図は不明で、それははっきりしていることを求めて、明白に求めて、何に賛成しますかます反対しますかます、何を提唱しますかます禁止しますか？

（4）分かりやすい。

機(jī)関文を書くときは大衆(zhòng)の寵愛を買うべきではなく、その華麗で分かりにくいものを使ってはいけません。

自分で作った言葉を使ってはいけません?！笇W(xué)生なまり」や「文學(xué)なまり」があってはいけません。

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役所の応用文は強(qiáng)い書き言葉の語體色を持っている。

（1）堅(jiān)実である。

機(jī)関文は実際の問題を解決するために読者を説得するもので、形象化された描寫で読者に感染するものではない。

したがって読書には鑑賞の要素が含まれていません。

このような特徴の顕著な表現(xiàn)は：実際には、強(qiáng)調(diào)、レンダリングなどの手法ではなく、実際に書いていきます。シンプルで、物事の本來の姿を如実に表現(xiàn)し、蕓術(shù)的な誇張は許されません。

(2)適切です。

機(jī)関の応用文の言語は作者の身分、読者の対象、達(dá)成する目的、および客観的な環(huán)境と調(diào)和がとれていて、ちょうど良いです。

何を言っていますか？何を言っていますか？どの程度まで話していますか？どの語気を使って、どんな言葉を選んでいますか？最後の効果を考えます。

適切にするためには、書いた文書の體裁にも合致していなければならない。

吉報(bào)の祝勝は熱烈に楽しく、政策の法令を公布して厳粛にするべきで、誤った観點(diǎn)を批判するのは筋道があって力強(qiáng)いべきで、平和と婉曲などを求めるべきだと提出します。

例えば、公示性の文書では、言葉遣いは謙虛で禮儀正しく、結(jié)びには「望」、「どうぞ」、「指示を與える」などを使って、部下が上司に対する尊重を表します。

「必須」「このような」といった固い口調(diào)ではいけません。

指示は厳格で、周到で、明確で、乞求式の文章を書くことができません。

命令の用語はきっぱりとしたもので、少しもあいまいではない。

（3）確かです。

機(jī)関の応用文は多く情況を反映して、仕事を指導(dǎo)するために用いられます。一語一句、一つの概念はすべて確定的な意味があり、一つの解釈しかなく、多種の解釈があってはいけません。更に書類から暇を探すのが得意な人には、それぞれの必要な穴を殘してはいけません。

私たちの書類が人に読めば、違った意味を持つようになると、必ず思想が混亂し、仕事に損失を與えます。

（4）要約。

機(jī)関の応用文の用語は簡(jiǎn)潔で明快であることが要求されますので、特に論斷的な言語、総合的な言語、大衆(zhòng)的な言語の使用を重視しなければなりません。

総括、決定、決議、指示などの機(jī)関応用文において、論斷的な言語を上手に運(yùn)用しなければならない。

このようにすれば、第一に、文書の合理性と説得力を強(qiáng)化することができます。第二に、文書の反論の余地のない、疑いの余地のない権威を強(qiáng)化することができます。