事務(wù)文

各種の事務(wù)問(wèn)題に関連して、仕事の打ち合わせに連絡(luò)する手紙です。

この手紙の形式と書(shū)き方は厳しいので、特に慎重に扱ってください。

　　1.事務(wù)書(shū)信的格式

ヘッダ:

手紙のヘッダは手紙の中の上にあります。會(huì)社名、住所、電話番號(hào)、ファックス番號(hào)、電報(bào)書(shū)留、會(huì)社の責(zé)任者の名前などが印刷されています。

ヘッダのデザインは美しく、簡(jiǎn)潔でなければならない。

手紙のヘッダを一時(shí)的に印刷する場(chǎng)合、差出人の名前と住所は、便箋の右上に書(shū)いて日付の上に置いてください。

正式な手紙は第一ページの便箋に印刷するか、またはヘッダを打つだけで、他のページは空白の便箋が使えます。ページ番號(hào)と受取人の名前と日付を記入すればいいです。

日付:

受信者名と住所：

封筒の宛名と住所は同じです。

普通は手紙の左側(cè)にかけます。日付より二、三行低いです。手紙の最後の左側(cè)にかけて、サインの下で二、四行ぐらいのところにもあります。

受信者の名稱はどのように並べばいいですか？受信者の決められた方式によって、禮儀と正確さから、勝手に変えないでください。

敬語(yǔ)の使い方や略書(shū)きにも一定の習(xí)慣があります。

例えば、Mr.

男性の名前の前に冠れています。

Messiears（Messiears）は英語(yǔ)Mr.の複數(shù)で、Gentlemenに相當(dāng)し、人名を含まずに冠詞theを冠する會(huì)社名は、Messrsを使用しません。イギリスでは、社名に人名が含まれている場(chǎng)合はMessrsを多用します。

例えば、Messrs.Lake Kane＆Co.Ltd;Mrs.既婚の女性の場(chǎng)合は、夫の姓を後に書(shū)き、Mrs.Jund;Missは未婚の女性で、その複數(shù)はMisses;Dr.（Doctor）は博士の名前の前で、Rev（Reverend）は神職の名前の前で、冠詞theを付けることができます。

また市長(zhǎng)、內(nèi)閣部長(zhǎng)、議員、大使、裁判官の名前を前にHon.を使い、大統(tǒng)領(lǐng)、社長(zhǎng)、會(huì)長(zhǎng)、大學(xué)の校長(zhǎng)の名前を前にPressを使い、教授の名前を前にProfを使う。

手紙の中の住所の書(shū)き方は英米の形式の違いが大きいです。

アメリカの書(shū)き方：表札番號(hào)の前にはNo.がありません。後ろにも読點(diǎn)がありません。

英式の書(shū)き方は逆です。

例えば:

Mr.Clark Cooper

第8位、Queen Victoria Street

ロンドン、E.C.2

エングラランド

注：E.C.2はロンドン東區(qū)2を指す。

　　稱謂：

事務(wù)書(shū)簡(jiǎn)の中の呼び方は丁寧な呼び方であるべきです。

公文書(shū)では正式な丁寧な呼び方を使う。Sirs。

會(huì)社の行番號(hào)などの商業(yè)手紙はDear sirsが多く、イギリス人はその後もコンマをつけます。アメリカ人はGentlemanで會(huì)社の行番號(hào)を呼んでいますが、複數(shù)に限られています。その後はコロン、Gentleman、Dear Gentlemanは使いません。

受信者が職名だけで名前がない場(chǎng)合は、単獨(dú)でSirを使用してはいけません。Sirの前にDearを追加します。つまり、Dear Sirです。

「Dear Sir Lewes」などの姓を書(shū)くこともできます。

　　正文：

本文は手紙の內(nèi)容、主體です。

本文は呼稱下の二行から始まり、上の方に書(shū)いてください。段落の間に二重の行が空いています。

本文の文字はあまり長(zhǎng)くなくて、特に頭と尾の二段は短くしてください。

本文はタイプライターを打つ時(shí)、普通の紙は便箋の4分の3の位置を占有して、両側(cè)と便箋の上で適切なへりを殘して、下の空白はもっと大きいです。

左の端は垂直にそろっていますが、右の方はできるだけそろっています。

　　結(jié)尾套語(yǔ)：

結(jié)びの言葉は中國(guó)語(yǔ)の手紙の末尾の「××敬上」などに相當(dāng)します。

通常は手紙の最後の行に1、2行書(shū)いて、コンマをつけます。

よくあるのは、Yours truly、Yours very truly、Truly yours、Very truly yours、Yours faithfully、Faithfully yoursです。

受信者が個(gè)人であれば、Yours sincerrely、Sincerrely yoursが利用できます。

　　簽署：

サインとは差出人の名前です。

筆者を代表するものですから、形と書(shū)き方は固定しています。

サインはペンが一番いいです。

署名は模倣しにくく、かつ分かりやすくしなければならない。

一般事務(wù)の手紙は、結(jié)語(yǔ)の下に5行分のところを空けてサインし、発信者の名前をタイプで打つことが多いです。職名を一つずつ出すこともあります。

その署名フォーマットとルールは以下の通りです。

署名者が會(huì)社、行番號(hào)の名義を代表する場(chǎng)合、最後のソケットの下に大文字の単位名を書(shū)いてからサインします。

女性がサインするときは、返信する人が名前を正しく使うために、タイプライターの名前に注（miss）または（mrs）を付けます。

擔(dān)當(dāng)者が不在で擔(dān)當(dāng)者がサインを代行する場(chǎng)合は、by、forまたはperproという文字を追加します。

　　其他事項(xiàng)：

その他の事項(xiàng)は、注意事項(xiàng)、事由、備考、添付ファイル、付言等を含む。

注意事項(xiàng)（Attention、略語(yǔ)：Attn）は、発信者が特定の人の注意を求める時(shí)に使うもので、「誰(shuí)かにキスしてください」「誰(shuí)かに注意してください」という意味です。

手紙の「名前と住所」の下に置いたり、名前と同じ行の右側(cè)に置いたりします。

用件（Subject）は、手紙の主な內(nèi)容を受信者が速やかに理解するのに便利であり、本文の上に位置しており、閲覧者に注意を促す。

調(diào)べに備えて、責(zé)任を明確にするために、後日の調(diào)査に便利です。手紙の下に差出人とタイピストの名前の最初の文字を書(shū)きます。

その配列は多く、発信者の名前を略して大文字にして前に並べます。