1、接待規(guī)格を確定する

會議の規(guī)模は主催側(cè)の指導(dǎo)によって決められます。

一般的には、企業(yè)內(nèi)の一般的な仕事會議は効率を重視し、形式にこだわらない。

上級機関が主宰する會議については、各企業(yè)の代表を招いて參加するため、接待業(yè)務(wù)の要求が規(guī)範(fàn)化されています。

通常は企業(yè)の主要な指導(dǎo)者が直接會議の準(zhǔn)備をし、會務(wù)グループを設(shè)立し、會議の接待に関する仕事を?qū)熼Tに研究しています。

會議通知は、招集者の名前や組織名、會議の日時、場所、會議のテーマ、會議參加者、會務(wù)費、持參すべき資料、連絡(luò)先などを明記しなければなりません。

通知後に領(lǐng)収書を添付するように注意してください。招待された人が會議に參加するかどうか、會議に參加する予定の人が他の要求があるかどうかなどを確認できます。

會議の通知は普通會議の15日から30日前までに郵送します。そうすると、相手に會議の領(lǐng)収書を送る時間が十分あります。

3、會場の選択

會場を選ぶには、會議に參加する人數(shù)と會議の內(nèi)容を合わせて考えます。

基準(zhǔn)を達成したほうがいいです。

第一：大きさは適當(dāng)にしてください。

會場が大きすぎて、人數(shù)が少なすぎて、空いている席が多すぎて、松が散って、參加者に不景気な感じを與えました。會場が小さすぎて、人數(shù)が多すぎて、集まって、田舎の人のようです。

だから、イギリスのチャーチル首相は「決して大きな部屋は使わない。ちょうどいい大きさの部屋だけが必要だ」と言っています。

第二：場所は合理的であるべきです。

歴史的に召集された會議は一時間か二時間で解散します。會場は參加者が集中するところに決められます。

一日以上の會議では、出席者が走り回らないように、できるだけ場所を決めて、參加者の住所に近くしてください。

第三に、付屬施設(shè)が完備されています。

會議員は必ず會場の照明、風(fēng)通し、衛(wèi)生、サービス、電話、拡聲、録音などをチェックします。「前回の會議はここからだったので、問題はなかった」という理由で、「今回も同じようにうまくいくだろう」と軽率に考えてはいけません。

損失の恐れがあります。

第四に、駐車場が必要です。

現(xiàn)代社會で會議が開かれ、「草履一つと傘一つ」が會議に來る人は少なくなった。

乗用車、オートバイは駐車場があってこそ、運転できます。

會場の配置は會場周辺の裝飾と座席の配置を含む。

一般的に大きな會議は、會議の內(nèi)容によって、場內(nèi)に橫斷幕を掲げます。

入り口に歓迎と祝賀の標(biāo)語を張り出す。

會場內(nèi)に適當(dāng)な盆栽や盆栽を置くことができます。會場をより厳かにするために、議長臺に國旗や黨旗を掲げたり、國章や會章を掲げたりします。

テーブルの上にティーカップや飲み物を置くなら、きれいに拭いて、綺麗に並べて、統(tǒng)一してください。

席の配置が會議のスタイルと雰囲気に合ったら、禮儀正しい順を重んじて、主に以下のような配置方法があります。

①円卓型。

丸いテーブルや楕円形のテーブルを使うなら。

このような配置は參加者が指導(dǎo)者と一緒にテーブルを囲んで座って、不平等な感じを取り除きます。

また、參加者は他の人の顔がはっきり見えるので、意見交換に有利です。

この形式は10～20人ぐらいの會議に適しています。

席次の手配は來客或いは上司と企業(yè)の指導(dǎo)及び同伴で面と向かって行うことに注意しなければならない。來賓の最高指導(dǎo)者は南向き或いは朝門の真ん中に座って、企業(yè)の最高指導(dǎo)者は上司と向かい合って座るべきである。

レベルの対角線に対して座る。

②口字型。

長方形のテーブルを使うと。

この形式は円卓型より人數(shù)の多い會議に適しています。

③教室タイプ。

これは最も多く採用されている形式で、狀況伝達、指示を目的とした會議に適用されます。この時、參加者の人數(shù)が多いです。また、參加者の間で議論、意見交換は必要ありません。

このような形で、議長席は聴衆(zhòng)席と向かい合って座ります。

議長臺の席次は人の職務(wù)、社會的地位によって並べられています。

主席の席は第一列の真ん中の席を上とし、殘りは左を下と右を上とする原則で順次並べます。

【

並べ替えの基本ルール】

左を上とする（中國政府の慣例）

右を上とする（國際慣例に従う）

中央が上（中央が両側(cè)より高い）

前列は上（すべての場合に適用）

遠を上とする

面門は上（良好な視野は上）

5、會議資料の準(zhǔn)備

近代的な會議は各種の補助器材と切り離せないので、會議を開催する前に、各種の補助器材を適切に準(zhǔn)備しなければならない。

これらの資料はテーブルと椅子、ブランド、お茶、記帳、名簿、會議の議題、黒板、ホワイトボード、ペンなどを含みます。

6、受付は事前に入場してください。

參加者が來る前に各自の部署に早めに入って、仕事の狀態(tài)に入るべきです。

一般的な接待の仕事はサイン、引席、接待の三つの持ち場に分けられます。

①サインします。

署名臺を設(shè)けて、1-2人の従業(yè)員を配して、接待の等級が比較的に高いと要求されたら、マナー嬢を派遣して負擔(dān)してもいいです。

臺北には筆と萬年筆とサイン帳があります。

お客さんに萬年筆を渡す時は、筆先を自分に向けて、ペンを両手で渡すべきです。

筆なら墨をつけて渡すべきです。

サインしたらもっと精致にして保存するべきです。

資料を配る必要があれば、丁寧に両手で渡すべきです。

受付は常に會議の主催者に人數(shù)を報告します。

②席を引く。

サインしてから。

會議の接待要員は禮儀正しく出席者を會場に引き入れて著席しなければならない。

重要な指導(dǎo)者に対してはまず休憩室を?qū)毪?、企業(yè)の指導(dǎo)者が自ら同行し、會議が始まる數(shù)分前にまた議長席につきます。

③受付。

參加者が座った後、接待員はお茶を出したり、タオルや果物を渡したりして、參加者にいろいろな問題を解いて、各種の要求を満たして、できるだけ行き屆いたサービスを提供します。