そのため、外事文書の起草と発送には厳格な要求があります。

同時(shí)、文を授受して直ちにならなければならなくて、特に外交の上の文書の往來、返答を受け取ってあるいは取り合わないで甚だしきに至っては拒絶して返して、すべて1種の政治の態(tài)度を反映して、少しもいい加減なことがあってはいけません。

　　幾種外事文書

　　1.照會(huì)

照會(huì)は、國(guó)家間の外交面に関する通知、問題に関する交渉、外交儀禮の表示、ある問題に対する正式な態(tài)度などの外交往來文書を指す。

その重要度によって正式照會(huì)と普通照會(huì)の二つがあります。

正式な照準(zhǔn)會(huì)は國(guó)家元首、政府首脳、外務(wù)大臣、大使、代行、臨時(shí)代理、臨時(shí)代理などが署名して出します。

通常の照會(huì)は外交機(jī)関（外務(wù)?。─蓼郡贤饨淮頇C(jī)関によって発行されます。行文は第三者の人稱で、機(jī)関の印鑑を押すように、普通は署名しません。

しかし、印鑑を捺印してから使節(jié)や授権された外交官が署名することを要求する國(guó)があります。

正式照會(huì)と普通照會(huì)の違いは主にそれらの使用範(fàn)囲が違っています。

正式照會(huì)は、第一に重大な事柄の通知である。

國(guó)家指導(dǎo)者の変更、大使、領(lǐng)事の変更、某國(guó)に対する承認(rèn)、斷交、復(fù)交などの事項(xiàng)の正式通知。

二は重要な問題の交渉です。

條約の締結(jié)や改定を提案するなら、二國(guó)間、多國(guó)間國(guó)際會(huì)議の開催を提案し、領(lǐng)事館を相互に設(shè)置し、自國(guó)の財(cái)産、國(guó)家元首、政府首脳の訪問及びその他政治、軍事、経済などの重要問題に関する交渉を委託する。

第三に、厳粛な禮儀の表示です。

お祝い、弔問などを表す。

四、ある事柄に対する特別な重視を表すため、正式な照會(huì)を使うこともあります。

一般的な照會(huì)は、一般的な交渉、行政的な通知、日常的な事務(wù)や交際を行うために使われます。

外事文書が簡(jiǎn)略化されたため、一般的な照會(huì)の範(fàn)囲も広がり、政府間の重要問題に関する交流は、現(xiàn)在も一般的な照會(huì)が多く使われています。

普通の照會(huì)は同じ內(nèi)容で現(xiàn)地の外交代表機(jī)関に一般的に配布されています。

例えば、外交部は外交団に各種の事務(wù)的通知、規(guī)定、條例などの照會(huì)會(huì)を送り、また各外交代表機(jī)関は大使、臨時(shí)の退任、帰任、外交官の離任、休暇日などを通知するために用いられる。

このような通達(dá)通知書は印刷できます。受文機(jī)関は「各國(guó)駐在×國(guó)外交代表機(jī)関」と書くことができます。

　　2.對(duì)外函件

対外書簡(jiǎn)（外交書簡(jiǎn)を含む）とは、國(guó)家の指導(dǎo)者、外交官、政府の各機(jī)関が外國(guó)の関係者や機(jī)関に宛てた手紙のことです。

內(nèi)容の狀況によって、重要な內(nèi)容に関わるものは正式な手紙とします。事務(wù)性と儀禮的な內(nèi)容であり、関係者が署名した國(guó)家指導(dǎo)者と外交代表の間の直筆の署名狀は外交書簡(jiǎn)に屬します。

　　3.備忘錄

覚書は、一國(guó)が他國(guó)の外交代表機(jī)関との間で使用している自國(guó)政府を代表して、ある事件や問題について外交交渉を行う際に、事実、立場(chǎng)、法律に関する観點(diǎn)を説明したり、相手の観點(diǎn)を反論したり、ある外交會(huì)談の內(nèi)容などを再確認(rèn)したりする対外文書です。

メモは面と向かって渡したり、相手に渡すことができます。お客様の決まり文句、挨拶がないので、最初に事実を述べます。

會(huì)談や交渉では、相手が話しの內(nèi)容をメモしやすくするために、誤解を避けるために、メモを書いて相手に渡してもいいし、話の後に要點(diǎn)をメモで相手に渡すこともできます。

事実や陳述、自分の観點(diǎn)、意見を述べたり、相手の観點(diǎn)、意見を反論したりするために、照會(huì)が丁寧すぎる場(chǎng)合はメモを使うことができます。

あることを注意するために、丁寧な催促としてメモを送ることもあります。

覚書は正式な覚書としてもいいし、普通の覚書としてもいいです。

提出した覚書は、番號(hào)を付けず、頭を上げず、捺印しない。屆けたものは番號(hào)をつけ、頭を上げ、捺印する。

「メモ」と書いてあるものもあります。

　　4.外事電報(bào)

外事電報(bào)とは、各級(jí)の國(guó)家部門、機(jī)関及び人員が外國(guó)の関連機(jī)構(gòu)及び人員と外事交流を行い、祝賀、慰問、弔問及び事務(wù)的な連絡(luò)のために作成された簡(jiǎn)単な文書をいう。

頭をもたげて、受電人の國(guó)名、地名、肩書き、名前をはっきり書くべきで、落款は発電者の職名、フルネームまたは機(jī)関名と発信場(chǎng)所を明記します。

　　外事文書的文體要求

外事文書を使うには、まず書式に注意し、間違えないようにします。

外務(wù)大臣や外交代表が正式照會(huì)を使用する場(chǎng)合は、通常の照會(huì)形式ではなく、外交代表機(jī)関以外での対外書簡(jiǎn)の使用、定見形式の使用などは行わない。

人は文書の書式に応じていると言われています。

正式の照會(huì)、外交手紙、電報(bào)はすべて調(diào)印人の口ぶりで一人稱で書きます。

普通の照會(huì)では単位名で第三者名で書いて、相手も第三者稱で書いています。普通は「貴方」や「貴館」などの言葉ではなく、受照機(jī)関の名前を改めて書きます。

機(jī)関名で書く対外書簡(jiǎn)も第三人稱である。

署名者は受文者と適応しなければならない。すなわち、人と人、単位と単位。

正式の照會(huì)は人対人で、普通は単位対単位です。

個(gè)人が個(gè)人に対する外交文書の中では、総理が総理に対して、外相が外相に対して、対等な身分を重んじています。

しかし、大使が國(guó)家の全権代表として外相、総理、元首に対して可能である場(chǎng)合もあります。

その他の対外書簡(jiǎn)は実際の狀況によって書くことができます。

挨拶は書式に応じます。

通常の照會(huì)で始まる「××××に××を送る」という挨拶は個(gè)人の書簡(jiǎn)の頭語としては使えません。対外機(jī)関でない対外文書もこのような決まり文句を使わないので、最後の挨拶文を使う時(shí)は相手の身分、関係、場(chǎng)面に応じて使うように注意してください。

例えば、代理事務(wù)所への文書は「敬意を表します」や「敬意を表します」、外交部や大使館への文書は「最上の敬意を表します」が一般的です。

事務(wù)的な文書も、「最上の敬意を表します?！?/p>

敬意を表す言葉は1ページになってはいけません。本文の後ろに付いて、もう1つの段落があります。

　　稱呼方面，文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一次出現(xiàn)職銜、姓名也要全稱。第二次出現(xiàn)則可用簡(jiǎn)稱.　　

文書封筒や文中の臺(tái)頭する國(guó)名などはすべてフルネームを使います。

文の中で初めて現(xiàn)れる時(shí)は全稱を使い、後に略語を使うことができます。

クーデターやその他の理由で國(guó)名が変わる可能性があります。いつでも変更しなければなりません。

対外文書は普通自國(guó)の文字を正本としていますが、受信者が文書の內(nèi)容を正確に理解するために、受信國(guó)の文字または通用する第三國(guó)の文字の訳文が添付されます。

本國(guó)は外國(guó)駐在代表機(jī)関に事務(wù)的な手紙を送るが、自國(guó)の文字だけを使ってもいいし、訳文は添付しない。

重要な文書には翻訳文が添付されています。

各國(guó)の套語の使い方と行文の書式は中國(guó)語と違っています。

普通の通信は國(guó)の文字や共通の文字でも書くことができます。

　　我國(guó)對(duì)外文書格式范例

正式な照會(huì):

××國(guó)の大統(tǒng)領(lǐng)××閣下

閣下:

×××××××××。

最上の敬意を表します。

中華人民共和國(guó)主席（署名）

199×年×月×日は××である。

通常の慣例の一：通知協(xié)定の効力

（××）部×字第×號(hào)

××中國(guó)駐中國(guó)大使館：

中華人民共和國(guó)外交部は××國(guó)駐中國(guó)大使館に挨拶し、以下のように通知します。

中華人民共和國(guó)政府は一九〇〇〇年×月×日に北京で締結(jié)された中、×両國(guó)政府××協(xié)力協(xié)定に対して法的手続きを履行しました。

××政府は一九〇〇年×月×日に中國(guó)の駐×國(guó)大使館に通知しました?！羾?guó)政府はこの協(xié)定を承認(rèn)しました。協(xié)定第×條の規(guī)定により、この協(xié)定は本照會(huì)の発令日から正式に発効します。

最上の敬意を表します。

（外務(wù)省に國(guó)章銅印がある）

一九××年×月×日は北京にある。

普通は例の2に従います。態(tài)度を説明します。

（××）×（省名略稱）外字第×號(hào)

××在上海日本國(guó)総領(lǐng)事館：

××省人民政府外事弁公室は××國(guó)駐上海総領(lǐng)事館に挨拶し、××問題について以下のように申し述べます。

××××××××××××××××。

最上の敬意を表します。

（蓋××省人民政府外事弁公室には國(guó)章銅印があります）

一九××年×月×于××

通常の例3：領(lǐng)事認(rèn)証申請(qǐng)事項(xiàng)

×（省名略稱）外（1995）字第××號(hào)

××在上海日本國(guó)総領(lǐng)事館：

××省人民政府外事弁公室は×國(guó)駐上海総領(lǐng)事館に挨拶し、××?xí)绀稳珮匚殨藢潳筏?、?jì)壹部をお願(yuàn)いします。公証書は××省人民政です。